Расчетный листок по заработной плате в 2025 году
25.03.2024 распечатать На основании ч. 2 ст. 136 ТК РФ, с целью защиты права работника, работодатель обязан извещать каждого своего сотрудника о составных частях заработной платы в письменной форме с помощью расчётных листков.
Поскольку сроки и порядок выдачи законом не установлены, рассмотрим, как в 2025 году новые правила по НДФЛ повлияли на составление и выдачу расчетных листков.
Кому расчетный листок можно не выдавать
В случае если начислений сотруднику за месяц не было, то и листок можно не выдавать. Расчётные листки не выдают сотрудникам, оформленным по договорам подряда, ГПХ, самозанятым, поскольку расчётный листок — это «привилегия» трудовых отношений. Так же расчётные листки не выдают сотрудницам, которые находятся в декретном отпуске, поскольку пособие по беременности и родам им выплачивает не работодатель, а ФСС.
к содержанию ↑Что грозит за невыдачу расчетного листка
При электронной отправке расчетных листков важно выдавать их вовремя, по утверждённой форме и не допускать, чтобы зарплатный квиток попал посторонним лицам.
- От 30 000 руб. до 50 000 руб. штраф для компании работодателя по ст.5.27 КоАП РФ за невыдачу листков о зарплате, выдачу по не утвержденной форме, не предусмотренным способом или в терминалах без возможности распечатать расчётный листок;
- До 150 000 руб. штраф для компании;
- До 40 000 руб. руководителю предприятия по ч.2 ст.13.11 КоАП РФ за разглашение информации из электронного расчётного листка третьим лицам без согласия сотрудника.
- Сведения о зарплате являются персональными данными работника, поэтому без согласия работника нельзя передавать его расчётный листок даже бывшей супруге для взыскания алиментов.
А вот наследникам умершего работника расчётный листок выдать можно, это прямо разрешает ч.7 ст.9 закона о персональных данных.
к содержанию ↑Форма расчетного листа
Форма расчетного листка не установлена законодательно, работодатель утверждает ее самостоятельно, закрепив в приказе или распоряжении. Применение неутвержденной формы является нарушением трудового законодательства.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оформить и выдать РЛ. Используйте эти инструкции бесплатно.
В форме необходимо предусмотреть следующие разделы:
- начислено;
- удержано;
- выплачено;
- к выплате (либо задолженность работодателя или работника).
Документ может иметь следующий вид:
Роструд в письме от 17.09.2021 № ПГ/26944-6-1 указал, что расчетку по зарплате достаточно выдавать один раз в месяц при выдаче заработной платы за вторую половину месяца.
Бланк листа по зарплате выдается каждому сотруднику индивидуально ответственным лицом, обычно бухгалтером. Не допускается передача листка через другого человека, поскольку уровень зарплаты является коммерческой тайной и не подлежит разглашению.
ВАЖНО!Требование о выдаче не распространяется на выплаты по договорам гражданско-правового характера.
ТК РФ не устанавливает способ и форму выдачи расчетных листков. Порядок выдачи предусматривается в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте.
Законодательство не обязывает работодателей документально фиксировать факт их выдачи, в том числе отсутствует обязанность выдавать их под подпись. Но бумажный вариант желательно вручать под подпись в журнале выдачи расчетных листков (письмо Минтруда от 23.10.2018 № 14-1/ООГ-8459).
Минтруд России и Государственная инспекция труда в г. Москве не считают нарушаем положений ст. 136 ТК РФ, если извещение работника произведено посредством электронной почты (письмо от 21.02.2017 № 14-1/ООГ-1560) и мессенджеров (письмо Госинспекции труда от 17.09.2021 № ТЗ/4683/10-33121-ОБ/18-1297) при условии, что такой способ установлен в трудовом договоре, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте.
Если не выдать работникам квиток о зарплате, то это является нарушением трудового законодательства и влечет ответственность по п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ — предупреждение или наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 рублей; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 1000 до 5000 рублей; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 рублей.
Если аналогичное нарушение совершено повторно, — наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 10 000 до 20 000 рублей или дисквалификацию на срок от 1 года до 3 лет; на лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица, — от 10 000 до 20 000 рублей; на юридических лиц — от 50 000 до 70 000 рублей (по п. 2 ст. 5.27 КоАП РФ).
к содержанию ↑Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно
Даже когда мне платили серую зарплату, я получала бумажные расчетные листки. Один отдавали в руки, второй про неофициальную часть показывали и забирали.
Обычно руководитель, бухгалтер понимают, что расчетные листки нужно выдавать и по закону, и из уважения к сотрудникам. Просто не все готовы тратить на это время. В статье разбираемся, как правильно выдавать электронные расчетные листки, как организовать электронную выдачу расчетных листков и не нарушить закон о персональных данных.
к содержанию ↑В статье узнаете
- Что о расчетных листках говорит закон
- Штрафы за электронные расчетные листки
- 4 способа электронной отправки
- Как организовать электронную рассылку расчетных листков
Что о расчетных листках говорит закон
Расчетный листок должен соответствовать ч. 1 ст. 136 ТК РФ. В нем отражают: составные части зарплаты, все начисления, удержания, общую сумму подлежащую выплате, размер отпускных и иные выплаты, причитающиеся работнику.
Расчетные листки выдает работодатель 1 раз в месяц и всем работникам компании.
Но тут есть особенности. Не все выплаты работнику нужно включать в расчетный листок. При отсутствии начислений расчетный листок можно не выдавать. В некоторых случаях листок лучше вручить под подпись.
к содержанию ↑Что можно не писать в расчетном листке
Ставку и фактически отработанное рабочее время не обязательно указывать в электронном расчетном листке. Это не требуется по ч. 1 ст. 136 ТК РФ.
Размер стипендии по ученическому договору не обязательно вписывать в расчетный листок. См. пояснения Минтруда в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021.
А вот если за работником сохранен средний заработок по ст.187 ТК РФ на время обучения с отрывом от работы, то такую выплату нужно указать в зарплатном квитке.
По какой форме выдавать расчетные листки
Унифицированной формы расчетного листка нет. Работодатель сам решает, что писать в тексте электронного расчетного листка.
Главное, утвердить форму работодателя приказом или в составе локального нормативного акта. Иначе это нарушение ч. 2 ст. 136 ТК РФ, за которое инспекция труда штрафует по ст. 5.27 КоАП РФ, а Верховный суд поддерживает.
Работодатели часто попадаются на таком нарушении. В электронной системе работнику показывают одну форму расчетного листка, а в локальном акте компании утверждена другая форма. Проверьте этот момент.
Изменить форму расчетного листка работодатель может в том же порядке, как утверждал действующую. Например, путем издания приказа или новой редакции локального акта.
к содержанию ↑Сколько раз в месяц нужно выдавать электронные расчетные листки
Листки о зарплате достаточно выдавать 1 раз в месяц при выдаче зарплаты за вторую половину месяца. См. письмо Роструда ПГ/26944-6-1 от 17.09.2021, письмо Минтруда 14-1/ООГ-4375 от 24.05.2018.
Нельзя выдавать электронный расчетный листок раз в год или только тем, кто обратился с заявлением. Это требует ст. 136 ТК РФ и подтверждает Роструд на сайте онлайнинспекция.рф. См. вопрос 160115 от 26.02.2022.
Электронные расчетные листки работникам
Расскажем, как сделать
к содержанию ↑Каким работникам нужно выдавать расчетные листки
Квитки о зарплате выдают всем работникам. Даже тем, кто в какой-то момент не работает, а обучается с отрывом от работы по направлению работодателя. За время обучения работник получает среднюю зарплату по ст.
187 ТК РФ. О размере этой зарплаты его надо уведомить расчетным листком. Это подтверждает и Минтруд в письме 14-1/ООГ-2845 от 31.03.2021.
Не выдают расчетные листки сотрудникам, оформленным по договорам подряда, ГПХ, самозанятым. Те, кто выдают, рискуют, что инспекция труда переквалифицирует гражданско-правовые отношения в трудовые. Поскольку расчетный листок — это «привилегия» трудовых отношений.
Как еще работодателю защититься от переквалификации ГПХ-договора в трудовой.
к содержанию ↑Кто должен выдавать расчетные листки
Трудовой кодекс не устанавливает лиц, которые обязаны выдавать работникам квитки о зарплате. Часто электронные расчетные листки отправляют бухгалтеры, а видят начальники отделов, кадровики.
И тут нужно учитывать, что сведения о доходах — это персональные данные работника. За их разглашение без согласия работника компанию может оштрафовать Роскомнадзор.
Подпишите соглашение о конфиденциальности с бухгалтером, руководителями отделов и всеми, кто получает доступ к персональным данным работников. Тогда сможете их наказать за разглашение персональных данных сотрудника.
Представьте, бухгалтер отправила расчетный листок на электронный адрес чужого человека или передала листок бывшей супруге работника для взыскания алиментов. Если с бухгалтером подписано соглашение о конфиденциальности, работодатель сможет его уволить за разглашение пересданных по подп. г п.
6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ.
Аналогичную позицию поддерживают суды. См. п.
43 Постановления Пленума ВС № 2 от 17.03.2004 и Определение Конституционного суда РФ 57-О от 28.02.20194.
Нужно ли вручать электронные расчетные листки под подпись
Под подпись вручать листки не обязательно, ст. 136 ТК РФ это не требует. Главное в случае спора подтвердить факт получения листка работником. Если получение не подтвердить, инспектор труда может оштрафовать по ст. 5.27 КоАП РФ.
Есть работодатели, которые до сих пор отправляют расчетные листки по электронной почте с уведомлением о прочтении, ведут журнал выдачи расчетных листков или хранят бумажные экземпляры листков с подписями работников.
Информацию о вручении расчетного листка достаточно хранить 1 год. Год — это срок давности, в течение которого могут оштрафовать за невыдачу расчетных листков (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).
Расчетные листки электронно
Электронные расчетные листки работникам: как выдавать законно
Даже когда мне платили серую зарплату, я получала бумажные расчетные листки. Один отдавали в руки, второй про неофициальную часть показывали и забирали.
Обычно руководитель, бухгалтер понимают, что расчетные листки нужно выдавать и по закону, и из уважения к сотрудникам. Просто не все готовы тратить на это время. В статье разбираемся, как правильно выдавать электронные расчетные листки, как организовать электронную выдачу расчетных листков и не нарушить закон о персональных данных.
к содержанию ↑Можно ли направлять работникам электронные расчётные листки
В соответствии со ст. 136 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан предоставлять сотрудникам расчётные листки в письменной форме и информировать о следующих параметрах за соответствующий период:
- составные части зарплаты, причитающейся работнику;
- размеры иных начислений, включая денежную компенсацию за нарушение сроков выплаты зарплаты, оплаты отпуска, выплат при увольнении и другие виды выплат;
- размеры и причины произведённых удержаний;
- общая сумма денежных средств, подлежащая выплате.
Трудовое законодательство не содержит требований относительно подтверждения выдачи расчётных листков сотрудникам работодателем. Поэтому каждая организация самостоятельно определяет способ подтверждения выдачи расчётных листков. Ранее уполномоченные органы разрешали различные способы передачи, включая рассылку расчётных листков по электронной почте.
Чтобы рассылать электронные расчётные листки на электронную почту сотрудников, работодателю необходимо:
Утвердить форму электронного расчётного листа отдельным приказом.
Примерный образец формы:
Нужен ли КЭДО для получения расчётных листков на электронную почту
С появлением в Трудовом кодексе Российской Федерации норм, регулирующих электронный документооборот, среди работодателей предпочтительным стал цифровой способ предоставления расчётных листков работникам.
Но тут стоит учесть важный момент. По мнению Минтруда, работодатели могут предоставлять расчётные листки в электронном виде своим работникам только в случае, если они ведут кадровый электронный документооборот (письмо Министерства труда РФ от 20 января 2023 № 14-6/ООГ-296).
Тем не менее в Трудовом Кодексе РФ нет положений, которые бы запрещали работодателям использовать электронные расчётные листки, если они не ведут кадровое делопроизводство в электронном виде.
Однако у перехода на КЭДО есть определённые преимущества, которые по своей значимости перевешивают возможные неудобства. Поэтому организация КЭДО станет скорее подспорьем для рассылки электронных расчётных листков, нежели каким-то вынужденным шагом. В числе плюсов кадрового электронного документооборота:
- Увеличение эффективности и скорости процессов кадрового учёта и управления персоналом.
- Сокращение времени на рутинные процессы.
- Удобство доступа к информации и документам для сотрудников и руководства.
- Сокращение затрат на бумажную документацию и хранение документов в бумажном виде.
- Повышение безопасности и защиты конфиденциальной информации благодаря возможности установки различных уровней доступа к документам.
В сервисе Астрал iКЭДО есть специальное бесшовное расширение для 1С:ЗУП, ERP, КА, а также в ближайшем будущем и для 1С: КАМИН, с помощью которого кадровый специалист буквально по нажатию одной кнопки сможет выслать расчётные листки. Сотрудник получит расчётный листок в электронном виде в личном кабинете Астрал iКЭДО.
Чтобы подключиться организовать кадровый электронный документооборот в вашей компании, подключитесь к Астрал iКЭДО, оставив заявку на нашем сайте.
Зачем выдавать расчетные листки по зарплате
ТК РФ обязывает работодателя ежемесячно сообщать сотрудникам: о составляющих зарплаты, размере начислений и удержаний. Эти сведения передают в виде расчетного листка (ч. 2 ст. 136 ТК).
Не важно, каким способом выплачиваете зарплату – через кассу, на банковские карты или в натуральной форме. Расчетные листки должны выдаваться в любом случае.
Расчетные листки выдавайте только тем сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры и которые получали выплаты от работодателя за истекший период (ч. 1 ст. 136 ТК).
Если же заключен договор гражданско-правового характера, то выдавать листки не нужно.
Если не выдавать расчетные листки, то проверяющие могут наложить штраф до 50 000 руб. Кстати, сумму штрафа руководитель вправе взыскать с ответственного бухгалтера (ст. 238 ТК).
Следующая