Как рассчитать загруженность бухгалтера

Оптимизация работы персонала — задача любого руководителя. На основании плана выработки продукции несложно определить, сколько требуется производственных рабочих, какой объем работы должен быть выполнен. Но оценить размер бухгалтерии, загруженность каждого бухгалтера — непростая задача.

Важно спланировать финансовую работу так, чтобы бухгалтеры справлялись с нагрузкой. Недопустимы простои из-за недостаточной загруженности, оплата зря потраченных рабочих часов. Расчет оптимального штата бухгалтерии — тема нашей статьи.

к содержанию ↑

Как оценить излишнюю или недостаточную загруженность бухгалтеров

Чаще проблемы перегрузки касаются бухгалтера, который самостоятельно ведет бухучет небольшой фирмы. С ростом производства и продаж продукции финансовые вопросы требуют большего времени, бухгалтер не справляется со своими функциями. Работая в авральном режиме, он постоянно находится в состоянии стресса, что вызывает недовольство создавшимся положением, приводит к конфликтам с работодателем.

Иногда на предприятии существует большой штат бухгалтерии, где работа идет без особого напряжения. Казалось бы, сотрудникам обеспечивается комфортный микроклимат, что является положительным моментом. На практике же, неприятной неожиданностью для руководства становится выявление отчетности, которую не сдали вовремя, или утери важных документов, получение требований от контролирующих органов об уплате штрафов и пеней.

Важная задача руководителя — определение актуального количества бухгалтеров таким образом, чтобы штат бухгалтерии не был чрезмерно загружен или неоправданно «раздут». Необходимо привлечь такое число сотрудников, чтобы они могли эффективно выполнять свои обязанности.

к содержанию ↑

Нормирование бухгалтерской работы

Шаг 1. Для определения оптимального числа бухгалтеров, руководитель и главный бухгалтер совместно должны разработать конкретный перечень задач, поставленных перед финансовой службой.

Шаг 2. Требуется спрогнозировать время выполнения каждой задачи и распределить их между сотрудниками: главным бухгалтером, заместителем (при наличии), ведущим и рядовыми бухгалтерами, вспомогательным персоналом (кассиром, операционистом и др.). Полученное время сравнивается с табелем рабочего времени.

Обычно уже на этом этапе приходит понимание, как должна быть распределена нагрузка между сотрудниками бухгалтерии.

Шаг 3. После выяснения нормативов времени и распределения их между бухгалтерами требуется составить план бюджета на зарплату персонала бухгалтерии. Для его расчета нужно нормативное время работы каждого сотрудника умножить на его среднюю почасовую ставку.

Так получим плановое значение фонда оплаты труда (ФОТ) бухгалтерии на месяц.

Иногда неэффективность финансовой работы обусловлена неумением главного бухгалтера правильно делегировать полномочия подчиненным, отсутствием дисциплины и субординации. На этой почве возникают конфликты как внутри бухгалтерии, так и с руководством, что негативно влияет на финансовые процессы фирмы и стабильность работы в целом.

к содержанию ↑

Пример расчета необходимого числа бухгалтеров

Основной метод, используемый для определения количества бухгалтеров на предприятии — это нормирование. Приведем пример:

Оплата за продукцию поставщикам перечисляется дважды за месяц. Средняя ежемесячная покупательская способность — 10 сделок с каждым из 1000 потребителей. Оплата за продукцию от покупателей поступает дважды за месяц.

Имеются заданные нормативные показатели выполнения работы сотрудником финансовой службы:

• в отношении расчетов с поставщиками: 36 документов за 1 час;
• в отношении расчетов с потребителями: 40 документов за 1 час;
• подготовка платежных поручений на оплату: 15 платежных поручений в 1 час;
• в сфере банковских операций входящих/исходящих: 50 операций за 1 час;
• по расчету зарплаты: 1500 сотрудников за месяц.

Нормативный месячный расчет будет следующим:

• Обработка документации от поставщиков товара и перемещение между складами:

50 поставщиков * 10 поставок = 500 товарно-транспортных накладных (ТТН).
Перемещение между складами 500 товарно-транспортных накладных (ТТН).
Трудозатраты бухгалтера:
36 * 21 день * 8 часов = 6048 ТТН
Расчет единицы бухгалтерского труда:
1000 / 6048 (%) = 0,17 бухгалтера.

• Расчеты с потребителями:

• Осуществление банковских операций по подготовке платежей на оплату поставщикам:

50 поставщиков * 2 раза в месяц = 100 платежных поручений (ПП)
Трудозатраты бухгалтера:
15 * 21 * 8 = 2520 ПП
Расчет единицы бухгалтерского труда:
100 / 2520 (%) = 0,04 бухгалтера

• Банковские операции входящие/исходящие требуют отражения в программе учета:

• Расчет зарплаты:

100 / 1500 = 0,06 бухгалтера.
Определяем конечный итог:
0,17 + 1,48 + 0,04 + 0,25 + 0,06 = 2 бухгалтера

В результате расчетов определено, что данной компании потребуется штат из 2 бухгалтеров, исходя из потребности работ рядовых сотрудников. В это число не входит главный бухгалтер, который выполняет контролирующие функции, осуществляет регламентные операции, подготовку отчетности.

к содержанию ↑

Оптимизация нагрузки бухгалтерии

Выявление избыточной или недостаточной загруженности работников бухгалтерии требует мероприятий, направленных на оптимизацию финансовой работы. К ним можно отнести:

• грамотное планирование и организация документооборота предприятия — позволяет своевременно обеспечивать прием, проверку, отражение в программах учета и хранение финансовых документов;
• автоматизация бухгалтерского учета — сокращает время на обработку данных, позволяет проанализировать больший объем информации, избежать ошибок;
• совершенствование бизнес-процессов, находящих отражение в бухучете: снабжения, производства и реализации продукции, расчетов с поставщиками и подрядчиками и т.д.;
• создание благоприятного микроклимата, мотивации — достигается за счет освобождения сотрудников бухгалтерии от выполнения несвойственных функций, недопущение работы в выходные дни, чрезмерной загруженности бухгалтерского персонала, введение системы премирования за качественную работу.

Подводя итог, заметим, чтобы повысить эффективность работы и оптимизировать нагрузку персонала бухгалтерского отдела, необходимо:

• рассчитать текущие затраты на финансовую службу;
• выделить наиболее важные и второстепенные функции;
• оценить реальную трудозатратность процессов.

ТемыХотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?

Подпишитесь на обновления блога

к содержанию ↑

2 2 сколько рабочих нужно: Оптимальный расчет для бизнеса

1. Показатели выручки / прибыли / объёма производства на одного сотрудника.
2.

Эффективность использования персонала в развитии бизнеса: сколько рублей выручки приходится на один рубль зарплаты.
3. Отношение затрат на персонал к выручке / к себестоимости.

Перечисленные метрики помогают понять компании своё положение относительно других аналогичных предприятий на рынке.

Прикладные метрики (оперативные показатели):

1. Загрузка персонала. По рабочим нужна ежедневная сводка, по остальным категориям – ежемесячная.

2. Эффективность использования рабочего времени. После того как сделаны фотографии рабочего времени всех сотрудников, можно объективно оценить соотношение основного, дополнительного времени и потерь в структуре рабочего времени, с тем чтобы принять меры для увеличения доли основного времени.

Работа по устранению потерь рабочего времени должна вестись ежедневно: всё ли сделали для того, чтобы сократить и облегчить вспомогательные работы, убрать дополнительные работы и т.д.

Каждая служба участвует так или иначе в мониторинге производительности. Так, HR-служба отвечает за то, чтобы все нормы были актуализированными, и выстраивают связь между нормами и системой вознаграждения. Производственный блок занимается устранением потерь, выравниваем потока работ.

В одном месяце людей может не хватить, а в следующем – многие из них останутся недозагруженными. Задача руководителя – найти золотую середину между «слишком много» и «слишком мало» сотрудников. Другими словами, в штатном расписании фиксируется количество сотрудников как определённый процент от численности, необходимой в периоды пиковой загрузки.

Чем благоприятнее обстановка в регионе, на рынке, тем меньше процент от пиковой численности можно принять как оптимальную численность персонала.

«Калькулятор численности» позволяет оценить, что выгоднее – иметь персонала меньше, чем требуется в «высокий сезон» и, соответственно, при необходимости платить им сверхурочные и приглашать подрядчиков на аутсорсе, или держать в штате персонал, который справится с высоким спросом, но будет «простаивать» в периоды затишья. При расчёте численности важно отталкиваться от годового плана продаж и построенного на его основе плана производства.

Важно достичь оптимального соотношения между дефицитными и профицитными позициями и зафиксировать в штатном расписании то количество персонала, которое позволит компании терять меньше денег из-за скачков спроса. При расчётах принимается во внимание не только статистика прошлых периодов и текущие планы продаж и производства, но также мнение HR-службы относительно того, насколько сложно будет в «высокий» сезон быстро найти нужных сотрудников или насколько вероятно договориться с сотрудниками брать отпуска в «низкие» сезоны и т.д.

к содержанию ↑

Выгодно ли открывать столовую

Прежде чем решиться открывать столовую, следует проанализировать все аспекты бизнеса, с учетом запросов и ожиданий потенциальных клиентов. Важно учесть все факторы, исследовать рынок тщательно и разработать эффективные стратегии бизнес-планирования. В итоге, правильно задуманная и управляемая столовая может стать прибыльным и успешным предприятием, которое будет привлекать посетителей и станет хорошим источником дохода для его владельца.

Одним из главных аргументов в пользу открытия столовой является активный рост сектора общественного питания. Занятый образ жизни современных людей зачастую не позволяет им выделить время на готовку дома и поиск подходящего места для обеда. Поэтому, предлагая здоровые и сытные блюда, подобная столовая может привлечь к себе большое количество постоянных клиентов, готовых воспользоваться услугами столовой не только в рабочие дни, но и в выходные.

На сегодняшний день большое внимание уделяется дизайну и атмосфере заведений общественного питания, а также к оформлению блюд. Правильно спроектированная столовая с учетом требований современных клиентов способна создать атмосферу, которая будет магнитом для посетителей.

к содержанию ↑

Сколько потребуется вложить

Сумма вложений для открытия столовой может понадобиться разная, в зависимости от того, насколько крупным будет ваш бизнес.

Для владельца бизнеса, при открытии небольшого заведения придется потратить от 1 млн рублей. В бизнес помасштабнее закладывается сумма не менее 2 млн. руб.

Сколько можно заработать

Сумма заработка в заведениях общественного питания зависит от места их расположения, размеров, среднего чека и количества клиентов. В среднем, если ваш чек составляет 120–200 руб. за одно блюдо, а в день вашу столовую посетят 150 человек, ежемесячная выручка составит 675 тыс.

руб., прибыль порядка 300 тыс. руб. в месяц.

Как выглядит пищевой рынок в 2024–2025

В 2024–2025 годах рынок столовых пройдет через значительные трансформации и прогрессивные изменения. Развитие технологий, растущая осведомленность о здоровом образе жизни и социальных трендах оказывают существенное влияние на эту индустрию, переформировав ее в уникальную инновационно-ориентированную область.

Одна из главных тенденций на рынке столовых в ближайшие два года годах – это массовое внедрение роботизированных систем. Здесь уже не только роботы-официанты, но и автоматические кассовые аппараты, системы самообслуживания и роботы-повара. Посетители могут выбрать себе понравившийся заведение, а затем легко заказать и оплатить нужное блюдо через мобильное приложение, а оно будет приготовлено роботами-поварами без участия человеческих рук.

Заведения стремятся предоставить посетителям лучшие условия обслуживания, ориентируясь на инновации и качество. Все это создает прочные фундаменты для успешного развития рынка столовых в будущем.

к содержанию ↑

Финансовый и бизнес-план

Бизнес-план столовой включает в себя следующие разделы:

• Вводная часть. Характеристика бизнеса, выбор формата столовой, регистрация бизнеса, выбор помещения.
• Финансовая часть. Разбор основных затрат на бизнес.
• Инвестиционная часть. Разбор источников финансирования затрат.
• Окупаемость проекта. Расчет окупаемости вложений.
• Вывод.

Рассмотрим основные статьи бизнес-плана столовой.

к содержанию ↑

Выбор формата

• Раздельное меню и обслуживание. В этом формате столовых клиенты выбирают блюда из меню и заказывают их отдельно. Такой формат позволяет значительно увеличить ассортимент блюд, удовлетворяя различные предпочтения по вкусу клиентов. Однако, раздельное меню и обслуживание требуют большего количества персонала, что может повлечь за собой увеличение затрат и сложность в организации рабочего процесса.
• Буфетное обслуживание. В этом формате столовая предлагает готовые блюда, выставленные на столе или специальном буфете. Клиенты могут самостоятельно выбирать желаемое блюдо и его количество. Буфетное обслуживание обычно позволяет сэкономить на персонале и упрощает организацию работы столовой.
• Фаст-фуд столовая. Фаст-фуд формат предлагает быстрое и удобное питание, готовые блюда, которые клиенты могут получить мгновенно. Это наиболее оптимальный вариант для быстрой торговли и обеденного перерыва на работе. Важной особенностью фаст-фуд столовых является стандартизация процесса приготовления блюд и высокая скорость обслуживания.
• Тематическая столовая. Тематические столовые могут привлекать больше внимания и позволять выделиться на рынке, особенно если они специализируются на экзотических или редких кухнях. Однако, необходимо тщательно исследовать целевую аудиторию и убедиться, что выбранная тематика будет популярна в данном регионе.
• Доставка готовых блюд. Этот формат обслуживания предлагает возможность приобрести готовые блюда и доставить их клиенту на дом или в офис. Такой подход обеспечивает гибкость и удобство для клиентов, а также позволяет расширить аудиторию на тех, кто предпочитает питаться вне заведения. Однако, доставка готовых блюд требует наличия специального персонала и подготовки к организации доставки.

к содержанию ↑

Регистрация бизнеса

Для того, чтобы официально зарегистрировать столовую, нужно зарегистрироваться в налоговой.

Какую форму регистрации можно выбрать:

Сколько людей должно быть в бухгалтерии и на какой зарплате

Используйте алгоритм расчета оптимальной численности бухгалтерии и ее зарплату. Его применил в своей работе главбух краснодарского холдинга. Директор разрешил расширить бухгалтерию, чтобы снизить переработки.

• Алгоритм расчета оптимальной численности бухгалтерии:
• Шаг 1. Сфотографируйте рабочий день бухгалтеров
• Шаг 2. Рассчитайте нагрузку на бухгалтерию
• Шаг 3. Определите, сколько вам нужно бухгалтеров
• Шаг 4. Выведите зарплату для каждого бухгалтера

Следующая

Трудовое правоСтатья 261. Гарантии беременной женщине и лицам с семейными обязанностями при расторжении трудового договора