Служебная записка на списание основных средств — образец
Чтобы ваша служебная записка не осталась без внимания и была вовремя рассмотрена, необходимо соблюсти несколько правил:
- записку оформить на имя руководителя;
- озаглавить документ и проставить в нем дату и подпись;
- привести минимально необходимый набор сведений о подлежащем списании активе (инвентарный номер, местонахождение, срок и условия эксплуатации и т. д.);
- описать состояние основного средства и причины его непригодности к дальнейшей эксплуатации лаконично, но с необходимой детализацией;
- изложить просьбу о списании объекта с вашего материального подотчета и с баланса предприятия;
- готовый подписанный документ зарегистрировать у секретаря или проставить отметку уведомления о прочтении при отправке записки руководству через электронную почту, если такой способ представления служебных записок установлен на предприятии.
Соблюдение этих правил придаст вашей записке статус официального документа, а не простой бумажки с непонятными записями. Тогда реакцию руководства на изложенные факты долго ждать не придется.
Если вверенное сотруднику основное средство непригодно к эксплуатации, но фактический срок полезного использования его еще не истек и остаточная стоимость не обнулилась, о необходимости списания с учета такого актива необходимо сообщить руководителю компании. Сделать это можно с помощью служебной записки. Ее шаблон может быть разработан на предприятии.
Если такого шаблона нет, записку следует оформить, используя обычные правила оформления деловых писем.
Больше полезной информации — в рубрике «Бухгалтерские документы».
к содержанию ↑Кто составляет пояснительное письмо?
Такой документ обычно пишется в единственном экземпляре и только при острой необходимости составляется его копия.
Цель служебной записки— уведомить должностное лицо о необходимости списать объекты ОС вследствие указанных причин.
Написать записку должно ответственное лицо, которое отвечает за сохранность и учет основных средств. Ходатайство составляется на имя генерального директора.
Если служебную записку пишет человек, который обладает необходимой информацией о стоимости ОС, то в ней указывается оценочная и остаточная стоимости.
Чаще всего такое ходатайство пишет инженер по АХЧ, а также лицо, имеющее доступ к учету ОС.
Чаще всего оборудование или другие основные средства списываются в случае, если:
- Объект изношен морально или физически. Считается непригодным для дальнейшего использования и эксплуатации.
- На предприятии происходит техническое оснащение, расширение, а также замена основных средств.
- ОС пострадало в результате аварии или стихийных бедствий и не пригодно к дальнейшей эксплуатации.
- Обнаружена недостача в результате инвентаризации.
При этом служебную записку можно не писать, а также не согласовывать с руководством списание ОС, если его первоначальная стоимость ниже суммы, установленной внутренними правовыми актами или законодательством.
При списании в связи с недостачей нужно уточнить начальную стоимость оборудования, стоимость его амортизации и списать долг на виновное лицо, если таковое было установлено.
Важно! Даже если у основного средства амортизация составила 100% без прохождения полной процедуры по списанию нельзя выкидывать оборудование или утилизировать его.
Это противозаконно и может привести к привлечению к дисциплинарной или материальной ответственности виновных лиц.
к содержанию ↑Какое основание приводится в ходатайстве?
Для того чтобы запустилась процедура списания необходимо указать в служебной записке веские основания. К ним относятся:
- Физический износ, который привел к невозможности использования оборудования по прямому назначения. Это может быть поломка, необходимость постоянного ремонта, а также проблемы с оборудованием, которые возникли по вине внешних факторов (авария, стихийное бедствие).
- Материальный износ — оборудование считается устаревшим и не может использоваться вследствие несоответствия требованиям основного производства. Чаще всего это основание применяется в том случае, когда на предприятии есть возможность переоборудовать производство или применить более новые т технологии для улучшения производственного процесса.
По сути, служебная записка необходимо только в случае, если материальная база устарела и по факту оборудование необходимо менять, или замена уже происходит, а прежнее оборудование есть необходимость списать.
На основании записки генеральный директор созывает приказом комиссию, которая будет заниматься оформлением выбытия ОС.
к содержанию ↑Оформление технико-экономического обоснования
Для того чтобы списать основные средства, в том числе ценное имущество, необходимо составить технико-экономическое обоснование.
Это документ, в котором ответственное лицо при помощи расчетов обосновывает необходимость снять с учета имущество.
Чтобы списать технику или оборудование, часто для технико экономического обоснования необходимо обратиться к организации, которая производит обслуживание данного имущества на предприятии.
Также в документе указываются расчеты с ожидаемыми результатами от списания. Этот документ составляется комиссией, которая направляет его генеральному директору.
Последний, в свою очередь, после получения всех документов должен в течение 30 дней принять соответствующее решение.
к содержанию ↑Любое решение оформляется документально: или в виде распорядительного документа о списании, или в виде письма с отказом.
В каких случаях нужно списывать ОС с бухгалтерского учета
Прежде чем мы расскажем о служебной записке на списание основных средств, скажем несколько слов о причинах списания ОС.
Скачать бланк служебной записки на списание основных средствЧтобы скачать бланк, активируйте пробный доступВам откроются закрытые сервисы и все номера журнала «Главная книга»
- выбытия в результате продажи, передачи в уставный капитал другой организации, дарения и т.д.;
- физического или морального износа;
- ликвидации при аварии.
В первом случае основанием для списания ОС служит, например, договор купли-продажи, акт приема-передачи ОС и т.д. В двух же последних случаях понадобится служебная записка. То есть она нужна, когда происходит внутреннее списание ОС.
Следующая