ПСО – почтово-секретарское обслуживание: преимущества и недостатки

Итак, Вы решили стать бизнесменом, организовав своё дело. Но у Вас нет своего офиса и поэтому Вы приобрели юридический адрес для регистрации. Теперь эффективность Вашей предпринимательской деятельности напрямую зависит от ПСО, обеспечивающего оперативность получения и обработки почтовых документов (почтовое обслуживание) и различных телефонных сообщений, поступающих на арендуемый юридический адрес (секретарское обслуживание).

Важность организации ПСО — Почтово-секретарского обслуживания для ведения бизнеса нельзя недооценивать. Так письма и извещения, поступающие на Ваш юридический адрес от таких государственных органов как ФНС, ПФР, ФСС, ФМС, таможенных, лицензирующих и других надзорных органов, подлежат исполнению в кратчайшие сроки. Неисполнение их в установленный срок может повлечь дополнительные расходы в виде наложенного административного штрафа.

А в некоторых случаях невыполнение почтовых извещений, направленных государственными органами и своевременно неполученные Вами, может парализовать бизнес – деятельность за счет замораживания Вашего банковского счета. Ведь именно компания несет риск неполучения адресованных ей юридически значимых документов и извещений (пункт 3 статьи 54, статья 165.1 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Целью настоящего материала является оказание помощи малым предприятиям, работающим без офисов, в вопросе правильности выбора ПСО, исключающего всевозможные риски нарушения Вашего бизнеса.

Первый способ. Хранение писем на почте без оформления абонентского ящика. Для этой цели необходимо обратиться в ближайшее отделение почты (в отдел доставки) с заявлением о хранении в отделении связи поступающей корреспонденции на указанный юридический адрес (поступающие письма по адресу не доставляются).

Поступившая корреспонденция может быть получена лично директором компании или его доверенным лицом.

Основным преимуществом данного способа является минимальные затраты за счет возможности Вами лично выполнять функции почтового обслуживания без привлечения дополнительного числа сотрудников.

Недостатками хранения писем на почте являются:

• невозможность организации секретарского обслуживания (нельзя позвонить);
• отсутствие возможности оперативно получить поступившую корреспонденцию (при поступлении почтовой и иной корреспонденции на юридический адрес сотрудники почты Вам звонить не будут, так как они не обязаны это делать);
• необходимость регулярного посещения отдела доставки почты, так как в ряде отделений связи информация о поступлении писем на юридический адрес по телефону не сообщается (конституционное требование по тайне связи);
• возможность утери поступившей корреспонденции по вине почтовых работников («не туда положили» и т.п.) без права предъявления претензий.

Второй способ – оформление абонентского ящика на почте.

Данному способу присущи те же недостатки, что и при хранении писем на почте, а также достаточно высокая стоимость данной услуги либо её отсутствие во многих отделениях почты. Накопленный опыт показывает, что, как правило, стоимость услуг почты в три раза выше стоимости услуг собственника юридического адреса.

По данной услуге Вы можете найти много предложений и обещаний предоставления надежного и удобного сервиса, позволяющего не потерять ни одного важного письма, а также своевременно отреагировать на телефонные звонки.

ТАРП СВАО, опираясь на 20-летний опыт оказания помощи бизнесу, в том числе предоставление услуги «почтово-секретарское обслуживание юридического адреса», предлагает внимательно подойти к выбору способа оказания услуги по ПСО. Для этой цели кратко рассмотрим возможные варианты оформления ПСО у собственника юридического адреса.

Основными преимуществами данного варианта являются:

• надежность и гарантия сохранности входящей информации (в пределах определенных договором на ПСО);
• экономия средств за счет исключения необходимости нанимать отдельного сотрудника для выполнения почтово-секретарских функций.

Основным недостатком данного варианта является большая вероятность попадания Вашей фирмы в списки недобросовестных налогоплательщиков, составляемых ФНС России. Перечень признаков налоговой недобросовестности юридических лиц впервые был обнародован на сайте газеты «Учет. Налоги.

Право» 21 февраля 2007 г. В соответствии с этим перечнем в разряд потенциально недобросовестных компаний относятся организации, пользующиеся услугой ПСО у организации, не имеющей статуса ТАРП (признак № 46 раздела 3 «Признаки, выявляемые в ходе деятельности компании»). Такая организация вносится в специальную федеральную электронную базу «ЮЛ-КПО» («юридические лица, контролируемые в первую очередь) и подлежит государственному контролю в первую очередь.

Таким образом, заключив договор на ПСО по данному варианту, Вы попадаете под пристальное внимание налоговой инспекции.

Второй вариант. Заключение договора на ПСО с ТАРП.

Данный вариант, кроме преимуществ, присущих первому варианту, лишен также его основного недостатка. Ваша компания не может обладать признаком налоговой недобросовестности ввиду того, что признак № 46 не касается ТАРП.

Право регистрировать предприятия малого бизнеса по адресу ТАРП СВАО было предоставлено пунктом 2.2 распоряжения Мэра Москвы от 24.06.1999 г. № 670-РМ «О первоочередных мерах по устранению административных барьеров при развитии предпринимательства».

• прием с последующей записью в отдельном журнале каждого документа, поступившего в адрес Вашей фирмы;
• хранение поступившей корреспонденции, а также исключение возможности её утери;
• обеспечение полной конфиденциальности поступающей в адрес Вашей фирмы информации (сотрудники ТАРП не имеют права распространять любую информацию о деятельности Вашей фирмы);
• гарантированное доведение в течение 5-ти часов по контактному телефону и электронной почте сообщения о поступлении документов и извещений до руководителя фирмы или его доверенного лица;
• передача под роспись в соответствующем журнале поступившей корреспонденции лично руководителю фирмы или его уполномоченному лицу;
• прием телефонных звонков, осуществляемых на номер компании с последующей фиксацией в журнале приема телефонных сообщений и доведением его содержания до руководителя фирмы или его доверенного лица.

ТАРП СВАО в качестве дополнительной услуги к ПСО предоставляет услугу по курьерской доставке документов и извещений, поступивших в адрес фирмы, по указанному Вами адресу.

ПСО от ТАРП СВАО обеспечит устойчивое развитие Вашего бизнеса без особых вложений, так как Вам не нужно принимать в штат своей фирмы сотрудника для организации ПСО, выплачивать ему зарплату, а также платить за него налоги и отчисления в пенсионный фонд.

Так же Вы можете воспользоваться услугой «Ваш секретарь» с выделением для вашей организации персональных телефонных номеров.

Услуга «Ваш секретарь»— это выделение городского телефонного номера для приема звонков и телефонограмм по юридическому адресу, а также нахождение подготовленного секретаря, отвечающего на все поступающие звонки и подтверждающего факт нахождения Вашей организации по данному юридическому адресу.

Приходите в ТАРП СВАО – мы чтим конфиденциальность Вашей переписки и с глубоким уважением относимся к нашим клиентам.

к содержанию ↑

Зачем нужна корпоративная почта

Улучшает имидж компании. Единый адрес домена в почте сотрудников выглядит профессиональнее, чем письма с личных электронных адресов. Письма с бесплатных хостингов часто выглядят подозрительно — их удаляют или помещают в спам. С единым доменным адресом ваше письмо не затеряется — клиент с первого взгляда поймёт, кто ему пишет.

Можно настроить почту под свой бизнес. С корпоративной почтой удобно создавать отдельные адреса для каждого сотрудника, отдела и филиала.

к содержанию ↑

Способы подключения корпоративной почты

На ресурсах хостинга. Если у бизнеса есть сайт, корпоративную почту можно создать на домене, который выделил хостинг-провайдер. Вам будет доступно управление объёмом почтовых ящиков, настраиваемые спам-фильтры, настройка переадресаций. Например, письма, которые приходят на ящик support@domain.com, будут переадресовываться отдельной группе сотрудников отдела техподдержки.

К недостаткам можно отнести то, что у компании не будет доступа к оборудованию сервера и индивидуальных настроек. Кроме того, вы будете зависеть от хостинг-провайдера. Если по каким-то причинам он прекратит деятельность, вы потеряете корпоративную почту и вся переписка может пропасть.

Также если другие сайты на сервере хостера взломают и через них начнут рассылать спам, то IP-адрес сервера может попасть в чёрные списки. Ваши письма перестанут доходить до части получателей, которые будут использовать такие списки.

Через собственный почтовый сервер. Это самый независимый, но и самый затратный способ. Нужно купить или арендовать оборудование, например локальный сервер, установить и настроить операционную систему, подключить высокоскоростной интернет. Желательно нанять штатного специалиста с навыками администрирования для обслуживания системы.

Такое решение подходит компаниям, которые не хотят зависеть от хостинга или почтового провайдера. Преимущества такого способа — гибкое дисковое пространство, персональная настройка фильтров и переадресации писем, простое резервное копирование, постоянный личный контроль работы и надёжности сервера.

С помощью почтового сервиса. Если возможностей хостинга недостаточно, можно воспользоваться облачными серверами. Их предоставляют почтовые сервисы, например Почта в Яндекс 360 для бизнеса. Вы подключаете подходящий тариф и получаете постоянную поддержку, большое количество почтовых адресов, возможность индивидуальных настроек, встроенную антивирусную защиту и отсутствие рекламы.

Это один из самых удобных и популярных способов организовать в компании корпоративную почту. Рассмотрим его возможности подробнее на примере почтового сервиса в Яндекс 360 для бизнеса.

к содержанию ↑

Возможности корпоративной почты в Яндекс 360 для бизнеса

Например, это могут быть отдельные адреса для сотрудников — ivanov@companyname.com. Доменные почтовые алиасы нужны, если у вашего сайта несколько вариантов домена: письма с них будут попадать на один ящик.

Ещё архив пригодится, если нужно срочно найти и отправить клиенту договор, а подготовивший его менеджер в отпуске.

Адресная книга. В ней указаны все почтовые ящики, которые добавлены в организацию. Не придется спрашивать у коллег адрес сотрудника, с которым вы раньше не переписывались.

Подключить корпоративную доменную почту можно всего за несколько шагов — мы подготовили инструкцию, как это сделать.

Помимо Почты, для эффективной работы в Яндекс 360 для бизнеса есть:

• Календарь — в нём удобно планировать рабочий график. Можно видеть расписание коллег и назначать встречи на свободное время.
• Диск — облачное хранилище. Можно открывать доступ к файлам и папкам отдельным сотрудникам или подразделениям.
• Документы — позволяют редактировать тексты, презентации и таблицы онлайн вместе с коллегами.
• Мессенджер — для оперативной связи между сотрудниками. В нём есть чаты, опросы, адресная книга.
• Телемост — для видеозвонков без ограничений по времени.

к содержанию ↑

Сколько стоит создать корпоративную почту

Почта на собственном сервере. Стоимость решения складывается из затрат на оборудование, программное обеспечение и техническую поддержку. Например, для малого бизнеса подойдет файлообменный сервер — NAS. Только чтобы собрать комплект, потребуется от 100 000 рублей.

Подробнее о том, какие расходы нужно предусмотреть при создании собственной IT-инфраструктуры, читайте в статье «Облако или свой сервер: что выбрать для работы малому и среднему бизнесу».

Почта на облачных серверах. Стоимость зависит от количества пользователей и необходимого места на Диске.

Яндекс 360 для бизнеса предлагает три тарифа, которые включают и другие сервисы, помимо Почты. Тарифы различаются объёмом места на Диске на одного пользователя, количеством писем в рассылках, наличием защищённого архива и настройки единого входа (SSO).

• Базовый тариф. У сотрудника будет 100 ГБ места на Диске для хранения файлов. Можно делать рассылки на 1 500 писем и проводить видеоконференции без ограничения по времени. Такой пакет подойдёт компании до 20 человек, где объём документов небольшой, а рассылки отправляют раз в несколько недель. Например, для салона красоты с пятью мастерами, администратором, бухгалтером и директором.
• Оптимальный тариф. Включает 1 ТБ места на Диске для одного сотрудника, трансляции и видеовстречи без ограничений, рассылку на 50 тысяч писем. Также на этом тарифе есть архив писем с возможностью сохранить удалённую переписку и технология единого входа. Пакет подойдёт компании с количеством сотрудников более 100 человек, например сети языков центров или логистической компании.
• Расширенный тариф. Это 3 ТБ места на Диске на сотрудника и рассылка на 100 тысяч писем. Есть возможность проводить трансляции и видеовстречи без ограничений по времени, сохранять удалённую переписку в архиве. Подключить этот тариф стоит организациям, в которых работают с большими объёмами данных.

Посмотреть актуальные цены и выбрать подходящий тариф можно на сайте Яндекс 360 для бизнеса.

к содержанию ↑

Отличия корпоративной Почты от обычной

Подключение вашего
домена, отсутствие
рекламы и брендированный
интерфейс

Интеграция по API
с корпоративными
системами, в том числе с
Active Directory

Администрирование:
автоматическое добавление
и удаление пользователей,
настройка правил
пересылки писем

Встроенные инструменты
безопасности: шифрование
данных, антивирус,
антиспам, антифишинг

Доступ к Календарю, Почте
и папкам можно дать
другому человеку, не
передавая логин и пароль

Общие почтовые ящики для
подразделений компании —
например, отдела продаж

Оставить заявку

Выберите подходящий вариант размещения

Почта на вашем домене

Массовая и per-user-миграция из
любых почтовых систем

Встроенные системы безопасности:
DLP, SIEM

Хранение данных в российском облаке и соблюдение ФЗ-152

Прозрачные тарифы

Экономия на серверном
оборудовании и содержании ИТ-специалистов

Подключить в облаке

Хранение данных внутри контура

Интеграция с корпоративными
системами: DLP, SIEM

Интеграция с AD и другими службами
каталогов

Синхронизация с Exchange на этапе
миграции

Стабильность при нагрузках

Индивидуальная настройка сервиса
под потребности и процессы
компании

Подключить на сервере

Простая миграция

Переезд со старой почты с
сохранением переписок за
предыдущие годы

Безопасность данных

Храним копию каждого письма
и вложения на двух разных
серверах

Разумное хранение

Экономим до 40% места на
дисках за счет дедупликации
данных

Гибкие настройки

Управляйте размерами
ящиков, вложений и правами
доступа

Совместный доступ

Доступ к вашей почте для
совместной работы без
передачи логина и пароля

Active Directory

Интеграция с AD:
данные о пользователях
синхронизируются
автоматически

Знакомый интерфейс

Знакомая Почта Mail.ru,
усовершенствованная для
корпоративных клиентов

Индивидуальное
оформление

Корпоративная Почта с
логотипом и в вашем
фирменном стиле

Для любых устройств

Почта доступна с компьютера,
планшета или смартфона

Выберите тариф под ваши
задачи

«Самолет»

Создали 10 000 почтовых
ящиков для франчайзи без
покупки собственных
серверов

«Росгосстрах»

Создали 30 000 ящиков
и безопасно обмениваются
конфиденциальными
документами

Demis Group

Получили безлимитный
почтовый ящик и сэкономили
миллион рублей

Корпоративный почтовый сервис включен в Единый реестр российских программ

Запись в реестре № 5987 от
19.11.2019 произведена на
основании приказа Министерства цифрового развития, связи и
массовых коммуникаций
Российской Федерации от
19.11.2019 № 742
https://reestr.digital.gov.ru/
reestr/307337/

Аренда почтового ящика для юридических лиц — надёжность и конфиденциальность

Корпоративная почта обеспечивает организациям возможность использовать собственный домен в электронной почте, что способствует профессиональному имиджу и брендингу. Сотрудники могут иметь почтовые адреса в формате «имя@вашадомена.com», что улучшает их идентификацию в рабочей среде.

Создание корпоративной почты также позволяет управлять почтовыми ящиками и рассылками внутри организации, настраивать правила фильтрации и сортировки писем, устанавливать политики безопасности и контроля, а также предоставлять доступ к электронной почте через различные клиенты и устройства. Основная цель создания корпоративной почты — обеспечить безопасную, надежную и профессиональную коммуникацию внутри организации и с внешними контактами.

Профессиональный облик

Использование собственного домена в адресе электронной почты придает организации профессиональный и серьезный облик.

Брендинг

Возможность использования собственного домена в почтовых адресах позволяет организации укрепить свой бренд.

Более удобное управление

Создание корпоративной почты на домене позволяет организации полностью контролировать почтовые ящики и рассылки.

Удобство коммуникации внутри организацииКорпоративная почта на домене облегчает коммуникацию внутри организации.

Компания «TrustSolutions» оказывает услуги по организации корпоративной почты, которую вы можете купить на надежном и производительном почтовом сервере в нашем дата-центре.

к содержанию ↑

АРЕНДА ПОЧТОВОГО СЕРВЕРА И ВНЕДРЕНИЕ СОБСТВЕННОЙ ПОЧТЫ ДАЕТ ТАКИЕ ПРЕИМУЩЕСТВА:

• Высокая степень безопасности внутрикорпоративной переписки.
• Защищенность линий коммуникации между компанией, клиентами, партнерами.
• Высокая степень защиты электронных ящиков от спама, распространения вредоносного программного обеспечения.
• Отсутствие рекламы в электронных ящиках.
• Высокая степень отказоустойчивости почты организации, постоянная доступность.
• Отдельная база данных для хранения переписки, другой информации.
• Персональные фирменные электронные адреса для сотрудников.
• Возможность использования фирменного логотипа в оформлении ящиков.

Следующая

Юридические лицаПензенские тренды: инновации, высокие технологии и импортозамещение