Где мои документы! Или Контроль местонахождения нерегистрируемого бумажного документа
В каждой организации есть определенный перечень нерегистрируемых, но важных документов, например, счета на оплату, первичные документы, в некоторых случаях договоры и др. Как правило, они поступают в организацию централизованно, например, в Канцелярию, а потом передаются в подразделения, и тут возникает проблема контроля местонахождения этих документов. Например, менеджер, забравший акт выполненных работ и счет-фактуру из Канцелярии, может уйти в отпуск, не передав документы своим коллегам или бухгалтеру, или просто забыть про них под ворохом других бумаг на столе.
Работники, получающие документы в Канцелярии, могут записывать в бумажный журнал, когда и какие документы они получили, но на дворе XXI век и ведение бумажного журнала выглядит архаично.
Другой вариант – делопроизводитель может заводить на документы, не подлежащие регистрации, РКК и заполнять вкладку «Местонахождение» в ней, но это методически неверно, а также предполагает дополнительную нагрузку на специалиста.
Еще вариант – сразу сканировать документы и заносить в систему, так не потеряется хотя бы текст вместе с бумагой, но это опять же повышение нагрузки на делопроизводителя – нужно документы расшить, загрузить в сканер, обработать документы, занесенные в систему.
к содержанию ↑Решение с шрихкодами на стикерах
Для решения этой проблемы можно предложить следующее компромиссное решение. Делопроизводитель на каждый полученный документ создает карточку документа (не РКК), а бумажный документ снабжает штрихкодом для его последующей быстрой идентификации. Делопроизводитель заполняет только те реквизиты карточки, которые позволят идентифицировать документ, местонахождение при поступлении документа и его передаче подразделению-получателю заполняется автоматически.
Делопроизводитель не тратит время на сканирование документов – этим занимаются ответственные сотрудники в подразделениях после получения бумажного документа от делопроизводителя, но документ уже не потеряется бесследно.
Общая схема процесса представлена на рисунке ниже.
к содержанию ↑Поступление документов
Для быстрого занесения документов делопроизводителем в систему может быть разработан сценарий, который создает «документы-заготовки» (по аналогии с созданием таких документов в карточке РКК при печати штрихкода), например, с типом карточки «Документы произвольной формы», и формирует отчет со штрихкодами этих документов для печати на специальных листах с клеящимися стикерами.
Пользователю нужно просто задать количество наклеек, которые он использует, например, в течение недели, и система автоматически создаст необходимое количество документов-заготовок и сформирует отчет для печати штрихкодов. В решении предложена аналогичная реализация.
При поступлении документов в Канцелярию делопроизводитель наклеивает штрихкод с листа со стикерами на каждый документ и запускает процесс приема документов: при помощи специального сканера сканирует значение нанесенного на документ штрихкода.
При сканировании штрихкода открывается карточка документа-заготовки и делопроизводителю нужно лишь заполнить наименование, номер, дату и организацию, от которой поступил документ.
На вкладке «Местонахождение» в карточке автоматически заполнится информация о поступлении документа в Канцелярию. В дальнейшем эта информация позволит получить список документов, которые ожидают передачи в подразделения.
Выдача документов
В момент, когда работник пришел за документами, предназначенными для его подразделения, делопроизводитель запускает процесс выдачи документов. Поочередно считывая штрихкоды с документов, он формирует список документов на выдачу:
Делопроизводитель указывает получателя: это может быть, как работник организации, так и просто подразделение, куда выдаются документы. Если в организации существует пропускная система со штрихкодами на картах-пропусках сотрудников, то можно добавить эти данные в справочник «Работники» и выдавать документы после считывания штрихкода работника, пришедшего за документами.
После завершения выдачи информация о получателе и дата выдачи автоматически записывается на вкладку «Местонахождение» в карточке документа. Чтобы избежать случайного внесения изменений и потери документа, табличная часть с информацией о местонахождении не доступна для редактирования пользователям.
Также можно настроить автоматическую выдачу прав на полученные документы получателю и сотрудникам его подразделения.
к содержанию ↑Определение местонахождения документов
Текущее местонахождение документа можно определить несколькими способами:
- Найти нужный документ в системе и на вкладке «Местонахождение» посмотреть последнюю запись.
- Для контроля местонахождения документов в организации может быть разработан отчет, в параметрах которого задается подразделение, период передачи, номер, дата документа и другие критерии отбора, которые могут потребоваться для поиска «пропавшего» документа.
Дальнейшая работа с документами
После поступления документов в подразделения, они могут быть отсканированы потоковым сканером и скан-образы занесены в систему через службу ввода документов (DCS) с разделением документов по штрихкоду. Сканированные документы поступят ответственному за сканирование задачей по типовому маршруту «Обработка документов из службы ввода», где он сможет изменить тип карточки и вид документа на соответствующие содержанию. Таким образом, с документами можно будет работать впоследствии уже в электронном виде.
А в вашей организации существует такая проблема и как вы ее решаете?
к содержанию ↑Эффективный документооборот: предварительное рассмотрение входящих документов
Доставленное письмо – это принятое письмо, при условии, что оно адресовано той организации, в которую доставлено. Кроме того, доставленными считают письма, поступившие в почтовое отделение, но не полученные адресатом по извещению. Именно поэтому организациям, юридический адрес которых отличается от фактического, нельзя забывать о почтовом ящике по юридическому адресу.
Государственные и контролирующие органы чаще всего направляют письма именно на этот адрес.
Большинство писем проходит предварительное рассмотрение после приема и до регистрации (или рассмотрения, если документ нерегистрируемый). Например, в организацию пришло бумажное письмо, которое доставил курьер. В таком случае секретарь должен принять письмо и подтвердить прием – поставить свою подпись о получении, после чего вскрыть конверт и прочитать письмо – то есть заняться его предварительным рассмотрением.
Когда на почту организации поступает электронное письмо, оно уже считается принятым. Секретарь должен сразу заняться его предварительным рассмотрением.
Действия при предварительном рассмотрении входящих документов:
1. Отнести поступивший документ к регистрируемой или нерегистрируемой корреспонденции.
2. Определить должностное лицо, которое должно рассмотреть письмо, или подразделение, в которое его следует передать (для нерегистрируемых документов).
3. Проверить подлинность ЭЦП или наличие соглашения между организациями об обмене корреспонденцией, подписанной определенным видом ЭЦП.
к содержанию ↑Регистрируемая и нерегистрируемая корреспонденция
Распространенная ошибка принимающих корреспонденцию работников – регистрировать как входящий любой поступающий документ: от счета на оплату до оферты договора. Но регистрировать нужно только письма! Если в организацию поступает счет или оферта с сопроводительным письмом, то входящий номер получает именно письмо, а не документ.
Если поступивший документ относится к нерегистрируемым, его следует передать в соответствующее структурное подразделение.
к содержанию ↑Распределение документов для рассмотрения
Если в организации полномочия по рассмотрению и подписанию документов распределены между руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией, рассмотрение писем также следует распределить между ними. Генеральному директору направляют на рассмотрение только особо важные документы, а также документы, тематика которых не связана с полномочиями или компетенцией ни одного должностного лица.
Чтобы знать, кому именно направлять тот или иной поступивший в вашу организацию документ, создайте таблицу распределения писем между должностными лицами в соответствии с их компетенцией и полномочиями (Таблица 1).
После регистрации секретарь должен передать корреспонденцию напрямую ответственному должностному лицу.
к содержанию ↑Проверка подлинности ЭЦП
Если входящее электронное письмо подписано усиленной квалифицированной (то есть зарегистрированной в специальном удостоверяющем центре) ЭЦП, то перед регистрацией секретарь должен проверить подлинность этой подписи. Механизм проверки зависит от программного обеспечения, установленного в организации. Если организация редко обменивается электронными письмами с ЭЦП, проверить подпись можно с помощью специальных интернет-сервисов: например, gosuslugi.ru.
Этот вариант подходит только для усиленных квалифицированных ЭЦП. Положительный результат проверки может выглядеть так:
По предварительному соглашению организации могут использовать в переписке электронные подписи других видов (простая, усиленная неквалифицированная). Секретарь должен знать, с какими организациями заключены такие соглашения и какие именно ЭЦП следует использовать в той или иной переписке.
к содержанию ↑Нештатные ситуации при предварительном рассмотрении документов
Иногда при предварительном рассмотрении корреспонденции возникают нештатные ситуации. Например:
• письмо адресовано другой организации;
• письмо повреждено, что делает его нечитабельным;
• нет заявленных в письме приложений;
• ЭЦП не прошла проверку;
• письмо подписано неоговоренным сторонами видом ЭЦП.
Секретарь должен знать, какие действия предпринять в каждом из перечисленных случаев (Таблица 2).
Эти нештатные ситуации секретарь обнаруживает уже после приема письма. К регистрации и рассмотрению такую корреспонденцию допускать нельзя, но такое решение должно быть обосновано.
Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 8, 2019.
к содержанию ↑Узнать больше:
- Делопроизводственные ошибки секретарей
- Как делегировать полномочия по работе с документами
- 10 любимых ошибок в управлении документами
Нужно ли возить с собой документы на нерегистрируемую лодку?
Телеграфно: возить или не возить документы на «нерегистрат»?
Такого, явного и прямого, законодательно закрепленного, требования нет. Тем не менее, бывают иногда ситуации, когда документы, подтверждающие право собственности на лодку, не подлежащую регистрации, а так же документ удостоверяющий личность судоводителя оказываются очень уместны.
Вот что кратко по этому поводу можно сказать.
Многобуквица по сути вопроса
Итак, у Вас лодка которая по всем критериям не подлежит регистрации. Каков её правовой статус? Такой же как у велосипеда, роликов и коньков или полноценный статус маломерного судна? Ответ на этот вопрос дается в п. 3 ст.
7 Кодекса торгового мореплавания РФ и в ст. 3 Кодекса внутреннего водного транспорта РФ: маломерным считается судно, длина которого не больше 20 метров, а пассажировместимость не больше 12 человек.
Таким образом, законодатель не делает особых различий в правовом статусе лодок подлежащих регистрации и «нерегистратов». «Сильвер» с 200 л.с., надувастик с движком 5 л.с., водный велосипед, прогулочная гребная лодка и даже какой-нибудь двухметровый «Нырок» с силовой установкой не более 1 человеческой силы с веслами в руках, — всё это маломерные суда.
Как известно, если маломерное судно (далее — МС) не подлежит государственно регистрации, на него не нужно прав, судового билета и номеров. Тем не менее эти суда остаются поднадзорными ГИМС. Передвигаясь по акватории на таком судне, Вы всё равно обязаны обеспечивать нормы снабжения МС, касающиеся безопасности пассажиров, знать и соблюдать Правила плавания и т.д.
«Алкогольная» статья, кстати, на судоводителей «нерегистратов» распространяется целиком и полностью.
Ну так что же с документами?
к содержанию ↑Я достаю из широких штанин… удостоверение личности
Если судоводитель нерегистрируемого МС совершил административное правонарушение инспектор ГИМС, установивший это, обязан составить протокол об административном правонарушении. Но если у этого судоводителя нет при себе паспорта, то как он это сделает? Напишет его со слов нарушителя на какого-нибудь Васю Пупкина? Всё очень просто. В таком случае инспектор обязан задержать маломерное судно, а судоводителя (полагающего, «что усы, лапы и хвост — вот мои документы») передать полиции с целью установления личности.
Полиция при этом применяет в виде меры обеспечения задержание до выяснения личности сроком до 3 ч ( КоАП РФ, ч. 1 ст. 27.5) .
С точки Закона должностное лицо ГИМС обязано поступить именно так (см. обновление в конце статьи). Конечно все мы люди, «зачем портить отдых», да «кому нужно тратить время» и т.д.
Однако всегда надо помнить, что пренебрежение нормами главы 11 КоАП РФ за румпелем нерегистрируемой лодки имеют шанс кончиться (как ни странно) гораздо хуже, чем на «взрослой» лодкекатере.
Таким образом, документ, удостоверяющий личность (или его заверенная копия) должен обязательно быть крайне желательно иметь при себе судоводителю маломерного судна.
А как насчёт остальных документов?
к содержанию ↑Документы, подтверждающие право собственности на маломерное судно
Такими документами являются договор купли-продажи, справка-счет, товарный чек. Если лодка и мотор приобретены отдельно, перечисленные документы должны существовать в природе и на то, и на другое. Но нужно ли их возить с собой?
Прежде всего надо выяснить на какой правовой норме основывается ответственность за отсутствие при себе документов на лодку.
Согласно статье 11.8.1. КоАП РФ Управление маломерным судном судоводителем, не имеющим при себе документов, необходимых для допуска к управлению маломерным судном:
…Управление маломерным судном судоводителем, не имеющим при себе удостоверения на право управления маломерным судном, судового билета маломерного судна или его копии, заверенной в установленном порядке, а равно документов, подтверждающих право владения, пользования или распоряжения управляемым им судном в отсутствие владельца, — влечет предупреждение или наложение административного штрафа в размере ста рублей.
Т.е, на лодку должны быть права, судовой, а если ты не собственник, которого в данный момент нельзя наблюдать на борту, — то еще и доверенность на право «владения, пользования или распоряжения» судном.
Разумеется, если лодка не подлежит регистрации, прав не требуется, а судового просто быть не может. Да и вообще, если речь о лодке не подлежащей гос. регистрации о каком допуске к управлению можно говорить? Т.е.
требования 11.8.1, получается, не распространяются на лодки, не подлежащие регистрации.
Таким образом, приходим к заключению, что документы, подтверждающие право собственности на лодку, не подлежащую регистрации возить с собой не нужно.
Тем не менее, одни старшие инспектора ГИМС утверждают, что возить с собой копии правоустанавливающих документов не обязательно, что это лишь добрая дружеская рекомендация ГИМС.
Другие, не менее старшие, утверждают ровно обратное и говорят, что заверенные копии возить с собой нужно.
Время от времени производятся совместные рейды ГИМС и транспортной полиции. Какие «подвесники» крадут чаще? Правильно, маломощные. Иногда вместе с лодками.
Поэтому, если Вы обладатель «нерегистрата», есть какая-то вероятность, что маркамодель Вашей лодки или мотора находятся в их списке украденных. Вас могут остановить с целью проверить, а не Вы ли «свистнули» мотор. И в этом случае какие Ваши доказательства?(С).
Только документы.
Кроме того, сейчас довольно быстро меняется (дополняется) законодательство по поводу МС. Сегодня Ваша лодка не регистрируется, а завтра уже обязательна к регистрации.
Лирическое отступление. Сейчас выпускаются десятки, если не сотни, моделей лодок, способных нормально передвигаться под ПЛМ до 10,88 л.с., и, при этом, не все из них «нерегистраты». Так возможно ли, даже самому умному сотруднику ГИМС, знать всё обо всех лодках? А ведь есть ещё и «самострой».
Как инспектор ГИМС определит на воде подлежит данная лодка регистрации или нет без паспорта лодки? Мотор говорит сам за себя, но как «гимсовец» сделает вывод о массе незнакомой ему модели лодки? Взвесит рукой на берегу? Не подумайте, что я ещё агитирую и за паспорт лодки. Просто, возвращаясь к теме о государственной регистрации МС, есть лишний повод задуматься, — правильно ли ориентироваться на массу судна?
Следующая