Инструкция: пишем записку об отсутствии сотрудника на рабочем месте
Работники обязаны соблюдать трудовую дисциплину и в рабочее время находиться на работе, выполнять трудовую функцию. Если сотрудник без уважительных причин отсутствует на работе, факт неявки фиксируют в рапорте об отсутствии на работе, который составляет непосредственный руководитель и передает директору организации.
Документ является основанием для применения дисциплинарного взыскания — выговора, замечания или увольнения (ст. 192 ТК РФ). Его составляет руководитель отдела.
При отсутствии работника на смене более четырех часов подряд и отражении в служебной записке прогула без уважительной причины работодатель вправе уволить сотрудника по ст. 81 ТК РФ.
В служебках отражают любой факт нарушения дисциплины: нарушение техники безопасности, опоздание, уход с работы раньше положенного времени и пр. На основании докладной записки о сне на рабочем месте, об опоздании и пр. руководитель вправе затребовать объяснительную.
В случае применения дисциплинарного взыскания и обжалования его работником проверяющие органы и суд затребуют докладную записку на сотрудника за покидание рабочего места, за иные оспариваемые нарушения и объяснительную.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как уволить за невыход на работу. Используйте эти инструкции бесплатно.
Получите бесплатный доступ , чтобы прочитать.
к содержанию ↑Как составить докладную записку
Закон не закрепляет требований, как написать докладную на сотрудника за невыход на работу, документ составляют в свободной форме. При наличии в организации утвержденного образца используйте его. Документ составляют на фирменном бланке или на чистом листе А4.
Допустимо рукописное написание или с использованием компьютера.
Вот пошаговая инструкция, как пишется в случае невыхода сотрудника работу докладная:
Шаг 1. Заполните шапку: укажите Ф.И.О. и должность составителя и кому адресована.
Шаг 2. По тексту укажите дату события, время и место.
Шаг 3. Напишите Ф.И.О. и должность виновного работника.
Шаг 4. Опишите произошедшее событие с указанием времени начала его совершения и окончания.
Шаг 5. Поставьте дату составления и подпись. Передайте документ директору организации.
Рекомендуем к служебке об отсутствии работника на рабочем месте приложить комиссионный акт об отсутствии.
Предлагаем стандартный шаблон:
Директору ООО «______________»
От руководителя отдела _________
Довожу до вашего сведения, что «_____» ______________ 2022 г. в ____ ч. сотрудник _________________________________ нарушил трудовую дисциплину: __________________________.
В связи с изложенным прошу применить взыскание: _____________________.
«______» __________________ 2022 г.
________________________ (Ф.И.О., подпись)
к содержанию ↑Первые 3 дня бесплатно
Вы сразу получите доступ ко всем бланкам. Создавайте и редактируйте любую отчётность.Спасибо за обращение!Мы получили вашу заявку.
В ближайшее время наш менеджер свяжется с вами. Удачного дня!
Все возможности сервиса «Моё дело»
Минута на выставление счёта Выставляйте счета из сервиса сразу с кнопкой оплаты. Ваши клиенты смогут совершать оплату любым удобным для них способом. Мы всё предусмотрели!
Никто не хочет платить налоги, но… Мы поможем, по крайней мере, не переплачивать. Сервис сам рассчитает налоги и взносы и предложит вам все возможные варианты снизить налоги.
Сдавайте отчётность не выходя из дома Сервис автоматически сформирует отчёт, проверит его и отправит онлайн. А узнать, принят ли ваш отчёт, есть ли вопросы от инспектора — можно в любой момент.
Не оставим наедине с бухгалтерией Не нужно гуглить, задайте свой вопрос экспертам «Моего дела». Мы разберём вашу ситуацию и предложим оптимальное решение в течение суток.
Сверка с ФНС в любое время Проверить, нет ли у вас задолженности по налогам за прошлые периоды, можно прямо из личного кабинета. Для сверки больше не нужно посещать инспекцию.
Не забудьте про сотрудников Взносы, зарплата и другие выплаты рассчитываются автоматически. Полный пакет необходимых документов для оформления сотрудников формируется в один клик.
Удобная интеграция с банками Мгновенная выгрузка платёжных поручений для отправки в банк, загрузка выписок из банка в сервис. Теперь движение денежных средств всегда под контролем.
Несём финансовую ответственность Мы не ошибаемся, но…Для вашего спокойствия наша ответственность застрахована на 100 000 000 рублей!
Интеграция с Моё дело.API Открытое API позволяет обмениваться данными с любым сервисом, который вы используете.
к содержанию ↑Как составить акт об отсутствии на рабочем месте: образец
Из статьи вы узнаете:
- Акт об отсутствии работника на рабочем месте: образец
- Как составить акт об отсутствии сотрудника на рабочем месте
- Что делать после того, как составили акт об отсутствии сотрудника
Акт о прогуле сотрудника: образец
Акт об отсутствии на рабочем месте — это главный документ, который подтверждает прогул. Документ составляют минимум при двух свидетелях. Фиксировать затянувшийся прогул — формальность, но необходимая.
Позже сотрудник должен будет подтвердить, что причина его отсутствия была уважительной. Если он этого не сделает или уважительной причины не будет, можно объявить сотруднику дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.
Акт об отсутствии на рабочем месте: образец
к содержанию ↑Важно! Если сотрудник на протяжении многих дней не появляется на работе, вам придется составлять акт ежедневно. Когда прогульщика нет дольше недели, составляйте акты еженедельно, если дольше 30 дней, то со второго месяца — по итогам прошедшего. Составлять акты реже не рекомендуют, поскольку для применения дисциплинарного взыскания предусмотрен месячный срок, а его исчисляют с последнего зафиксированного дня.
Если составить всего один акт в первый день, то суды встанут на сторону прогульщика. Максимум, что засчитают, — 1 прогул. Подробнее об этом читайте в Системе Кадры
Кто составляет акт о прогуле
Составление акта об отсутствии на рабочем месте — задача руководителя отдела, кадровика, HR-а или секретаря. Кроме того, чтобы составить документ, понадобится комиссия. Обычно, это два человека.
Они своими подписями подтвердят, что сотрудника не было на рабочем месте.
Прежде чем составить акт, начальник прогульщика может написать записку на имя гендиректора. В ней сообщить об отсутствии подчиненного на рабочем месте. Специальной комиссии для этого не нужно.
В записке руководитель может перечислить меры, которые приняли для поиска работника: звонили по месту жительства, провели служебную проверку и т.д. В докладной записке, как и в акте, фиксируют в часах и минутах время отсутствия сотрудника.
Документы, которые вам точно понадобятся в борьбе с прогульщиками:
Увольнение за прогул: пошаговая процедура-схема Скачайте шпаргалкуПриказ о дисциплинарном взыскании Образец от экспертаАкт об отказе сотрудника подписать приказ о наложении дисциплинарного взыскания Используйте в работе
к содержанию ↑Когда составлять акт об отсутствии работника на рабочем месте
Документ составляют, если работник компании злостно нарушает трудовую дисциплину, не соблюдает правила трудового распорядка или совсем не приходит на работу. Если сотрудник не был на рабочем месте дольше четырех часов — это прогул. Но юридические последствия у него будут, только если прогул подтвердить документально.
Для этого и составляют акт. При это сделать это нужно в течение месяца после прогула. Документ, которые составили позже, теряет юридическую силу.
Не считается прогулом отсутствие при следующих обстоятельствах:
- чрезвычайные ситуации — пожар, отмена рейса, природные катаклизмы, аварии и устранение их причин, забастовки работников транспорта;
- смерть близкого родственника или его сопровождение в лечебное учреждение при экстренной госпитализации;
- вызов в органы МВД;
- участие в донорской акции;
- участие в забастовке.
- выполнение общественных или государственных обязанностей;
- арест.
Обратите внимание! Суды постоянно меняют тактику, поэтому что раньше расценивали как прогул, сейчас относят к уважительным причинам. Смотрите в журнале «Кадровое дело» пять неожиданных оснований не увольнять сотрудников, которые не вышли на работу
В остальных случаях оценивать, уважительная ли причина отсутствия на рабочем месте или нет, придется руководителю. Собирайте и сохраняйте все документы, которые подтверждают прогул. Они потребуются позже, когда вам будет нужно уволить нарушителя дисциплины.
К таким документам относятся докладные записки руководителя, объяснительные сотрудника, акты об отсутствии сотрудника на рабочем месте, приказы о наложении дисциплинарного взыскания и лишении премии.
к содержанию ↑Алгоритм составления акта об отсутствии на рабочем месте
- Шаг 1. Заполните «шапку» документа. По центру дайте полное и сокращенное название компании. Укажите вид документа — «акт», дату создания и номер акта. В расшифровке названия укажите фамилию нарушителя, а строкой ниже — точное время, когда составили акт. Если составляете акт на фирменном бланке, просто впишите фамилию нарушителя, время и дату прогула.
- Шаг 2. Зафиксируйте факт отсутствия сотрудника. Укажите, кто это сделал и в чьем присутствии, приведите фамилии сотрудников, которые подтвердят прогул, укажите фамилию нарушителя и точное время прогула.
- Шаг 3. Приведите вероятную причину отсутствия. Укажите источник информации, например, «сообщил по телефону». Позднее сотрудник подтвердит причину отсутствия документально.
- Шаг 4. Соберите необходимые подписи. Акт нужно подтвердить, как минимум, тремя подписями: составителя документа и двух сотрудников, которые удостоверили прогул.