Командировочное удостоверение (скачать бланк по форме Т-10)
Для отправки сотрудника в служебную поездку необходимо оформить такие документы:
- приказ, подписанный руководителем организации и работником;
- авансовый отчёт, который сотрудник предоставляет по возвращении из поездки.
Оформлять приказ обязательно, а авансовый отчёт относится к условно-обязательным документам. Сотрудник предоставляет его только в случае, если перед командировкой получил деньги на служебные расходы. Если ему были выданы только суточные, этот отчёт составлять не нужно.
Кроме того, работодатель вправе оформить служебное задание, подтверждающее даты фактического пребывания работника в служебной поездке. Как и командировочное удостоверение, это необязательный документ, и решение о его оформлении компания принимает на своё усмотрение.
к содержанию ↑Часть 1
На первой строке титульного листа пишут полное юридическое наименование организации, где работает сотрудник, направляемый в командировку. Здесь же указывают организационно-правовую форму работодателя: ОАО, ЗАО, ООО, НКО, ИП или другой статус. Рядом указывают код формы по ОКУД и по ОКПО.
Коды берут из учредительных документов. На следующей строке, справа от названия документа, указывают его номер во внутреннем документообороте и дату оформления в формате ДД.ММ.ГГГГ.
к содержанию ↑Часть 2
Вторая часть бланка предназначена для внесения сведений о работнике. Сюда вписывают его фамилию, имя и отчество без сокращений, табельный номер, должность, название отдела или структурного подразделения, в котором работает командированный. Табельный номер — это внутренний индивидуальный код сотрудника, который присваивается при трудоустройстве.
Он нужен для удобства идентификации внутри компании.
Также во второй части указывают сведения о месте, куда едет работник, с точностью до населённого пункта и названия организации. Далее записывают информацию о цели и сроках служебной поездки, указывая начальную и конечную даты. Началом командировки считается день отъезда, окончанием — день возвращения.
Эти сведения переписывают из приказа о направлении сотрудника в служебную поездку.
На следующей строке вписывают название и реквизиты паспорта или иного документа, удостоверяющего личность командированного. Бланк считается действительным только при предъявлении указанного документа. Следующая строка содержит должность, подпись и ФИО руководителя или заменяющего его лица.
к содержанию ↑Часть 3
На обратной стороне бланка содержатся данные о населённых пунктах и организациях, в которых был сотрудник во время поездки. Слева вверху — название населённого пункта и организации, откуда выехал командированный, ниже — ФИО, должность и подпись ответственного работника, печать. Справа — информация о месте и компании, куда он прибыл, дата приезда, ФИО и подпись ответственного лица, печать.
Если во время служебной поездки сотрудник должен побывать в нескольких организациях, он предъявляет бланк в каждой, и уполномоченные лица заполняют соответствующие разделы. Во всех случаях указывают населённый пункт, юридическое наименование и дату прибытия. Ответственный работник этой организации ставит подпись, расшифровку и печать.
к содержанию ↑Что делать с удостоверением после командировки
Вернувшись из служебной поездки, сотрудник передаёт удостоверение уполномоченному лицо для указания даты прибытия. Бумага заверяется подписью и печатью предприятия. Далее её передают в бухгалтерию вместе с приказом и документами, подтверждающими расходы во время командировки.
Бухгалтер производит расчёт и на его основании выплачивает командированному сумму, потраченную сверх аванса, или принимает излишки, если они остались. Организация вправе уменьшить налогооблагаемую базу по налогу на прибыль на сумму подтверждённых командировочных расходов. Командировочное удостоверение регистрируется в журнале регистрации документов, предназначенных для внутреннего пользования.
к содержанию ↑Унифицированная форма № Т-10 — бланк и образец
Унифицированная форма Т-10 может использоваться организациями в случае направления своих сотрудников в командировку. Как оформить удостоверение на командировку и правильно заполнить этот бланк, вы узнаете из нашей статьи.
Вам помогут документы и бланки:
- Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
- Где скачать бланк удостоверения на командировку
- Итоги
Правила оформления сотрудника в командировку: формы Т-10 и Т-10а
С 2015 года применение командировочных удостоверений и служебных заданий не является обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Достаточными будут действия по оформлению распоряжения (приказа) руководителя о направлении в служебную поездку и предоставлению работником авансового отчета о командировке, которым будут подтверждены даты фактического пребывания в ней.
Однако организация вправе оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, если считает это нужным.
Эксперты КонсультантПлюс подготовили пошаговую инструкцию по оформлению командировки:
Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.
Рассмотрим алгоритм действий по оформлению полного пакета документов на командировку на примере.
Менеджера отдела закупок ООО «Виват» Сафонова К. Е. (компания находится в Тамбове) требуется отправить в командировку в Курск в ООО «Яров» для обсуждения сделки по закупке необходимых для производства материалов.
На месте он должен познакомиться с поставщиком, оценить его возможности и мощности, чтобы в дальнейшем была обеспечена бесперебойная поставка нужного сырья. Задание на командировку также оформляют в виде документа — для этого можно воспользоваться унифицированной формой Т-10а.
Оформлением командировки обычно занимается кадровая служба (или сотрудник, отвечающий за кадровые вопросы). Делает она это на основании приказа о направлении в командировку. В качестве бланка удостоверения на командировку используется форма Т-10.
Кадровик заполняет лицевую сторону формы, где указывает Ф. И. О.
командируемого, его должность, место командировки и документ-основание (приказ) для оформления командировочного удостоверения.
Оформленное удостоверение на командировку нужно передать менеджеру Сафонову К. Е. и сделать на оборотной стороне бланка отметку о дате его выбытия из компании ООО «Виват». Отметка о выбытии заверяется штампом (печатью).
Что касается оборотной стороны бланка, то она будет заполняться уже в ходе командировки. По прибытии в ООО «Яров» нужно будет сделать отметку: принимающая сторона укажет дату прибытия и поставит штамп (печать). По окончании командировки на оборотной стороне формы там же сделают еще одну отметку, где приведут дату убытия из ООО «Яров», и эта отметка также будет заверена штампом (печатью).
Если в удостоверении на командировку у сотрудника стоит задача посетить несколько организаций, то отметка о прибытии и выбытии делается в каждой из них.
По возвращении из командировки менеджер Сафонов К. Е. сдаст в бухгалтерскую службу удостоверение на командировку, заполненный бланк служебного задания с отметкой руководителя подразделения о его выполнении и авансовый отчет со всеми документами, подтверждающими произведенные им расходы.
Само командировочное удостоверение подтверждением расходов не будет. Подробнее об этом читайте в материале «Расходы на проезд в командировку нельзя подтвердить командировочным удостоверением».
к содержанию ↑Командировочное удостоверение. Форма Т-10
Сотрудник, направляемый в командировку, обязательно должен быть снабжен основным командировочным документом — командировочным удостоверением. Оно подтверждает тот факт, что работник организации был направлен в служебную поездку, а также свидетельствует о прибытии к месту назначения, и после выполнения возложенных функций, своевременном отбытии обратно. Этот документ заполняется по стандартной унифицированной форме Т-10 и является необходимым документом для всех сотрудников, направляемых в служебные поездки.
На их основании бухгалтер предприятия может списать командировочные затраты, в том числе суточные и за счет них уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль. Внимание! С 2015 года оформление служебного командировочного удостоверение перестало быть обязательным (постановление Правительства РФ от 29.12.2014), но по-прежнему рекомендовано к применению.
к содержанию ↑Порядок оформления Т-10
Стандартный бланк Т-10 представляет из себя документ с двумя сторонами. На титульном листе прописываются общие сведения об организации, сотруднике и командировке, на оборотной странице – проставляются подписи и печати организаций, в которые направлялся командировочный.
Действия сотрудника после командировки
После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.
Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки.
Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».
к содержанию ↑Нужно ли регистрировать командировочные удостоверения
Бланк Т-10 является документом учета, поэтому подлежит обязательной регистрации во внутреннем документообороте. Для учета командировочных удостоверений используются специальные журналы регистрации.
Командировочное удостоверение подтверждает:
что сотрудник поехал выполнять служебное задание, а не по личным делам;точные сроки его деловой поездки;что сотрудник действительно был в городе Х и встретился с клиентом.
Такой документ удобен не только для компании, но и для работника. Например, ему не нужно обосновывать цель визита в другой филиал своей организации. Как это работает?
Все просто: принимающая сторона ставит в удостоверении отметки о прибытии и отъезде сотрудника домой.
к содержанию ↑Как подтвердить деловую поездку без командировочного удостоверения
Все эти документы указывают после окончания поездки в авансовом отчете и прикладывают к нему их оригиналы.
– билеты на проезд, посадочные талоны;– чеки с АЗС, из гостиниц и т.д.
– путевой лист служебного авто, договор аренды транспортного средства;
Если в вашей компании не принято использовать это удостоверение, существует несколько других документов, которые подтверждают, что сотрудник находился в служебной поездке:
Следующая