Отчеты по онлайн-кассе: для чего нужны и как сформировать
Переход на онлайн-кассы повлек за собой введение новых требований и частичную отмену действующих. В основе кассовой реформы лежит «прозрачность расчетов»: отказ от бумажных форм отчетности и переход на электронный документооборот. Больше не нужно подтверждать каждый полученный рубль цифрой на бумаге — данные по каждой операции через интернет передаются в налоговую службу.
Расскажем, как повлияли нововведения на формирование отчетов по онлайн-кассе. Какие их виды существуют и для чего используются.
Решим любые проблемы с вашим оборудованием!Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
к содержанию ↑Какие отчеты формирует онлайн-касса
О том, какие отчеты формирует онлайн-касса, сказано в ФЗ № 54. Согласно п 4. ст. 4.1, в фискальном накопителе в некорректируемом виде хранятся реквизиты следующих видов отчетности:
- о регистрации;
- об изменении параметров регистрации;
- об открытии смены;
- о закрытии смены;
- о закрытии фискального накопителя;
- о текущем состоянии расчетов, Х-отчет.
Отчеты по онлайн-кассе: о регистрации и об изменении ее параметров
Согласно 54-ФЗ, предприниматель может использовать кассовый аппарат для расчетов с покупателями только после регистрации его в налоговой. Сделать это можно через официальный сайт ФНС или при личном посещении территориального органа. После рассмотрения заявки пользователь получает регистрационный номер.
В течение одного дня вносит его в память ФН вместе с другими реквизитами (наименованием организации или ИП, данными о ККТ и прочими) — выполняет фискализацию. В результате формирует соответствующий отчет по онлайн-кассе, в котором отражены:
- сведения о субъекте хозяйствования;
- модель устройства, его регистрационный номер;
- адрес установки (для интернет-магазина это веб-ресурс);
- наименование оператора фискальных данных и другие реквизиты.
Аналогичные данные указаны в отчете об изменении параметров регистрации ККТ. Также в него вносится код причины перерегистрации. Пользователь создает кассовый отчет об изменении параметров регистрации в том случае, если при постановке аппарата на учет в ФНС были допущены ошибки в данных или они изменились (например, поменялись настройки контрольно-кассовой техники или система налогообложения).
В зависимости от используемого ФФД, набор реквизитов отчетов немного отличается — в Приказе ФНС России от 14.09.2020 N ЕД-7-20/662@ представлены их списки для каждого формата фискальных документов.
к содержанию ↑Нужен ли Z-отчет на онлайн-кассе
Во времена использования кассовых аппаратов с ЭКЛЗ Z-отчет завершал смену и обнулял счетчики. Его данные кассир переносил в ф. КМ-6 (справку-отчет) и ф. КМ-4 (журнал кассира-операциониста). Нужен ли Z-отчет при онлайн-кассе?
С внедрением ККТ нового образца правила изменились. Z-отчет не формируется на онлайн-кассах. В современной интерпретации такого понятия не существует.
Вместо него кассир формирует отчет о закрытии смены, который, в отличие от своего предшественника, не обнуляет данные, а «подводит итоги» по смене.
В письме № 03-01-15/3482 от 25.01.2017 Минфин поясняет: первичные формы документов для контроля за торговыми операциями утратили силу и необязательны к исполнению. Документы по формам КМ-6 и КМ-4 также больше не востребованы. Но на правовом уровне не запрещена привычная отчетность — в свободной форме и по желанию предпринимателя.
Техническое сопровождение оборудования. Решим любые проблемы!Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
к содержанию ↑Отчет о текущем состоянии расчетов и Х-отчет на онлайн-кассе
В любой момент кассир может снять на онлайн-кассе отчет о текущем состоянии расчетов (не равнозначен Х-отчету). Он позволяет выяснить, какие фискальные документы и в каком количестве не поступили ОФД, время прекращения информационного обмена. Это важно, если фискальные данные ККТ не отправляла оператору дольше 30 дней.
В таком случае касса блокируется, и для дальнейшей работы требуется подключение к интернету для выгрузки документов.
Отчет о текущем состоянии расчетов можно снимать много раз в течение смены. Он не обнуляет итоги, выполняет лишь информационную функцию. Его реквизиты представлены в табл. №№ 19, 57, 95 (в зависимости от используемого ФФД) Приказа.
Х-отчет можно снимать неограниченное количество раз. Он показывает операции, проведенные в течение смены, а также их суммы. Его используют и для отслеживания выручки.
Х-отчет не входит в перечень обязательных документов, по которым положено отчитываться перед налоговой службой, но позволяет своевременно устранить нарушения, а значит, избежать штрафов. Он отражает:
- сумму наличных денег в кассе в рассматриваемый период;
- общий итог по продажам;
- количество и сумму оплаты наличными и безналичным способом;
- количество продаж за смену;
- число проведенных операций по возвратам, их суммы;
- общее количество напечатанных чеков.
Х-отчет можно снять только за текущую смену, а также сформировать по узким показателям:
- по чекам и наличности — количество с суммами;
- по кассирам — группировка информации по выручке каждого сотрудника;
- по отделам — данные о продажах по каждому подразделению;
- по товарным позициям — для отслеживания остатков;
- по активности продаж — операции за разные временные периоды.
Х-отчет по времени продаж позволяет определить пиковую активность клиентов.
к содержанию ↑Просмотр кассовых отчетов
Данная функция необходима для просмотра и печати ряда отчетов по кассовым операциям.
Где находится
Главное меню → Управление кассами → Меню кассы (три точки напротив кассы) → Просмотр отчетов .
Как работает
1. Заполните параметры:
- Период — укажите период, за который необходимо сформировать отчет;
- Тип отчета для печати — выберите тип отчета («Кассовая книга», «Журнал регистрации ПКО и РКО», «Отчет по кассе»);
- Печатать только титульный лист.
2. Нажмите кнопку Печать .
В отдельной вкладке браузера откроется выбранный документ, который при необходимости можно распечатать:
к содержанию ↑⚬ Кассовая книга
— отражает информацию по движению наличных средств в кассе.
В документе содержится следующая информация:
- Номер документа — порядковый номер документа в кассовой книге;
- От кого получено или кому выдано — с помощью кого / чего была выполнена операция;
⚡При проведении инкассации через «Кассовые операции» в данной графе будет отображена информация, которую укажет кассир.
При закрытии смены с инкассацией на кассе «Аndroid», в данной графе будет указано — Банк, если на кассе «Windows» — Инкассация. - Номер корреспондирующего счета или субсчета — поле предназначено для внесения бухгалтерских данных в распечатанном документе;
- Приход — сумма проведенных приходных операций;
- Расход — сумма проведенных расходных операций.
Также в нижней части формы предусмотрены поля для подписи кассира и бухгалтера.
к содержанию ↑⚬ Журнал регистрации ПКО и РКО
— позволяет учитывать приходные и расходные кассовые ордера.
Приходный кассовый ордер (ПКО) — это документ, который используется для оформления поступления наличных денежных средств в кассу организации;
Расходный кассовый ордер (РКО) — это один из документов кассовой дисциплины, который оформляется при каждой выдаче наличных денег из кассы.
В журнале указаны следующие данные:
- Приходный документ / Расходный документ — дата и номер приходной / расходной кассовой операции;
- Сумма — сумма проведенной кассовой операции;
- Примечание — тип проведенной кассовой операции.