Служебная записка на списание основных средств — образец

Чтобы ваша служебная записка не осталась без внимания и была вовремя рассмотрена, необходимо соблюсти несколько правил:

• записку оформить на имя руководителя;
• озаглавить документ и проставить в нем дату и подпись;
• привести минимально необходимый набор сведений о подлежащем списании активе (инвентарный номер, местонахождение, срок и условия эксплуатации и т. д.);
• описать состояние основного средства и причины его непригодности к дальнейшей эксплуатации лаконично, но с необходимой детализацией;
• изложить просьбу о списании объекта с вашего материального подотчета и с баланса предприятия;
• готовый подписанный документ зарегистрировать у секретаря или проставить отметку уведомления о прочтении при отправке записки руководству через электронную почту, если такой способ представления служебных записок установлен на предприятии.

Соблюдение этих правил придаст вашей записке статус официального документа, а не простой бумажки с непонятными записями. Тогда реакцию руководства на изложенные факты долго ждать не придется.

Если вверенное сотруднику основное средство непригодно к эксплуатации, но фактический срок полезного использования его еще не истек и остаточная стоимость не обнулилась, о необходимости списания с учета такого актива необходимо сообщить руководителю компании. Сделать это можно с помощью служебной записки. Ее шаблон может быть разработан на предприятии.

Если такого шаблона нет, записку следует оформить, используя обычные правила оформления деловых писем.

Больше полезной информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».

Кто составляет пояснительное письмо?

Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.

Цель служебной записки— уведомить должностное лицо о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.

Написать записку должно ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и учет основных средств. Ходатайство составляется на имя генерального директора.

Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.

Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:

• Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
• На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
• ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
• Обнаружена недостача в результате инвентаризации.

При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной внутренними правовыми актами или законодательством.

Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.

Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.

Какое основание приводится в ходатайстве?

Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:

• Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
• Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.

На основании записки генеральный директор созывает приказом комиссию, которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.

Оформление технико-экономического обоснования

Для того чтобы списать основные средства, в том числе ценное имущество, необходимо составить технико-экономическое обоснование.

Это документ, в котором ответственное лицо при помощи расчетов обосновывает необходимость снять с учета имущество.

Чтобы списать технику или оборудование, часто для технико экономического обоснования необходимо обратиться к организации, которая производит обслуживание данного имущества на предприятии.

Последний, в свою очередь, после получения всех документов должен в течение 30 дней принять соответствующее решение.

Любое решение оформляется документально: или в виде распорядительного документа о списании, или в виде письма с отказом.

В каких случаях нужно списывать ОС с бухгалтерского учета

Прежде чем мы расскажем о служебной записке на списание основных средств, скажем несколько слов о причинах списания ОС.

Скачать бланк служебной записки на списание основных средствЧтобы скачать бланк, активируйте пробный доступВам откроются закрытые сервисы и все номера журнала «Главная книга»

• выбытия в результате продажи, передачи в уставный капитал другой организации, дарения и т.д.;
• физического или морального износа;
• ликвидации при аварии.

В первом случае основанием для списания ОС служит, например, договор купли-продажи, акт приема-передачи ОС и т.д. В двух же последних случаях понадобится служебная записка. То есть она нужна, когда происходит внутреннее списание ОС.