Как заверить копию трудового договора
Согласно ст. 62 ТК РФ работник имеет право в любой рабочий день обратиться за документами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и их копиями. Трудовой договор не исключение.
Обращение при этом должно быть письменным. Срок оформления копии работодателем, как сказано выше, составляет три рабочих дня с момента получения заявления.
Заверенная копия трудового договора может понадобиться работнику в следующих случаях:
- при оформлении кредита в банке (чаще всего требуется справка 2-НДФЛ, но кредитор может запросить и документы, подтверждающие трудоустройство);
- для получения визы;
- при трудоустройстве на новую работу;
- в судебном процессе;
- при подаче заявления в Пенсионный фонд РФ о назначении пенсии.
Заверенная копия трудового контракта может понадобиться и работодателю (например, при ответе на запрос контролирующего органа или участии в судебных разбирательствах). При этом стоит помнить, что дубликат договора имеет юридическую силу лишь в том случае, если заверен надлежащим образом. Если он оформлен с нарушениями, банк или иная принимающая документы сторона имеет право отказать в приеме документа.
к содержанию ↑Кто вправе удостоверять копии кадровых документов?
Перед тем как заверять копию трудового договора, важно разобраться, кто имеет на это право. Когда идет речь о заверке копий документов, исходящих от организации, имеет место представительство (глава 10 ГК РФ). Ведь копия нужна для предъявления третьим лицам, а это значит, что заверять ее могут не все.
Копию трудового контракта в организации заверить может:
- ее руководитель, т. к. именно он является ее представителем в силу закона, действуя без доверенности на основании устава. Законом допускается наличие в организации нескольких лиц, которые имеют право действовать без доверенности (это должно быть прописано в уставе компании);
- лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (только при наличии доверенности);
- внешний или конкурсный управляющий (при банкротстве предприятия);
- любое лицо, если у него имеется действующая доверенность, в которой закреплено право заверять соответствие копий документов оригиналам (чаще всего такими полномочиями наделяются руководитель кадровой службы и главный бухгалтер).
Если работодатель — индивидуальный предприниматель, заверить копию контракта может он сам или уполномоченное им лицо (по доверенности).
Возможно удостоверение копии договора у нотариуса (за плату), однако такая возможность существует только в отношении документов, в подлинности которых не возникнет сомнения. Все их страницы должны быть подписаны либо прошиты и скреплены подписью в месте прошивки. Если это требование не выполнено, нотариус откажется заверять копию на основании абз.
1 ст. 45 Основ законодательства о нотариате.
к содержанию ↑Как составить заявление на выдачу копии трудового контракта?
Чаще всего процедура оформления заверенной копии трудового соглашения происходит очень просто: сотрудник устно обращается с соответствующей просьбой к работнику отдела кадров, тот сразу достает трудовой договор, снимает копии и заверяет их. На все уходит, как правило, не более 10 минут, при этом отсутствие письменного заявления от работника нарушением не является.
В случае же конфликта с работодателем работнику желательно действовать по правилам ст. 62 ТК РФ и подать заявление непременно в письменном виде. В нем необходимо отразить следующую информацию:
- Ф. И. О. и должность руководителя организации;
- наименование организации;
- должность и Ф. И. О. заявителя;
- ссылку на норму ст. 62 ТК РФ, согласно которой запрашиваемые документы должны быть выданы в течение трех рабочих дней;
- просьбу о выдаче заверенной копии трудового соглашения.
Завершается документ простановкой даты составления и подписи работника. Далее заявление следует копировать и только затем передать в кадровую службу. При подаче нужно попросить кадровиков проставить на копии заявления дату его приема.
Итак, заверенная копия трудового договора может понадобиться как работнику, так и работодателю. При этом удостоверение исходящих от предприятия документов является представительством, поэтому заверить копию трудового соглашения может только представитель организации в силу закона (руководитель или предприниматель) либо доверенное лицо с соответствующими полномочиями. Даже работник, в должностные обязанности которого входит заверка копий, без соответствующей доверенности делать этого не имеет права.
к содержанию ↑Кто заверяет документ?
Должностные лица, уполномоченные делать заверение копии трудового контракта, назначаются локальными актами компании.
На практике оформление документа поручают:
- руководителю фирмы на основании устава;
- должностному лицу, временно замещающего руководителя компании на основании доверенности;
- сотрудникам отдела кадров, бухгалтерии в соответствии с приказами;
- арбитражному управляющему на основании решения суда о банкротстве.
к содержанию ↑Слудет знать! Разрешается заверять копию у нотариуса. Потребуется предъявить подлинный документ. Каждая страница подлинника должна быть подписана обеими сторонами контракта. Можно прошить соглашение и скрепить подписью в месте прошивки. Если этого не сделать, нотариус усомнится в подлинности договора и откажет в заверении.
Подготовка документов и инструментов (шаг 1)
Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.
Для сшивания необходимо подготовить:
- шило;
- нитки черного или белого цвета;
- иголку;
- небольшой листок бумаги белого цвета;
- клей;
- печать организации.
к содержанию ↑Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.
Сшивание страниц (шаг 2)
Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.
На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.
Проставление отметки (шаг 3)
На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.
Затем вносят следующие сведения:
- наименование должности ответственного сотрудника;
- подпись заверителя;
- расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
- дату оформления.
Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).
Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.
Образцы заверенной копии трудового договора:
к содержанию ↑Какие ошибки можно допустить при заверении копии?
При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.
- дописок, сделанных карандашом или ручкой;
- размытого текста;
- нечетких подписей и штампа;
- печатей неверного образца.
Также следует внести все требуемые сведения, предусмотренные ГОСТом Р 7.0.97-2016. Иначе документ не будет иметь юридического значения.
к содержанию ↑Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.
Срок действия заверенной копии
Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.
Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.
к содержанию ↑В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.
Как составить заявление о выдаче нанимателем копии?
Согласно статье 62 ТК РФ наниматель должен передать сотруднику документы, касающиеся трудовой деятельностью по его заявлению. На это отводится три рабочих дня. Копии заверяются ответственным работником, передаются безвозмездно.
На практике достаточно устного обращения гражданина. Сотрудники отдела кадров достают трудовой договор, снимают копию, заверяют ее.
В случае конфликтной ситуации нужно написать заявление на имя руководителя. В нем необходимо указать:
- должность, ФИО руководителя;
- название фирмы;
- должность, ФИО гражданина;
- ссылку на статью 62 ТК РФ;
- просьбу выдать копию контракта;
- дату и подпись.
Заявление составляют в двух экземплярах. Один регистрируют в канцелярии нанимателя, второй возвращается сотруднику с отметкой о регистрации обращения.
Скачать заявление о выдаче копии трудового договора (Образец.docx)
Таким образом, заверенный экземпляр трудового соглашения может потребоваться как нанимателю, так и сотруднику. Удобнее всего сделать отметку о заверении у нанимателя. Для этого потребуется написать заявление о выдаче копии.
В некоторых случаях достаточно устной просьбы гражданина.
Рекомендованные для вас статьи:
- Расторжение срочного трудового договора по инициативе работника
- Перевод со срочного трудового договора на бессрочный
- Уведомление об изменении условий трудового договора
- Расторжение трудового договора по инициативе работника
Консультация в чате и по телефону – это самые быстрые способы получения ответа. Через форму ниже – примерное время ожидания ответа 5-7 дней.
к содержанию ↑Копия трудового договора с работником
Трудовой договор — документ, который содержит информацию об обязанностях, функциях работника, условиях, режиме и оплате труда, а также некоторые другие аспекты взаимоотношений сторон. Расскажем о том, как правильно подготовить и заверить копию трудового договора.
Обязан ли работодатель выдавать копию трудового договора работнику?
Да, обязан. Это закреплено в ст. 62 ТК РФ.
Трудовой договор всегда готовится в двух экземплярах: один для работодателя, другой для работника. Последний, получая на руки свой экземпляр, расписывается в получении в экземпляре работодателя. Тем не менее, сотрудники нередко просят выдать копию.
После получения письменного заявления работника у работодателя есть 3 дня для подготовки и выдачи заверенных копий документов, касающихся трудовой деятельности заявителя.
Первый способ
Сшейте все откопированные листы договора нитью (лентой). На концы нити (ленты) на оборотной стороне документа приклейте наклейку (небольшого формата прямоугольный лист бумаги) с надписью: «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов», укажите количество листов договора. Здесь же необходимо сделать отметку о заверении: «Копия верна.
Оригинал хранится в деле №____ компании». В конце ставится подпись руководителя и печать компании.
к содержанию ↑Второй способ
Поставьте удостоверяющую отметку «Копия верна», подпись руководителя (уполномоченного лица) и печать на каждой копированной странице.
Оформляем дубликат трудового договора
В отличие от копии дубликат — это новый экземпляр документа, изготовленный взамен утраченного (потерянного, уничтоженного, испорченного). С юридической точки зрения дубликат имеет такую же силу, как и оригинал.
Главное отличие дубликата от копии — цель изготовления: дубликат заменяет подлинник, а копия повторяет оригинал. Поэтому дубликат имеет собственные атрибуты оригинального документа: номер, печать, серию и т. д.
Копия в точности повторяет подлинник, поэтому данные реквизиты соответствуют оригиналу.
Изготавливается дубликат трудового договора аналогично копии, но подписать его могут:
- лично руководитель;
- лицо по доверенности от руководителя;
- конкурсный управляющий (если организация в стадии банкротства).
к содержанию ↑Полезная информация от КонсультантПлюс
При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой (ст. 62 ТК РФ), работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии на бумажном носителе (читать далее…).
Оформление трудовых отношений
Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации. Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.
Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом. Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.
Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями. В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица.
Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит. Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.
Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.
к содержанию ↑Где заверить трудовую книжку, если не работаешь?
При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится.
Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус. В силу статьи 77 Основ законодательства России о нотариате именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии.
Нотариус не проверяет его содержание.
Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно.
к содержанию ↑Как получить копию трудовой, заверенную работодателем
Нередко (например, при подаче заявки на ипотечный кредит) сотрудникам требуется копия трудовой книжки, заверенная работодателем, образец правильного оформления которой будет рассмотрен в нашей статье. Заверенная копия также необходима при оформлении субсидий, загранпаспорта и в иных случаях. Неправильно заверенный документ может стать причиной потраченного впустую времени и нервов, потому существуют правила заверения трудовой и только ограниченный круг сотрудников организации могут заверять документ.
к содержанию ↑Как заверить копию выписки
В некоторых случаях требуется предоставление выписки из трудовой книжки. Когда нужно предоставить данные, касающиеся только отдельных записей или периодов. В таком случае необходимо скопировать первый титульный лист с личными данными и те листы, где находятся нужные записи.
Заверяется выписка так же, как и полная копия: проставляется печать, подпись ответственного лица, расшифровка подписи, должность и дата заверки.
Для получения выписки нужно обратиться в отдел кадров или к другому уполномоченному лицу (бухгалтеру, руководителю организации) с устным обращением или письменным заявлением на имя главы предприятия или начальника отдела кадров.
Следующая