Регистрация, учет и ведение договоров в организации: основные правила

Четко выстроенная система договорной работы в организации — это экономия времени, финансов и сохранение репутации бизнеса. Грамотная организация договорной работы экономит ресурсы, повышает налоговую безопасность, снижает риски потери прибыли и судебных разбирательств. Из статьи вы получите представление о «жизненном цикле» договоров и эффективном управлении договорной работой в компании.

к содержанию ↑

Кто отвечает за договоры в организации?

Работу с договорной документацией обычно поручают штатным сотрудникам: бухгалтеру, юристу, секретарю. На средних и крупных предприятиях для этой цели иногда создают отдельные структурные подразделения.
Чтобы документы проходили весь цикл от подготовки до хранения уже подписанного экземпляра без искажений и максимально быстро, в некоторых компаниях разрабатывают Положение, где четко и пошагово описан этот процесс.

к содержанию ↑

Этапы работы с документами и договорами

Процесс работы с договорами в организации обычно разделяют на несколько этапов:

1. Подготовка проекта договора.
2. Согласование.
3. Подписание договора, регистрация и хранение.

Подготовка проекта договора

На этом этапе прорабатывают текст договора и все необходимые приложения к нему, например: формы отчетности, которые подписывают заказчик и исполнитель в ходе выполнения своих обязательств, перечни работ, услуг, которые более подробно раскрывают некоторые пункты соглашения. Проект разрабатывается с учетом требований законодательства и внутренних Положений компании.

За подготовку проекта договора отвечает специализированный отдел, например, юридическая служба, либо отдельный сотрудник: коммерческий директор, бухгалтер.

В любом случае проект договора должен быть структурирован и содержать обязательные разделы:

• преамбула;
• предмет договора;
• права и обязанности сторон;
• сроки действия договора и исполнения обязательств;
• цена и порядок расчетов (при наличии расчетов);
• ответственность сторон;
• порядок урегулирования споров;
• другие условия, которые являются значимыми (форс-мажор, коммерческая тайна);
• юридические адреса и реквизиты сторон.

к содержанию ↑

Согласование проекта договора

Согласование договора позволяет учесть возможные «подводные камни» и подготовить документ таким образом, чтобы исполнение обязательств по нему не нанесло организации финансовый или репутационный ущерб, или не стало причиной судебных разбирательств с недобросовестным контрагентом.

Как правило, договор рассматривают:

• главный бухгалтер, с точки зрения налоговой безопасности;
• финансовый директор, на предмет целесообразности его заключения;
• юрист, для оценки соответствия договора действующему законодательству и внутренним положениям организации;
• служба безопасности, если есть необходимость в дополнительной проверке репутации контрагента.

Если согласование договоров в организации происходит на бумаге, есть только один вариант маршрута движения документа — последовательно, от одного согласующего к другому. В случае, когда компания использует специальную программу для согласования документов или систему внутреннего электронного документооборота, этот процесс можно организовать как последовательно, так и параллельно. Подробнее о маршрутах согласования вы можете прочитать в статье «Как организовать согласование документов внутри компании».

Для того, чтобы выстроить систему электронного согласования договоров в компании, не обязательно внедрять сложные и многофункциональные СЭД. Для этой цели подойдет более простое и бюджетное решение, такое как система «Ведок».

Согласование договора с применением таких программ, как «Ведок», выглядит следующим образом:

1. Исполнитель (сотрудник, ответственный за подписание договора) готовит проект.
2. Через «Ведок» отправляет его всем должностным лицам, которые участвуют в согласовании, по последовательному или параллельному маршруту.
3. Каждый участник либо вносит необходимые правки, либо утверждает проект договора. Все действия фиксируются в системе. Если задан маршрут последовательного согласования, документ автоматически переходит от одного согласующего к другому.

При отсутствии программы или СЭД исполнителю приходится распечатывать проект договора, лист согласования к нему, и лично передавать документы каждому ответственному сотруднику. Если в круг согласования входят больше трех участников, либо они находятся в разных филиалах, согласование на бумаге значительно замедляет процесс работы с документами.

Например, производственный отдел отвечает за выполнение плана по производству продукции, бухгалтерия — за своевременную оплату и пр. Контроль исполнения условий договора, как правило, ведет финансовый или исполнительный директор.

к содержанию ↑

Регистрация договоров

Регистрация договоров необходима для учета и сохранности оригиналов самих договоров, приложений к ним, дополнительных соглашений. Все договоры регистрируют в специальном журнале,где указывают дату, номер сделки и другие реквизиты на усмотрение организации.

Журнал можно вести в любой форме: бумажной, в Excel-файлах, специальных программах или системах электронного документооборота. Если в компании нет требований к формату журнала, то его выбор обычно зависит от пожеланий делопроизводителя или офис-менеджера.

В небольших организациях как правило используют один бумажный журнал, в более крупных сразу несколько, или отдельный в каждом структурном подразделении. Журнал хранится у ответственного сотрудника: секретаря, юриста, бухгалтера, делопроизводителя.

Тем не менее, с точки зрения надежности хранения информации и удобства использования электронный журнал однозначно выигрывает перед бумажным. Если вести регистрацию договоров в специальной программе, например в системе «Ведок», сотрудникам будет проще искать договоры по названию контрагента или другим реквизитам. Кроме того, в системе можно настроить фильтрацию и сортировку сразу по нескольким критериям, что в несколько раз ускоряет поиск в большом массиве документов.

к содержанию ↑

Хранение договоров

Хранение подразделяют на:

• текущее (срок зависит от периода сделки, возможных споров по ней и т. д., то есть пока документ «в работе»);
• архивное (порядок определен приказом Росархива № 236 от 20.12.2019 г. — в зависимости от вида документа).

к содержанию ↑

Регламент и правила работы с договорами в организации

Четкий регламент определяет последовательность, сроки и этапы работы с договорами, сотрудников, участвующих в этом процессе, и их ответственность.
Его нужно утвердить в отдельным Положением и ознакомить всех специалистов, которые работают с договорной документацией. Каждый из них должен четко понимать последовательность своей работы, требования и зону ответственности.

В регламенте важно указать:

• исполнителя, который контролирует весь цикл и координирует действия по работе с договором других сотрудников;
• ответственных лиц, которые участвуют в подготовке, согласовании, подписании и исполнении контракта;
• сроки подготовки и согласования;
• ответственность сотрудников за подготовку и исполнение договора;
• правила оформления отчетности об исполнении договора.

На основе этой отчетности проводится анализ эффективности заключаемых соглашений. Это позволит оперативно выявлять ошибки и не допускать их при разработке следующих договоров.

к содержанию ↑

Сколько хранить договоры в организации

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства. Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

к содержанию ↑

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера. Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т.

д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

к содержанию ↑

Как определить срок

• Налоговому кодексу;
• ФЗ «Об архивном деле»;
• ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

• конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
• обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

к содержанию ↑

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Основные позиции приведены в таблице:

До ликвидации организации

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

к содержанию ↑

Хранение договоров гражданско-правового характера с физическими лицами

Время от времени организациям приходится заключать так называемые договоры гражданско-правового характера (ГПХ) не с организациями, а с обычными людьми – выражаясь официальным языком, с физическими лицами. В статье мы не будем разбирать юридическую сторону вопроса[1], а рассмотрим делопроизводственную и архивную, ведь закрытые договоры ГПХ с физическими лицами нужно хранить 50 лет.

Главное, что нужно уметь секретарю, – отличать договоры ГПХ с физическими лицами от всех остальных. У договоров ГПХ есть особые признаки.

1. Договоры ГПХ заключаются именно с физлицами, а не с индивидуальными предпринимателями или самозанятыми гражданами. С точки зрения владения собственным делом «герой» договора ГПХ – обычный человек без всякого личного бизнеса, и в преамбуле договора он звучит как «гражданин Российской Федерации».

2. Договоры ГПХ с физическими лицами обычно заключаются на какие-то разовые работы или услуги: провести корпоратив, написать тексты для сайта, вымыть окна в офисе. Актуальная для секретаря тема – сшить архивные документы.

В этом случае с физическим лицом также заключается договор ГПХ на услуги по прошивке дел.

3. В договоре ГПХ с физическим лицом обычно прописывается обязанность организации уплатить налоги на доходы физического лица. Для сравнения: самозанятые граждане и индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут свой налоговый учет.

к содержанию ↑

Оперативное хранение

В период выполнения работ и оперативного хранения договоры ГПХ могут быть подшиты сотрудниками структурных подразделений вместе со всеми остальными договорами ГПХ (этим грешат юристы) или вместе с обычными трудовыми договорами (так бывает в отделе кадров). Оба варианта неверны. Договоры ГПХ с физическими лицами должны подшиваться отдельно, потому что:

• имеют срок хранения, отличный от прочих договоров ГПХ (50/75 лет, ст. 301 Перечня 2019[2]). Другие договоры могут храниться 5, 10, 15 лет, до ликвидации организации, но не 50 лет;
• не являются документами по личному составу.

Документами по личному составу в соответствии со ст. 3 Федерального закона № 125-ФЗ[3] являются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем. Трудовые отношения регулируются трудовым законодательством – в первую очередь, Трудовым кодексом Российской Федерации (далее – ТК РФ), а гражданско-правовые – Гражданским кодексом Российской Федерации (далее – ГК РФ), и договоры ГПХ с физическими лицами входят в их число.

[1] Славинская А.Н. Договоры ГПХ вместо трудовых: стоит ли заключать? // Секретарь-референт. 2022. № 9. С. 33–36.

[2] Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236).

[3] Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ[3] «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 11.06.2021).

Е.Н. Кожанова,
специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 11, 2022.

к содержанию ↑

Узнать больше:

• Договоры ГПХ вместо трудовых: стоит ли заключать?

Что нужно знать о новых правилах хранения документов

С середины сентября действует Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77, который поменял правила работы с документами, а также требования к их хранению. Отдельная глава приказа посвящена электронным архивным документам. Ранее действующий Приказ Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526 утратил силу.

к содержанию ↑

В этой статье:

• Как хранить документы с 17 сентября 2023 года
• Как уничтожить документацию
• Как хранить электронные документы

Как хранить документы с 17 сентября 2023 года

Хранение в зависимости от вида документа. Есть документы постоянного и длительного сроков хранения. Документы длительного срока хранения (не более 10 лет) можно не сдавать в архив, а хранить в подразделении организации, которое их оформило — например, в бухгалтерии или в отделе кадров.

По истечении срока хранения их следует уничтожить.

Документы длительного срока хранения, свыше 10 лет, и постоянного хранения, до ликвидации организации, передаются в архив.

По новым правилам документы сдаются на хранение в архив не ранее, чем через год и не позднее, чем через три года после окончания их обработки.

Способы хранения. Новые правила позволяют организации выбрать один из вариантов хранения документации:

• Создать архив самостоятельно. Если документов немного, то будет достаточно запирающегося шкафа или сейфа, например, в отделе кадров или в бухгалтерии. Если же документов много, то придется выделить отдельное изолированное помещение, которое соответствует определенным требованиям. Прежде всего это не может быть подвал, помещение должно иметь естественную или искусственную вентиляцию и отделяться от соседних помещений огнеупорными стенами. Ведением архива занимается ответственный сотрудник. А деятельность самого архива регламентируется локальным актом.
• Передать документы (бумажные и электронные) на хранение специализированной организации по договору возмездного оказания услуг. При этом важно, чтобы такая деятельность была для этой организации уставной.

Порядок формирования дел. Согласно п. 49 новых правил, документы постоянного и временного срока хранения распределяются по отдельным делам.

В дело включаются документы в соответствии с содержанием заголовка дела. В дела группируются документы одного календарного года, но есть исключения — переходящие дела, личные дела, которые формируются в течение всего периода работы человека в организации. Кроме того, личные дела следует формировать отдельно на каждого работника, документы в личных делах располагать в хронологическом порядке по мере поступления.

Новые правила обязывают распределять лицевые счета по заработной плате в отдельные дела и располагать по алфавиту ФИО.

Что касается приказов, то они группируются в дела в соответствии с установленными для них сроками хранения. А такие документы, как приложения, листы ознакомления, согласования и резолюции включаются в дело вместе с документами, к которым относятся.

Листы одного дела подшиваются в твердую обложку. Для прошивки делают четыре прокола. При оформлении малоформатного дела допускается три прокола.

Для электронных документов и составления электронного архива правила определяют отдельную процедуру.

к содержанию ↑

Как уничтожить документацию

Через организации, специализирующиеся переработкой вторсырья. Таким способом можно уничтожать документы, дела без персональных данных и другой информации, которая попадает под исключение.

Самостоятельное уничтожение. Своими силами компания должна избавляться от документов, содержащих персональные данные, имеющих отметку «Для служебного пользования», включающих информацию ограниченного доступа. Способ уничтожения — через шредер или другой вариант измельчения, который не позволит восстановить содержание документов.

В этом случае в стороннюю организацию, занимающуюся переработкой вторсырья , передаются только отходы от измельчения.

к содержанию ↑

Как хранить электронные документы

Архивная документация в цифровом формате может храниться на отдельном физическом носителе (флэшки, жесткие диски) или в системе хранения электронных документов (СХЭД). По новым правилам компании и индивидуальные предприниматели могут использовать оба способа хранения.

Электронные документы, передаваемые на архивное хранение на физических носителях, подлежат включению в СХЭД.

Храните документы до 75 лет благодаря КЭДО. Документы не теряются и не портятся со временем.

Реклама 16+. АО «ПФ «СКБ Контур». Реквизиты ОГРН 1026605606620. 620144, Екатеринбург, ул. Народной Воли, 19А.

Важно обратить внимание на следующие требования к хранению электронных документов:

• Передача документов постоянного, временного (свыше 10 лет), в том числе по личному составу, на архивное хранение осуществляется в определенные сроки, установленные п. 47 правил. А именно документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения лежат в структурных подразделениях и по истечении сроков, после проведения экспертизы ценности, уничтожаются. По решению организации или уполномоченного им лица документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив (структурное подразделение, осуществляющее хранение), если в структурных подразделениях нет условий для обеспечения их сохранности в течение установленных сроков хранения.
• Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, включает обязательные структурные элементы: файл основной части электронного документа (в формате PDF/A) и метаданные — описание с регистрационно-учетными сведениями о документе. Также при наличии могут быть включены файлы приложений к электронному документу в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов и файлы электронной(ых) подписи(ей).

к содержанию ↑

Как автоматизировать управление договорами в организации? Гид по выбору решения в 2023 году

ИТ-системы для управления договорами облегчают бизнес-группам создание, согласование, подписание, пролонгацию и отчётность по договорам за счёт прозрачности контроля, автоматизации рутинных операций и снижения рисков ошибок. От начала до конца договорной процесс проходит на одной платформе, и сотрудникам не нужно переключаться между приложениями.

к содержанию ↑

Кому необходимо ПО для управления договорами?

Платформа для управления договорами особенно актуальна для предприятий, которым необходимо масштабировать договорную работу без увеличения численности персонала. То есть максимальную выгоду получают быстрорастущие компании, у которых увеличивается объём контрактов. Такая платформа позволяет объединить в едином информационном пространстве различные подразделения, включая юридические, торговые, финансовые, логистические и кадровые группы.

Юристы обычно «владеют» процессом подготовки договоров в компании. В зависимости от регламентов компании они либо разрабатывают каждый раз индивидуальные договоры, либо могут предложить ряд шаблонов. Шаблоны договоров и установленные регламенты позволяют коммерческим группам самостоятельно и оперативно готовить документы для клиентов.

Сотрудники, которые максимально вовлечены в продажи и общение с клиентами, не любят обременять себя бумажной волокитой. Однако стоимость ошибки в договоре может оказаться слишком высока. Ускорить процесс подготовки и проверки позволяет ECM/BPM-платформа, которая обслуживает весь жизненный цикл документа.

В части управления договорами она позволяет учесть правки всех участников процесса согласования, отразить их в итоговом документе. Также платформа может быть интегрирована с учётными системами, что позволяет управлять контрагентами, учитывать все счета и акты в рамках каждого договора.

Отдел кадров в быстрорастущей компании обычно заключает и управляет большими объёмами трудовых договоров. Платформа управления договорами позволяет HR-командам автоматизировать работу с трудовыми договорами в масштабе предприятия, упрощая и ускоряя процесс найма, адаптации, обучения новых сотрудников. А также других кадровых процессов — отпуска, командировки, доверенности.

к содержанию ↑

Как автоматизация упрощает работу с договорами в ИТ-системе:

Если система поддерживает создание новых документов по шаблонам, то бизнес может делегировать часть рутинных процессов такой ИТ-системе. Юридическая группа предварительно создаёт шаблоны договоров. Затем бизнес-подразделения используют их для самостоятельной подготовки новых документов.

Без автоматизированной системы бизнес вынужден полагаться на шаблоны в Microsoft Word для составления договоров. Что повышает риски ошибок: сотрудник может взять в работу устаревший шаблон, внести некорректные данные. В результате новый договор рискует превратиться в лоскутное одеяло из различных, часто устаревших, шаблонов.

Настраиваемые маршруты согласования документов помогают командам быстрее утверждать документы, не пропуская ключевые лица в принятии решении. Плюс этот механизм делает процесс прозрачным – а значит, контролируемым.

Пример из интерфейса платформы Docsvision. Отображение процесса согласования документа в рамках маршрута.

Платформа Docsvision может автоматизировать маршруты согласования любой сложности. Например, в одном из проектов автоматизации договорной деятельности наш партнёр Teamscore реализовал порядка 200 маршрутов – в зависимости от ряда параметров документа (сумма, заказчик, исполнитель, регион) система самостоятельно маршрутизировала процесс. Чтобы двигаться вперёд, если договор завис в работе, система может отправлять напоминание о необходимости согласовать и утвердить договор.

• Удобное объединение всех правок

После того как все участники процесса согласования внесли свои замечания и правки в документе – все они должны быть учтены и отработаны. Чтобы минимизировать риск ошибки от рутины, лучше делегировать ИТ-системе свести все замечания в единый документ. Платформа Docsvision объединяет все промежуточные версии документа в один файл, учитывая правки всех согласующих, даже если они внесены не в режиме рецензирования.

В результате существенно ускоряется подготовка документа, сводится на нет риск пропустить ошибки.

Решение для управления договорами должно поддерживать процесс подписания документа с помощью электронной подписи, обеспечивать юридическую значимость подписания. Дополнительное требование к отображению штампа о подписании на документе позволяет быстро оценить статус подписания документа, распечатать его по запросу. В части кадровых документов может быть актуальной задача реализовать массовое подписание, например, дополнений к трудовым договорам.

• Обмен электронными документами с контрагентами

Управление договорами в одной системе позволяет предприятию не разрывать процесс, объединить различные департаменты в единый процесс. Поэтому после согласования и подписания договора или иного документа удобно его из системы сразу отправить контрагенту, если у бизнеса уже есть такие договорённости. Интеграция с операторами ЭДО позволяет реализовать такую бесшовную передачу данных из внутренней системы во внешнюю.

И наоборот — получать от контрагентов финансовые документы, согласовывать их внутри организации, подписывать и отправлять обратно.

Платформа Docsvision позволяет организовать работу с договорами в режиме «одного окна», когда процесс согласования, подписания и даже передачи документов контрагентам полностью реализован в одной системе. В результате бизнес-процесс не разрывается и не прерывается ни на каком этапе.

Не всегда очевидна ещё одна выгода от управления договорами — последующая стандартизация хранения. Если ранее в компании документы сохранялись на различных рабочих местах, общих дисках, то в результате автоматизации все данные скапливаются в одном месте. Сотрудник может найти нужный документ по клику благодаря поиску и системе фильтров.

Причём система выдаёт только актуальные документы.

к содержанию ↑

Часто задаваемые вопросы об управлении договорами

Является ли управление договорами частью CRM?

CRM-системы отвечают за управление взаимоотношениями с клиентами. Договорный документооборот — важная часть работы с клиентами, носит регламентирующий характер и в процессе длительного взаимодействия закрывает лишь часть процесса — работу с утверждёнными документами. Большинство CRM-систем не обладает достаточно развитой функциональностью в части управления жизненным циклом договора от черновика до утверждения, поэтому должны быть интегрированы с соответствующими решениями.

Платформа Docsvision содержит функциональность управления бизнес-процессами без программирования. Если её не хватает — есть открытый API для реализации необходимых связей. Например, в Ростелеком Урал архив клиентских дел интегрирован с CRM-системой — сотрудники сервисного центра переключаются между системами, чтобы проверить сроки и условия договора.

к содержанию ↑

Помогает ли ИТ-система для управления договорами с поиском и отчётностью?

ИТ-система для управления договорами чрезвычайно полезна для поиска и отчётности. Она объединяет ранее разрозненные данные в едином месте, в результате сотрудники могут создавать нужные отчёты. В компании СУЭК юридическая служба сократила срок подготовки ежегодных отчётов с двух недель до 2 дней благодаря единообразному представлению данных и встроенным механизмам ECM/BPM платформы Docsvision.

к содержанию ↑

Безопасно ли программное обеспечение для управления договорами?

Платформа Docsvision позволяет управлять всем договорным процессом и обеспечивает надёжное хранение благодаря детальному контролю доступа, консолидированным записям документов и дополнительным параметрам безопасности.

Следующая

Юридические лицаКак получить патент для иностранных граждан