Оформление дубликата трудовой книжки в случае наличия в ней записи, признанной недействительной
- во-первых, приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее
- и, во-вторых, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
Формы указанных книг утверждаются Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации (п. 40 Правил).
Таким образом, дубликат трудовой книжки, оформленный организацией и выданный работнику, обладает всеми признаками вновь выданной трудовой книжки и должен быть отражен в двух книгах учета (в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них).
Согласно п.1.2 Инструкции, по письменному заявлению работника работодатель должен выдать дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной.
к содержанию ↑При оформлении дубликата трудовой книжки нужно соблюдать общие правила и требования Инструкции.
- Необходимо зарегистрировать дубликат в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.
- В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки работодателем по последнему месту работы, делается надпись «Дубликат».
- В дубликат, в раздел «сведения о работе» первой записью в графу № 3 вносят запись о трудовом страже работника до поступления на работу к данному работодателю.
- Для подтверждения стажа работника у бывшего работодателя собирать справки нет необходимости, дубликат оформляется на основании имеющейся у работника трудовой книжки.
- При выдаче работнику дубликата трудовой книжки работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на его приобретение (п.47 Правил).
Оформление дубликата трудовой книжки и образец заполнения
Закон обязывает работодателей беспрепятственно выдавать дубликат трудовой книжки. В статье рассказали, кто обязан делать дубликат, какие документы требуются для этого, срок и порядок оформления. Образец заполнения скачайте во вложении.
Кто и в каких случаях должен оформлять дубликат трудовой книжки
Ст.65 ТК РФ гарантирует работнику получение дубликата при утере трудовой книжки. Эти гарантии распространяются на следующие случаи:
- Потеря документа (забыл где-то, случайно выкинул, оставил при переезде и пр.). Конфуз вскрывается, как правило, при устройстве на новое место работы. В этом случае соискатель обращается в свою прежнюю компанию с заявлением о выдаче дубликата;
- Трудовой невозможно пользоваться: записи стерлись, обложка отвалилась, листы обгорели и т.д. Работник так же пишет заявление по своему последнему месту работы. Ему выдают второй экземпляр, а на старом отмечается этот факт и указывается номер и серия новой книжки;
- В компании произошла чрезвычайная ситуация и все трудовые пропали. Если при этом утрачены и прочие кадровые бумаги, то восстановление данных будет происходить с участием комиссии, назначенной администрацией региона;
- Некоторые записи в документе несут ложную информацию. Пострадавший обращается по месту работы, где ему выписывают дубликат. Ложные данные туда не вносят, а на оригинале делают пометку о выдаче второго экземпляра;
- Работник уволен или отстранен от должности по приговору суда, что зафиксировано в Трудовой книжке. Но решение судебной инстанции было обжаловано, гражданин оправдан. В повторном документе сведения о суде при оправдательном приговоре не указываются.
Все правила оформления и выдачи регулируются постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 №225, а порядок заполнения страниц книжки есть в инструкции, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 №69.
Если для сотрудника-новичка ваша компания — первое место работы, вы обязаны выдать ему трудовую книжку. Работник должен возместить ее стоимость. Чиновники разъяснили, как посчитать налоги и нужно ли применять ККТ, когда вы выдаете сотруднику новую трудовую.
Оказалось, что все не так просто. Читайте подробнее в «Российском налоговом курьере» Трудовая книжка и налоги. Что надо знать бухгалтеру
к содержанию ↑Как получить дубликат трудовой книжки
Для получения дубликата трудовой книжки (образец такого документа можно посмотреть ниже) необходимо:
Этап 1. Подать заявление по последнему месту работы. Неважно, уволился человек оттуда или нет.
Этап 2. Чтобы восстановить данные, понадобятся документальные подтверждения. Где их брать и на ком лежит эта обязанность.
Здесь все просто – кто потерял, тот и собирает доказательства. Но если виновен работник, то организация идет навстречу и помогает. Чем можно подтвердить свою трудовую биографию:
- Данными из личного дела;
- Трудовой договор;
- Копии приказов и распоряжений о принятие на работу, о назначении на должность, о переводе и пр.;
- Если старая книжка испорчена, то возможно сохранились отдельные странички или ее копия;
- Справки о зарплате;
- Профсоюзное удостоверение;
- Удостоверение сотрудника полиции, пожарной охраны, иных ведомств;
- Выписка из ПФР для ИП;
- Наградные документы и т.д.
Подтверждать, таким образом, придется все организации, где трудился гражданин. Все бумаги должны иметь подпись лица, их выдавшего и печать.
Этап 3. Если стаж подтвердить нечем, то резонно сделать это через суд. Тогда выписка из судебного заседания послужит основание для записи в трудовую книжку.
Этап 4. Получив документы, отдел кадров готовит дубликат. На это положено всего 15 рабочих дней.
Этап 5. Готовый экземпляр регистрируется в книге движений трудовых книжек по номеру и дате. Там же ставится роспись физика о вручении ему дубликата.
Этап 6. Старый образец нашелся. Такое тоже бывает.
Что после выдачи дубликата находится оригинал. В этом случае действующим документом признается последний, то есть второй экземпляр. Наличие на руках у работниках обоих образцов не несет за собой ответственности.
к содержанию ↑Инструкция по оформлению дубликата трудовой книжки
После того, как сотрудник подал заявление о выдаче повторного экземпляра ТК, у работодателя будет только 15 рабочих дней сделать это.
Важно! Если нормативными актами компании предусмотрен приказ для такого случая, то после заявления руководитель издает соответствующее распоряжение. Если в актах такого не сказано, то приказ не обязателен.
А далее действуем по инструкции, указанной в нижеследующей таблице
В документе обязательно должно быть указание, что он является дубликатом. Это слово пишется в правом верхнем углу титульной части трудовой книжки (смотрите образец)
Вписываем полностью ФИО, дату рождения, образование, специальность.
Внимание! Если работник к этому моменту поменял фамилию или имя, то вносите сразу новые данные. Не нужно писать старое, а потом путем зачеркивания отражать новое. Это касается и образования со специальностью.
Титульник подписывается работником (этим он подтверждает подлинность данных) и ответственным за заполнение. Подписи заверяются печатью предприятия.
Данные о стаже – это первая запись раздела «Сведения о работе». То есть, первое, что вы записываете в третьем столбце – это общий стаж до того дня, как человек пришел на свое последнее рабочее место.
Отмечаете сколько лет, месяцев и дней.
Никаких уточнений, названий компаний, дат здесь не нужно.
Записываем трудовую биографию до прихода человека на ваше предприятие
После стажа по порядку вписываем все места и должности, где физлицо трудилось до вас.
Очень важно! Сведения должны подкрепляться документально. На основании устного свидетельства гражданина ничего вписывать нельзя.
Порядок внесения записей следующий:
- Столбец 1 – номер записи по порядку;
- Столбец 2 – число, месяц и год, указываемого события;
- Столбце 3 – куда принят, на какую должность, служебные продвижения, данные об увольнении;
- Столбец 4 – дата и название документа, на основании которого сделана запись.
Данные о работе в вашей компании
Принцип такой же, как и в предыдущем действии. В столбце 2 запишем дату приема в компанию, в столбце 3 подразделение и должность, в столбце 4 – дату и название документа (например, приказ от …).
Если были, то ниже так же оформите все служебные передвижения.
Последней записью будет информация об увольнении. Отражается по тому же принципу, как и все предыдущие.
Завершает запись подпись кадровика и печать предприятия.
Прежде чем вручить новую трудовую книжку владельцу, требуется сначала зарегистрировать ее. Это делается в специальном журнале по учету трудовых книжек.
Впишите в журнал дату выдачи, номер и серию книжки. Выдайте документ владельцу под роспись в том же журнале.
Если этого не сделать, в случае конфликта, не сможете отстоять своевременность выдачи. Нужно все фиксировать обязательно.
Следующая