Планируют обновить правила обращения с документами для служебного пользования
На общественное обсуждение вынесли проект документа, который заменит Положение о порядке обращения со служебной информацией. Основное нововведение: определят правила обращения с документами в электронной форме с пометкой «Для служебного пользования». Есть и другие изменения.
На кого распространят правила
Положение станут применять федеральные органы госвласти и госкорпорации, а также подведомственные им учреждения и организации. Органам госвласти субъектов, иным госорганам, государственным внебюджетным фондам и организациям, которые осуществляют публично значимые функции, также рекомендуют его использовать.
Что должен решить руководитель организации
- категории должностных лиц, которые работают со служебной информацией ограниченного распространения;
- категории должностных лиц, которые обеспечивают обращение с документами ДСП;
- внутренний порядок обращения с документами ДСП;
- организацию защиты служебной информации ограниченного распространения.
Как обращаться с документами ДСП
Организация должна разработать внутренний порядок обращения с документами. Он должен включать такие процедуры как создание, передача, прием, использование, хранение, уничтожение документов и др.
В порядке нужно предусмотреть правила обращения с документами ДСП в бумажной и электронной форме.
Как создавать документы ДСП
Каждому экземпляру документа нужно присвоить индивидуальный номер. Документ должен иметь учетную форму. Кроме обязательных реквизитов по правилам делопроизводства каждый экземпляр должен включать такие реквизиты:
- гриф «ДСП»;
- номер экземпляра документа;
- информацию о том, к какому экземпляру он относится (оригинальному или тиражному).
Оригинальный экземпляр должен содержать сведения:
- о количестве оригинальных экземпляров;
- порядковом номере оригинального экземпляра;
- дате создания оригинального экземпляра;
- создавшем его лице (фамилию, имя, отчество).
В тиражный экземпляр документа надо включать:
- номер оригинального или тиражного экземпляра, с которого его сняли;
- порядковый номер оригинального экземпляра;
- дату создания тиражного экземпляра;
- фамилию, имя, отчество создавшего его лица.
Как передавать экземпляры документов
В учетных формах, которые передают вместе с экземплярами документов, отражают факт передачи, адресат, передавшее и принявшее лицо. На передачу нужно согласие руководителя организации (его заместителя или иного уполномоченного лица).
- защиту информации от несанкционированного доступа;
- гарантированную доставку;
- контроль целостности.
Для передачи экземпляров документов в электронной форме можно использовать транспортную шину межведомственного электронного документооборота.
Бумажные документы организация вправе пересылать фельдъегерской связью, спецсвязью, ценными или заказными письмами либо передавать их непосредственно в руки получателю.
к содержанию ↑Как принимать экземпляры документов
Прием надо отразить в учетной форме. Кроме того, принимающая сторона должна подтвердить его документально. Получение электронного экземпляра документа можно подтвердить транспортной квитанцией получателя.
Каждый принятый экземпляр нужно зарегистрировать по правилам делопроизводства и отразить этот факт в учетной форме.
Документы ДСП учитывают отдельно от других документов. К регистрационному индексу документа добавляют гриф «ДСП».
При отказе в регистрации принятого экземпляра его возвращают отправителю или уничтожают. Этот факт отражают в учетной форме и в уведомлении отправителя.
к содержанию ↑Как использовать экземпляры документов
Использовать экземпляры можно только с согласия уполномоченного лица.
Каждый факт использования отражают в учетной форме с указанием даты, времени и информации о конкретном работнике, которому передали документ.
Как хранить экземпляры документов
Исполненные экземпляры группируют в дела по обычной номенклатуре дел. Об этом делают запись в учетной форме каждого экземпляра документа. На делах проставляют гриф «ДСП».
При смене лица, ответственного за хранение экземпляров документов, составляют акт приема-передачи, который утверждает руководитель организации.
Документы в электронной форме хранят в аттестованных системах хранения электронных документов, бумажные — в надежно запираемых и опечатываемых ящиках, шкафах, хранилищах.
Назначенная руководителем комиссия проверяет наличие дел. Результаты проверки заносят в учетные формы, а также оформляют актом. Периодичность проверки составляет не менее 1 раза в год, а в крупных архивах — не реже 1 раза в 5 лет.
При утрате дел и экземпляров документов или разглашении служебной информации ограниченного распространения назначают комиссию. Она составляет акт и делает отметки в учетных формах. Акты на утраченные или разглашенные дела и экземпляры документов постоянного срока хранения передают в архив.
к содержанию ↑Как уничтожать экземпляры документов
Для уничтожения ненужных дел и экземпляров документов составляют акт. Учетные формы не уничтожают — в них делают отметку со ссылкой на акт.
Как снять ограничение на распространение экземпляра документа
Уполномоченное лицо принимает такое решение путем снятия грифа «ДСП». Его снятие отражают в учетной форме.
На документах и делах, а также в системе электронного документооборота делают соответствующие записи и отметки.
Если гриф снимают с бумажного документа, на его экземплярах зачеркивают реквизиты грифа и указывают дату и номер документа с решением о снятии, проставляют подпись уполномоченного лица, его должность, фамилию и инициалы. Если гриф снимают с документа в электронной форме, то создают новый документ, а старый уничтожают.
к содержанию ↑За что сотрудника могут наказать
Сотрудника могут привлечь к дисциплинарной или иной ответственности не только за разглашение служебной информации и нарушение порядка обращения с документами, как сейчас, но и за использование служебной информации в личных и корыстных целях.
ДСП-документы: расшифровка и особенности
Пометка ДСП на документе нужна, чтобы разграничить документацию, предназначенную только для пользования внутри компании. Аббревиатура ДСП расшифровывается, как “для служебного пользования”. Такие документы не могут передаваться в сторонние компании.
Иногда их обращение может быть ограничено не рамками одной организации, а конкретной отрасли.
Скачать бесплатно:
По ограничению доступа гриф “ДСП” может указывать на несколько степеней секретности:
- секретно;
- строго секретно;
- особой важности.
Поставленная на экземпляре пометка сразу ограничивает круг лиц, которые могут быть допущены к его содержанию. Засекретить можно любой документ, информация из которого, по мнению работодателя, должна доводиться только до ограниченного круга сотрудников.
Памятки, шпаргалки и сервисы для работы в отделе кадров в 2024 году
«Справочник кадровика» сделал подборку полезных памяток, шпаргалок и сервисов по 32 темам, которые понадобятся вам для оформления трудовых отношений и кадровых процедур.
Часто пометку “ДСП” ставят на информации, способной при распространении нанести существенный вред компании. Например, рецептура выпускаемого продукта, данные стратегического планирования.
Многие компании при трудоустройстве подписывают с работниками Соглашения о неразглашении коммерческой тайны. Но эти два понятия не идентичны. На законодательном уровне коммерческая тайна защищена более серьезно, чем документы, отнесенные к категории «для служебного пользования».
Поэтому за распространение документа для служебного пользования работника будет сложно привлечь к ответственности.
Обратите внимание, что пометка “ДСП” в законодательстве прописана только для предприятий госсектора. Коммерческие структуры не обязаны использовать такую категорию документации. Но если руководитель решает, что такая потребность есть, нужно подготовить нормативную базу для работы с ДСП.
Гость, на 3 дня Вам открыт доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным кадровым вопросам:
Потребуется отдельный локальный нормативный акт, регулирующий оборот ДСП в компании, порядок их регистрации, доступа, виды бумаг, которые будут относиться к ДСП и т.д. Если объем такой документации будет невелик, то можно не создавать отдельный ЛНА, а прописать необходимые пункты в Инструкции по делопроизводству.
Иногда может потребоваться отдельный специалист, который будет вести их учет и выдавать документы служебного пользования на руки допущенным специалистам. В этом случае разработайте и утвердите должностную инструкцию для нового работника. Если отдельный специалист не нужен, то возложите обязанности, например, на офис-менеджера.
Для этого издайте соответствующий приказ.
Для государственных компаний все эти положения уже закреплены законодательно. Они прописаны не только в федеральных законах, но и в ведомственных актах. Необходимость отнесения к ДСП может быть продиктована служебной необходимостью или федеральным законом.
к содержанию ↑Инструкция по конфиденциальному делопроизводству в 2024 году
Передача прав на аудиовизуальное произведение в 2024 году
Как составить уведомление о трансграничной передаче персональных данных в 2024 году
Как заполнить акт приема-передачи документов в 2024 году
Передача персональных данных третьим лицам
Работа с документами ДСП
Работа с документами ДСП требует особого регламента. Должен вестись строгий учет их движения, копирования, пересылки и т.д. Все эти аспекты лучше подробно прописать в соответствующем ЛНА – Инструкции.
Учет документов для служебного пользования начинается уже с момента их распечатки:
- Печатают необходимое количество экземпляров.
- Каждый экземпляр прошивается, если он состоит не из 1 листа. Указывается число страниц, листов, ставится подпись, ФИО и должность ответственного.
- На обороте каждого экземпляра также указывается: количество напечатанных копий, дату создания и подпись ответственного лица.
- Документы подписываются руководителем и передаются на регистрацию ответственному сотруднику. К регистрационному номеру добавляется гриф “ДСП”.
- Если были черновики, то они уничтожаются. Делается отметка в соответствующих учетных документах.
- Копирование допускается только с разрешения руководителя. При этом производится учет всех произведенных копий.
Движение внутри компании осуществляется от специалиста к специалисту под расписку с обязательной регистрации в специальном журнале движения документов. В сторонние организации пересылка допускается только ценной или заказной корреспонденцией.
Следующая