10.1. Создание архива организации
10.1.1. Работа архива организуется в соответствии с положением об архиве.
В положение об архиве включаются следующие разделы:
При необходимости положение об архиве может дополняться другими разделами.
10.1.2. Положение об архиве, являющемся юридическим лицом, структурным подразделением или частью службы ДОУ, согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации и утверждается руководителем организации.
Положение о центральном архиве (архиве) федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральном отраслевом архиве, отраслевом архиве органа управления субъекта Российской Федерации должно согласовываться соответственно с Росархивом, архивными органами субъектов Российской Федерации.
10.1.3. Руководитель архива назначается на должность и освобождается от должности приказом руководителя организации по представлению соответствующих должностных лиц.
Руководитель архива организует работу архива и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на архив задач.
10.1.4. Лицо, ответственное за архив, назначается на эту должность и освобождается от должности приказом руководителя организации. Ответственный за архив проходит инструктаж, а в необходимых случаях стажировку в государственном архиве, в который передаются документы организации на государственное хранение.
10.1.5. На имеющиеся в архиве должности согласно штатному расписанию составляются должностные инструкции, в которых указываются виды работ, возлагаемые на работника архива, его обязанности и права.
Должностные инструкции согласовываются с юридической службой организации и утверждаются соответственно руководителем организации (если архив является структурным подразделением), руководителем службы ДОУ, частью которой является архив, руководителем архива (если архив является учреждением).
10.1.6. Основными формами повышения квалификации работников архивов и служб ДОУ в соответствии со сложившейся практикой являются: отраслевой центр повышения квалификации Росархива, институты повышения квалификации, курсы, совещания, семинары.
Повышение квалификации работников архива и службы ДОУ организации проводится по согласованию с ее администрацией. Подготовка и проведение занятий по повышению квалификации осуществляются архивом совместно со службой ДОУ и отделом кадров.
10.1.7. Центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта Российской Федерации, центральный отраслевой архив, отраслевой архив органа управления субъекта Российской Федерации может организовывать, разрабатывать и принимать участие в подготовке нормативно-методических документов отраслевого назначения (различных перечней категорий документов со сроками их хранения, типовых (примерных) инструкций по ДОУ и номенклатур дел и т.д.) как для внутреннего пользования в деятельности архива, так и для их использования в работе с документами в структурных подразделениях и подведомственных организациях.
На основе отраслевых нормативно-методических документов архивы организаций отрасли разрабатывают конкретные нормативно-методические документы по организации работы с документами и их хранению.
Подготовленные архивами проекты нормативно-методических документов (перечни, номенклатуры и др.) до их утверждения или подписания руководством организации или структурного подразделения, в составе которого функционирует архив, представляются на согласование в соответствующие учреждения Федеральной архивной службы России.
к содержанию ↑Значение архива в делопроизводстве
При отсутствии на фирме архива, нужно поработать над вопросом создания указанного подразделения. Только так можно добиться недостающего порядка в документации, наладить процесс производства. Итак, начнем с того, что организуем архив организации.
У молодой компании, которая только начала дело, документооборот еще слабый, поэтому руководство не обеспокоено созданием архива. Но со временем это отделение станет необходимостью.
Созданию архива документов организации придется уделить много времени и потратить на работу много сил, ведь нужно систематизировать документацию, которая показывает все прошедшие дела компании. Планируя создание архива организации, советуем изначально ознакомиться с юридическими тонкостями этого дела, ведь храниться будет конфиденциальная информация, личные данные сотрудников организации.
к содержанию ↑Юридические основы создания архива предприятия
Организация архивных документов в организации может выполняться силами сотрудников компании. Также могут привлекаться трудовые ресурсы со стороны (сотрудники других компаний). Хранить бумаги можно и за пределами фирмы, но это обойдется дорого.
К тому же в этом случае у сотрудников компании не будет моментального доступа к бумагам в нужный момент. Лучшим решением считается сбор документации в пределах фирмы, в отдельном кабинете, помещении.
Ответственность за подразделение ложится на начальника хранилища. В маленькой компании она может возлагаться на секретаря, сотрудника кадрового отдела или других специалистов.
Чтобы знать, как организовать архив документов в организации, изучите ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». На основе указанного ФЗ определены правила, касающиеся работы с бумажной продукцией в хранилище. Также закон определяет сроки хранения отдельных дел.
к содержанию ↑Этапы создания архива в организации
Решив, что бумаги по делопроизводству необходимо сохранять, руководитель берется за формирование отдельного подразделения. Архив стоит рассматривать в качестве структурной части делопроизводства. Главными составляющими считаются деловые бумаги, являющиеся ценными для компании.
Также под архивом понимают структурное подразделение, на которое возложена полная ответственность за сохранность важных бумаг фирмы. Это структурное подразделение должно продумать способы, обеспечивающие сохранность необходимой документации.
При создании отдела хранения документации перед ответственным лицом стоит важная задача –выбор на соответствующие должности ответственных работников, а также выбор условий, в которых будут храниться бумаги.
Создавать архивное хранение документации необходимо, соблюдая такие этапы:
- Издается приказ по учреждению. В бумаге идется речь о назначении лиц, которые будут отвечать за архивное дело каждого сотрудника компании. Если компания маленькая, ответственность за архивы, делопроизводство несет один сотрудник. В этом случае можно говорить о том, что на одного рабочего оказывается слишком серьезная нагрузка, когда документооборот фирмы колоссальный.
- Разработка номенклатуры дел. Этот вид работ выполняется в строгом соответствии с федеральным законом Перечнем типовых управленческих архивных дел. Последнюю редакцию упомянутый закон претерпел в 2016 году. Законодательство утвердило исполнение ФЗ обязательным.
- Установление сроков хранения. На постоянное хранение помещаются дела особой важности. Если бумаги относятся к тем, которые предназначены на временное хранение, дела оставляют на 10 лет. Также хранятся данные по 3, 5 лет. Подобные сроки хранения должны прописываться соответствующими приказами.
- Раздача работникам, отделам спец. выписок, содержащих заголовки дел, за которые положена ответственность на конкретного сотрудника. Выписки делают на основе каталога архивных дел. При отсутствии используют образец, позаимствованный у компаний профильной отрасли.
Теперь представим вниманию первичный план работ, которым должен заниматься архивный сотрудник:
- Оценивание организации хранения документации на рабочем месте, что предполагает проведение предварительной описи бумаг. Также сотрудник оценивает, каких бумаг не хватает и в какие сроки должны поступать к архиву.
- Стандартизация процесса работы. На указанном этапе начальник созданного подразделения знакомится с особенностями работы в отделении хранения бумаг. Также происходит ознакомление с юридическими особенностями, касающимися сохранности документации.
- Систематизация приема на хранение информации, которой в указанный момент не пользуются. Архивариус назначает лица, которые будут отвечать за перерегистрацию, систематизацию, сбор бумаг.
- Инвентаризация документации. Главное лицо формирует картотеку, в которой указываются атрибуты дел. Одновременно с этим сверяют отчеты, касающиеся документооборота за прошедшие года. Сотрудники устраняют недочеты, присутствующие в описании дел, а также убирают неактуальные данные.
- Составление номенклатуры дел. Указанный этап осуществляется на основе установленных в конкретной отрасти стандартам. Допускаются изменения зависимо от структуры архива.
- Работа по ограничению доступа, а также по прописыванию разрешений доступа к хранилищу. При условии маленькой фирмы доступ может получать каждый член организации. При наличии у юр. лица колоссального перечня подразделений, устанавливается ответственность соответственно специализации.
- Учет приема/передачи бумаг. Создается физ./электронная картотека лиц, которые пополняют хранилище и берут из него документацию. Определение степени доступа.
- Поиск недостающей документации, подача запросов в соответствующие подразделения.
- Переплет дел.
- Учет работы. Установка категории важности бумаг, срок хранения.
Архивариусы выполняют также и другие задачи. Руководство отвечает за подачу сметы бухгалтерии по поводу финансовых дел. При наличии в компании отдельного помещения, полочек и необходимой канцелярии для формирования хранилища, расходы на создание архива будут минимальными.
В случае, когда организации необходимо «с нуля» создавать архивное подразделение, финансовые затраты будут большими. Закупить необходимые канцтовары, бумажную продукцию для организации архивного подразделения рекомендуем в одном месте. В интернет-магазине «Канцелярская Мекка» есть все необходимые для организации архива канцтовары: архивная папка, короб архивный, папки Дело.
к содержанию ↑Как правильно вести архив документов в организации
Ведение архива документов – процесс, с которым так или иначе сталкиваются почти все организации. Бумажных документов со временем становится настолько много, что для них выделяют отдельную комнату, создавая из нее архив. Как его вести? На что обратить внимание сотрудникам архива?
Зачем нужно вести архив документов
Если компания небольшая, то с бумажным архивом может справиться и один человек, к примеру, бухгалтер. Однако, если речь идет о крупном предприятии, то создание отдельного архива – важная мера, которая поможет сохранить большой объем документов.
Архив документов требует к себе такого же внимания, как и любой другой отдел организации. Здесь есть свои правила, которые делают архив удобным средством хранения важных бумаг. Если их соблюдать, данное помещение не принесет неудобств.
к содержанию ↑Основные правила ведения архива документов
Выделяют несколько правил ведения архива документов.
Правило 1. Определите, как будет функционировать архив
Архив документов функционирует на правах:
- Отдельного самостоятельного структурного подразделения. При таком выборе общей деятельностью архива документов организации заведует ее непосредственный руководитель, а ответственный за корректную ежедневную работу архива — руководитель отдельного структурного подразделения.
- Структурного подразделения в составе службы делопроизводства предприятия. В таком случае архивом документов руководит начальник службы делопроизводства и конкретного структурного подразделения.
Это шаг поможет сразу определить тех, кто будет регулировать работу архива, а также упростит выполнение следующих правил.
Правило 2. Назначьте ответственного за архив сотрудника
После определения уровня функционирования архива документов, важно выбрать сотрудников, которые будут его ежедневно контролировать.
Руководителя архива или архивариуса – ответственного за архив сотрудника, назначают специальным приказом. Его должность должна обязательно отражаться в штатном расписании организации.
- Организовать корректную работу архива.
- Брать на себя ответственность за хранящиеся в архиве документы, в том числе и уголовную. Такие ситуации возникают, если документы украдут, уничтожат, повредят или заведомо скроют (ч. 1 ст. 325 УК РФ).
- Отвечать за все процессы, которые происходят в архиве.
К стандартным задачам архивариуса также относится:
- ведение списков структурных подразделений предприятия, которые укомплектовывают архив документов;
- прием сформированных согласно номенклатуре дел, а также архивных дел от других структурных подразделений предприятия;
- учет и обеспечение целостности принятых в архив документов;
- организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений предприятия в отношении содержания документов архива;
- организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение учета и анализа их использования;
- проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях предприятий;
- создание и поддержание актуального состояния научно–справочного аппарата к документам архива;
- участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
- составление номенклатуры дел предприятия и ее структурных подразделений;
- участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива;
- обеспечение методической и практической помощи прочим подразделениям предприятия по вопросам работы с документами;
- разработка нормативных и методических документов, связанных с ведением архива, а также по документационному обеспечению управления внутри предприятия.
Как подготовить дела к архивному хранению
В процессе работы компании образуется множество документов для длительного хранения. Чтобы избежать штрафных санкций, необходимо правильно организовать подготовку дел к архивному хранению с учетом требований и норм законодательства.
Порядок подготовки документов для передачи их в архив
В законе установлено, какие документы подлежат архивному хранению, — период хранения которых более 10 лет. Их передают для архивирования после завершения дел в делопроизводстве: минимум — через год, максимум — через три года. Документацию по личному составу госслужащих — через 10 лет со дня расторжения с ними договора (п.
4.1-4.2 правил, утв. Приказом Минкульта РФ № 526 от 31.03.2015 ).
Чтобы отправить бумаги в архивное хранилище, сначала их следует подготовить. Сначала определимся, что включает в себя подготовка документов к хранению по шагам.
Шаг 1. Распределить бумаги по группам — личного состава, постоянного и временного (до и более 10 лет) сохранения.
Шаг 2. Провести экспертизу их ценности. Отобрать бумаги, которые подлежат дальнейшему сохранению или ликвидации. Поверку проводит специальная экспертно-проверочная комиссия.
ВАЖНО!
Уничтожать документы без проведения экспертизы не допускается. Когда проводится процедура ликвидации бумаги, обязательно составляйте акт об уничтожении.
Шаг 3. По итогам экспертизы составить описи каждого дела, подлежащего передаче в хранилище (указав номер, дату, заголовок, количество листов и др.).
Шаг 4. Провести поэтапное оформление дел для сдачи в архив на длительное сохранение. Листы пронумеровать, на обложке указать основную информацию (наименование компании, номер, дату и заголовок дела, количество листов, сроки хранения).
Шаг 5. Сделать переплет каждого дела. На заверительной надписи прошивки следует поставить подпись ответственного лица и печать компании. Этот этап обязателен для систематизации дел и упрощения поиска нужного акта.
ВАЖНО!
Если документация хранится менее 10 лет, то дела допускается оформлять по упрощенной схеме. Не обязательно пронумеровывать листы, прошивать, составлять заверительную надпись, достаточно хранить их в стандартных папках-скоросшивателях. Нет необходимости делать опись.
к содержанию ↑Порядок передачи дел в архив
Передачу подготовленной подшивки документов в архив осуществляют ответственные сотрудники, назначенные приказом руководства. Сначала составляют каталоги дел по категориям. Оформляют по специальной форме.
В номенклатуру дел включают следующие сведения:
- индекс дел (условный номер, содержащий код подразделения и сам номер);
- названия документов;
- количество документации, отправляемой в хранилище;
- периоды сохранения в архивном помещении со ссылкой на номер статьи по нормативному акту;
- примечания по цифровым форматам некоторых видов документов.
Затем с учетом списка актов, находящихся в заранее подготовленных папках, передача документов в архив оформляется общей описью. В ней перечисляют все дела с указанием основных сведений о них. В завершение указывают количество дел в описи и особенности их систематизации.
Ее обязательно подписывают уполномоченные сотрудники и согласовывают на экспертно-проверочной комиссии.
При передаче дел в госархив его сотрудник проверяет, правильно ли оформлены дела по установленным требованиям. Если они оформлены некорректно, то возвращают на переоформление. Если все верно, сотрудник государственного хранилища подписывает акт о передаче.
Подробнее: порядок передачи кадровых документов в архив
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как организовать ведение архива в коммерческой организации и у ИП. Используйте эти инструкции бесплатно.
Следующая