Работник при приеме не предоставил трудовую книжку

Подборка наиболее важных документов по запросу Работник при приеме не предоставил трудовую книжку (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

• Трудовая книжка:
• Акт об отказе в получении трудовой книжки
• Акт об уничтожении трудовой книжки
• Акт приема передачи трудовых книжек
• Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
• Благодарность в трудовую книжку
• Показать все

• Трудовая книжка:
• Акт об отказе в получении трудовой книжки
• Акт об уничтожении трудовой книжки
• Акт приема передачи трудовых книжек
• Аннулирование записи в трудовой книжке о приеме на работу
• Благодарность в трудовую книжку
• Показать все

к содержанию ↑

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Готовое решение: Как вести трудовую книжку в бумажном виде
(КонсультантПлюс, 2025) Если работник (лицо, поступающее на работу) не представил трудовую книжку, оформите новую трудовую книжку на основании соответствующего письменного заявления, в котором он указал причины отсутствия трудовой книжки (например, утрата, повреждение). Исключение — случаи, когда в соответствии с законами трудовая книжка на работника не ведется (ч. 5 ст.

65 ТК РФ).

Типовая ситуация: Прием на работу: документы и оформление
(Издательство «Главная книга», 2025) Если работник со стажем не принес ни СТД-Р, ни трудовую книжку, его можно оформить на работу, но учесть его предыдущий стаж будет нельзя. Поэтому посоветуйте ему получить СТД-Р на последней работе или СТД-СФР в МФЦ, СФР или через Госуслуги. Человека, который говорит, что потерял трудовую книжку, отправьте за дубликатом к предыдущему работодателю или по заявлению работника оформите новую книжку без записей о работе у других работодателей (ст.

66.1 ТК РФ, Письмо Минтруда от 03.06.2022 N 14-6/ООГ-3682).

к содержанию ↑

Нормативные акты

«Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 N 197-ФЗ
(ред. от 25.12.2023)
(с изм. и доп., вступ.

в силу с 01.01.2024) В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку (за исключением случаев, если в соответствии с настоящим Кодексом, иным федеральным законом трудовая книжка на работника не ведется).

к содержанию ↑

У нового работника нет трудовой: как действовать работодателю?

Рассмотрим подробно.

Бумажная или электронная трудовая?

Трудовая книжка работника может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Работники могли выбрать наиболее предпочтительный для них вариант. Для этого нужно было до 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю заявление либо о том, что трудовую книжку нужно вести в привычном бумажном виде, либо о том, что работник хочет перейти на электронный формат.

В последнем случае речь идет сведениях о трудовой деятельности, которые предоставляются работодателем согласно со статьей 66.1 Трудового кодекса.

Документ Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №14-6/ООГ-2853 от 28.04.2022

Если работник не определился и не подал заявление, работодателю нужно продолжать вести бумажную трудовую книжку. Для работников, которые впервые устраивались на работу после 31 декабря 2020 года, бумажные трудовые книжки не оформляются. Используется только электронный формат – сведения о трудовой деятельности.

Таким образом, при устройстве на новое место работник обязан предоставить своему новому работодателю или бумажную трудовую, или сведения о трудовой деятельности. Их он получает в день увольнения. Сведения могут выдать либо на бумаге, либо в электронной форме.

В последнем случае требуется усиленная квалифицированная подпись работодателя. Эту информацию можно получить не только у работодателя. Она выдается в МФЦ (в бумажной форме), в ПФР (и на бумаге, и в электронном виде) или на портале Госуслуги (в электронной форме).

к содержанию ↑

Если трудовой книжки нет

Допустим, работник выбрал бумажную трудовую. Однако документ был утерян, и работник не может предъявить его при приеме на новую работу. В таком случае работодатель должен оформить для него новую трудовую.

Работодатель заполняет его, внося следующие сведения. Это информация об общем и (или) непрерывном трудовом стаже работника до поступления на новое место работы. Стаж указывается суммарно – общее количество лет, месяцев, дней работы.

Указывать названия организаций, периодов работы в них и должностей, занимаемых работником, не требуется.

Документ Письмо Министерства труда и социальной защиты РФ №13-4/ООГ-852 от 01.03.2022

Стаж подтверждается при помощи документов. Если информации, которая в них есть, недостаточно для отражения полных сведений о работе сотрудника в прошлом, в дубликат необходимо внести только имеющиеся данные. Кроме того, в дубликате указывают сведения о работе и награждении (поощрении), которые были внесены в трудовую на последнем месте работы.

к содержанию ↑

Прием на работу по трудовому договору без трудовой книжки

Работа по трудовому договору без трудовой книжки, как правило, невозможна. Но что если нужный вам сотрудник по личным причинам не желает делать запись о трудоустройстве? В настоящей статье вы найдете информацию о законных возможностях решения данной проблемы.

Вам помогут документы и бланки:

• Исключения из общего правила
• Трудовой договор без записи в трудовую книжку при работе с совместителем
• Трудоустройство с помощью договора ГПХ
• Наемная работа у физического лица
• Оформление по трудовому договору без трудовой книжки дистанционных работников
• Итоги

к содержанию ↑

Исключения из общего правила

Согласно ст. 65 ТК РФ трудовая книжка (или электронные сведения о трудовой деятельности) является одним из обязательных документов, которые работник обязан предоставить в кадровую службу при приеме на должность.

В той же норме приводятся случаи, когда предоставлять книжку не нужно:

• Прием сотрудника без опыта работы (первичное оформление книжки, в соответствии со ст. 66 ТК РФ, производится в 5-дневный срок с даты приема).
• Заключение договора по совместительству.
• Отсутствие книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иным причинам (документ оформляется новым работодателем на основании заявления работника с изложением причины отсутствия книжки).

Читайте о корректном заполнении документа работника в материале «Инструкция по заполнению трудовых книжек».

Анализируя трудовое законодательство более детально, мы можем найти и другие случаи, когда прием на работу без трудовой книжки возможен:

• Заключение гражданско-правового договора с наемным лицом (ст. 11 ТК РФ).
• Работа у физического лица, не связанная с осуществлением предпринимательской деятельности (ст. 309 ТК РФ).
• Дистанционный труд (ст. 312.2 ТК РФ).

Во всех случаях работы по трудовому договору без трудовой книжки подтверждением стажа в Пенсионном фонде будут являться перечисленные работодателем пенсионные взносы по СНИЛС сотрудника, а также экземпляр соглашения о работе. Рассмотрим особенности способов такого трудоустройства более детально.

к содержанию ↑

Трудоустройство с помощью договора ГПХ

В отличие от трудового соглашения, которое регламентируется положениями ТК РФ, договор гражданско-правового характера подчиняется статьям ГК РФ. По этой причине запись о заключении/расторжении гражданского-правового договора (ГПД) заносить в трудовую книжку не нужно.

ВАЖНО! С 2023 года по договорам ГПХ следует подавать сведения о трудовой деятельности по форме ЕФС-1 (подраздел 1.1). Это аналог формы, действовавшей ранее — СЗВ-ТД, в которой данные по ГПД не отражались. Подробнее о новой форме ЕФС-1 мы писали в материале.

Предмет договора гражданского-правового характера (ГПХ) — вознаграждение за конкретную работу или услугу, результат которой будет закреплен в закрывающем бухгалтерском акте. Такая форма устройства требует взвешивания всех за и против с учетом интересов обеих сторон:

• «Несчастными» взносами выплаты облагаются только в случае, если договоренность между сторонами обязывает упомянуть об этом. Для работника это будет означать отсутствие выплат по больничным в случае травматизма.

ВАЖНО! С 2023 года выплаты по ГПД необходимо облагать аналогично выплатам по трудовым договорам по единому тарифу страховых взносов, куда входят в том числе и социальный взносы на временную нетрудоспособность и в связи с материнством. Подробнее о новшествах 2023 года по взносам читайте в нашей статье.

• Продление договора ГПХ не разрешено, и работы по нему не выполняются на регулярной основе.
• Соблюдение социальных гарантий в виде отпускных, компенсации при увольнении и пр. с наемниками договором ГПХ не предусмотрено.

В случае если проверка обнаружит малейшие признаки трудовых отношений по ГПД, в том числе регулярные выплаты на основе ежемесячных актов, договор будет квалифицирован как трудовой. Тогда работодатель заплатит в бюджет все причитающиеся суммы страховых взносов и пени по ним.

Кроме того, суд может обязать вас выплатить работнику все деньги, которые полагались бы ему по трудовому договору (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ, п.

к содержанию ↑

Наемная работа у физического лица

В ст. 303 ТК РФ зафиксированы положения, которые позволяют выполнять регулярную работу для физических лиц, не сопряженную с предпринимательской деятельностью. В то же время внесение записей в трудовую книжку физическим лицом строго запрещено (ст.

309 ТК РФ).

Это не означает, что отношения между работодателем и наемным лицом нигде не будут зарегистрированы. При заключении подобного соглашения на физлицо-нанимателя ст. 303 ТК РФ накладывает определенные обязательства перед государством и нанятым работником.

Так, физлицо обязано:

• оформить соглашение в письменной форме;
• уплатить все зарплатные налоги в соответствии с законодательством;
• оформить СНИЛС для работников без опыта;
• уведомить о заключении/расторжении договора городскую администрацию по месту жительства.

к содержанию ↑

Оформление по трудовому договору без трудовой книжки дистанционных работников

Очевидным достижением законодательства является введение в ТК РФ с 2013 года положений, регулирующих специфику работы удаленных работников, которые не являются представителями аутсорсинговых компаний.

Составьте договор удаленной работы правильно с помощью статьи «Образец трудового договора с дистанционным работником 2022».

Согласно ст. 312.1 удаленным сотрудником является лицо, которое трудится вне территории под контролем работодателя с помощью телекоммуникационных сетей, в том числе интернета.

С такими сотрудниками весь обмен документами может происходить в электронном виде путем использования усиленных квалифицированных ЭЦП. В то же время оригинал договора и допсоглашений к нему работодатель обязан отправить дистанционщику заказным письмом, равно как и другие рабочие документы по запросу работника.

Перед законом стационарный и дистанционный сотрудник равны в своих правах и обязанностях. Но главной «изюминкой» удаленной работы является возможность (по договоренности с работником) не заполнять и не оформлять трудовую книжку (ст. 312.2 ТК РФ).

к содержанию ↑

Что делать, если работник не предоставил свою трудовую книжку

Работники отдела кадров несут полную ответственность за то, чтобы все кадровая документация была приведена в соответствие с требованиями по законодательству. Сотрудника не смогут принять на постоянную работу документально, если он не принесет все документы, которые требуются для оформления. В случае, если работник не предоставил трудовую книжку, то сотрудники кадровой службы должны руководствоваться следующими рекомендациями:

При отказе работника предоставить такой важный документ, как трудовая книжка, не предусматривается никаких действий со стороны организации, куда устраивается сотрудник для оформления трудовых отношений.

Должен быть составлен акт, в котором следует отразить факт, что, приступив к работе, данный сотрудник не принес и не сдал трудовую, где должны были быть оформлены трудовые отношения.

Рекомендуется, чтобы от работодателя было отправлено уведомление работнику, в котором должна быть изложена просьба прийти в кадровую службу и отдать ее специалистам книжку, чтобы трудоустройство было оформлено должным образом.

к содержанию ↑

Что произойдет, если работник не предоставил трудовую книжку?

Пакет документов, которые должен предъявить приступающий к работе работник своему работодателю, устанавливается Трудовым кодексом РФ. Каждый из представленных документов должен быть достоверным. Трудовая на сегодняшний день является главным документом, с помощью которого можно легко подтвердить трудовую деятельность сотрудников.

Оформление трудовых книжек осуществляется в соответствии с Правилами их ведения и хранения. На территории РФ действуют новые книжки, но наряду с ними документы старых образцов также являются действительными. Поэтому даже если у работника нет трудовой нового образца, он может принести в кадровую службу ту, которая у него имеется на момент поступления на новую работу.

к содержанию ↑

Когда работодатель может принять сотрудника без трудовой?

В законодательстве предусмотрена возможность принятия на работу сотрудника, трудовая книжка у которого отсутствует по уважительным причинам. Одной их таких причин может оказаться утрата данного документа сотрудником, когда восстановить книжку трудно по причине ликвидации работодателя или задержка предыдущим работодателем ее выдачи. В данной ситуации работник должен подать заявление, где сообщает, что у него нет на данный момент трудовой книжки и по какой причине.

В законодательстве не предусматривается, чтобы работодатель был обязан восстанавливать записи из трудовой, потерянной работником. Но если он предоставит достоверные данные о своей трудовой деятельности на основе справок, выписок из архива и трудовых договоров, тогда работодатель может внести эти данные при заполнении книжки.

к содержанию ↑

Если трудовая от работника не получена – что делать?

Итак, если работник не предоставил трудовую книжку, что следует делать работодателю? Ни один работодатель на территории России не имеет права брать сотрудника на работу без предоставления необходимых документов. Если сотрудник отказывается отдать свою трудовую в кадровую службу, вы не можете взять его на постоянную работу и тем более не положено заключать с ним трудовой договор.

В Трудовом кодексе (ст. 22) предусмотрена административная ответственность и штраф за несоблюдение законов или других правовых актов. Если обнаружится нарушение, то инспектор обяжет к выплате административного штрафа кадрового специалиста.

Кроме того, благодаря наличию данных специального реестра в трудовой книжке, сегодняшний работодатель сможет узнать, является ли работник дисквалифицированным или нет. Как известно, при приеме дисквалифицированного сотрудника, организация будет оштрафована на 1 000 минимальных окладов, при этом трудовой договор необходимо расторгнуть. Кадровый работник также понесет наказание.

Следующая

Трудовое правоРазрешение на работу для иностранных граждан