Исполняющий обязанности: как писать в документах
Поскольку временно исполняющий обязанности сотрудник будет выполнять дополнительную работу, необходимо заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о временном исполнении обязанностей. В этих документах надо зафиксировать, какие обязанности возлагаются на работника, на какой срок и каков размер доплаты за замещение (ст. 60.2, 151 ТК РФ).
Подробнее о совмещении должностей вы можете прочитать здесь.
В приказе указывается, какие документы будет подписывать работник вместо отсутствующего работника. К примеру, так: «уполномочить Иванова И.И. подписывать за главного бухгалтера кадровые, кассовые, первичные документы и счета-фактуры».
Если работник будет исполнять обязанности временно отсутствующего руководителя (директора, генерального директора и т.д.), то имеет смысл оформить доверенность на представление организации перед госорганами, другими юрлицами и физлицами (пп. 1, 3 ст. 29 НК РФ, п.
1 ст. 182 ГК РФ).
к содержанию ↑Если в документе пропечатана должность и фамилия ответственного лица
Может получиться так, что в документе уже стоит наименование должности и расшифровка фамилии сотрудника, который в данный момент отсутствует, и за которого документ будет подписывать другой сотрудник по доверенности или по приказу. В этом случае нужно внести исправления в наименование должности и фамилию от руки или с использование соответствующего штампа. При этом нельзя ставить косую черту и писать «за» перед наименованием должности лица в подписи (ГОСТ Р 7.0.97-2016 ).
к содержанию ↑Как подписывает документы «исполняющий обязанности» руководителя?
Директор уходит в отпуск. Обязанности директора на период отпуска исполняет заместитель директора. Как правильно подписывать документы: «заместитель директора» или «исполняющий обязанности директора»?
При подписании документа подпись оформляется с указанием той должности, какую подписывающий работник занимает согласно трудовому договору, в данном случае — «заместитель директора».
Общие требования к оформлению документов предусмотрены Национальным стандартом РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденным приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 08.12.2016 N 2004-ст.
Согласно п. 5.22 документа подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия). Представляется очевидным, что все указанные элементы реквизита «Подпись» должны относиться к одной личности.
Соответственно, при подписании документа подпись оформляется с указанием той должности, какую подписывающий работник занимает в соответствии с его трудовым договором. Такого же мнения придерживаются специалисты Роструда.
Исполнение работником обязанностей по другой профессии (должности), в том числе и для выполнения обязанностей временно отсутствующего работника, возможно в порядке временного перевода на другую должность (ст. 72.2 ТК РФ) и в порядке, предусмотренном ст. 60.2 ТК РФ, в случае поручения ему дополнительной работы, выполняемой в течение рабочего времени по основной работе наряду с работой, определенной трудовым договором.
В соответствии с частью первой ст. 72.2 ТК РФ по соглашению сторон, заключаемому в письменной форме, работник может быть временно переведен на другую работу у того же работодателя для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, — до выхода этого работника на работу.
Для оформления временного перевода работник и работодатель заключают дополнительное соглашение к трудовому договору о временном переводе на другую работу (часть первая ст. 72.2, ст. 72 ТК РФ).
В соглашении указывается должность, на которую переводится работник. В течение срока действия дополнительного соглашения о временном переводе условие о трудовой функции, предусмотренное трудовым договором, приостанавливается, работник выполняет другую трудовую функцию. Иными словами, при временном переводе работника на другую работу его трудовая функция изменяется — на него возлагаются трудовые обязанности уже по новой должности (которые он ранее в рамках своей прежней должности не выполнял), от обязанностей же по прежней должности он временно освобождается.
За работником пусть временно, но закрепляется должность, на которую он переводится.
Соответственно, в этом случае при подписании документов работник должен указать ту должность, на которую он временно переведен. Например, работник занимал должность заместителя директора, а временно переведен на должность директора. В таком случае следует указывать должность «директор».
Согласно части первой ст. 60.2 ТК РФ с письменного согласия работника ему может быть поручено выполнение в течение установленной продолжительности рабочего дня (смены) наряду с работой, определенной трудовым договором, дополнительной работы по другой или такой же профессии (должности) за дополнительную оплату. В приведенной ситуации поручаемая работнику дополнительная работа может осуществляться в виде исполнения обязанностей временно отсутствующего работника (часть вторая ст.
60.2 ТК РФ).
Исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, оформляется по правилам ст. 60.2 и ст. 151 ТК РФ, а именно издается приказ о поручении дополнительной работы, в котором указывается вид дополнительной работы (в рассматриваемом случае — исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором).
Дополнительная работа выполняется работником «наряду с работой, определенной трудовым договором», выходит за рамки работы, предусмотренной трудовым договором. Такая работа не может отражаться в трудовом договоре, иначе это будет уже не дополнительная, а предусмотренная трудовым договором работа.
Таким образом, в такой ситуации назначения работника на другую должность не происходит, на него лишь возлагаются обязанности по выполнению дополнительной работы по этой должности. Должность работника, указанная в заключенном с ним трудовом договоре, остается прежней.
В рассматриваемой ситуации работник, исполняя обязанности директора, продолжает занимать должность его заместителя, назначения на должность директора не происходит. Соответственно, при подписании документов работнику следует указывать должность, занимаемую им согласно заключенному трудовому договору — «заместитель директора».
На практике при подписании документов нередко используется формулировка «исполняющий обязанности» перед указанием должности. Само по себе это не может повлечь для организации каких-либо неблагоприятных последствий, однако в кадровых документах, договорах, первичных бухгалтерских документах следует указывать именно ту должность, которую занимает сотрудник согласно трудовому договору в соответствии со штатным расписанием.
Мнения о том, что должности «исполняющий обязанности» не существует, придерживаются и специалисты Роструда.
В силу части второй ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре, заключаемом между работником и работодателем, обязательному указанию подлежит трудовая функция такого работника, под которой понимается в том числе работа по должности в соответствии со штатным расписанием. Соответственно, очевидно, что при отсутствии в штатном расписании организации такого наименования должности, как «Исполняющий обязанности.
«, в трудовом договоре с работником не может быть указано на принятие его на эту должность.
Все права на опубликованные на сайте Общероссийского Профсоюза образования материалы охраняются в соответствии с законодательством Российской Федерации. Любое использование материалов допускается только по согласованию с их авторами с обязательной активной ссылкой на источник.
Администрация сайта не несёт ответственности за содержание веб-сайтов, на которые даны ссылки.
к содержанию ↑Как в договорах и приказах указывать исполняющего обязанности директора?
Если директор учреждения в отпуске и исполняет обязанности заместитель, у которого в должностной инструкции указано, что на время отпуска исполняет обязанности директора. Как в договорах и приказах писать: исполняющий обязанности или зам. директора?
Как пишется врио в документах большими или маленькими буквами
before —> p, blockquote 1,0,0,0,0 —>
В оформлении официальных документов важно правильно указывать все реквизиты. Одним из них является подпись руководителя. Но иногда, при временном отсутствии руководителя, право подписи передается другому лицу — исполняющему обязанности руководителя.
В такой ситуации от правильного оформления документа зависит его действительность. Рассмотрим, как же сделать все максимально грамотно.
к содержанию ↑Временно исполняющий обязанности и исполняющий обязанности — в чем отличие?
p, blockquote 4,0,0,0,0 —>
В делопроизводстве для обозначения работника, которому принадлежит право подписи на документах вместо официально назначенного руководителя, используются два сокращения: и.о. и врио.
То есть, исполняющий обязанности и временно исполняющий обязанности. Но в законодательстве упоминания о них не содержится. Нет и единого мнения, как правильно писать подобные сокращения.
Так может подобные конструкции и вовсе незаконны? Давайте разберемся.
к содержанию ↑Правовые основы
p, blockquote 6,0,0,0,0 —>
Поручение одному из сотрудников выполнение обязанностей ответствующего по различным причинам коллеги в дополнение к его собственным регламентировано ст. 60.2 ТК РФ. Для этого с работником заключается соответствующее соглашение и издается приказ о поручении дополнительной работы.
Ограничений на выполнение по такой схеме обязанностей руководителя в статье нет. Но оно есть в подзаконном акте, точнее в Разъяснении Госкомтруда СССР от 1965 г., которое действует до сих пор.
adsp-pro-1 —> p, blockquote 8,0,1,0,0 —>
В нем сказано, что такое совмещение допускается только в том случае, если на временно порученную должность руководитель назначается вышестоящим органом.
Это не единственный вариант временного закрытия руководящей вакансии. На нее можно:
- оформить перевод (ст.72.2 ТК РФ);
- переместить сотрудника (ст. 72.1 ТК РФ);
- принять кого-то по срочному договору (ст. 59 ТК РФ).
Однако во всех этих случаях есть один небольшой нюанс. Такие работники не будут считаться исполняющими обязанности руководителя. Они и будут руководителями.
Что и должно соответственно отражаться в документах. Следовательно, к нашему случаю эти варианты не относятся.
к содержанию ↑В каких случаях применяется ио
p, blockquote 11,0,0,0,0 —>
Исполняющий обязанности назначается в том случае, когда должность руководителя освобождается. Причин может быть много:
- личное желание прежнего руководителя;
- решение учредителя или вышестоящего начальства;
- перевод руководителя на другую должность;
- и т. д.
Независимо от причины, следствием является открытие вакансии руководителя. На подбор подходящего кандидата требуется определенное время. Но производственные и управленческие процессы ждать не могут, их требуется оформлять соответствующими распорядительными документами.
Поэтому выполнение обязанностей руководителя в полном объеме поручается другому лицу. Как правило, это первый заместитель.
До утверждения его в должности на постоянной основе или до назначения на нее более подходящей кандидатуры, такой работник считается исполняющим обязанности главного лица компании.
adsp-pro-6 —> p, blockquote 14,0,0,0,0 —>
Такое назначение официально оформляется дополнительным соглашением и приказом. А вот запись в трудовой книжке о таком назначении не делается.
В каких случаях пишется врио
p, blockquote 15,0,0,0,0 —>
Временное исполнение своих обязанностей может поручить своему заместителю или кому-то еще и сам руководитель. Например, отправляясь в отпуск, в длительную командировку или при болезни. То есть в тех ситуациях, когда спустя некоторое время руководитель вновь вернется к своей работе.
Поручение обязательно оформляется приказом по организации. В нем указываются временные рамки поручения в форме конкретных дат или формулировки «на период отсутствия», если точно неизвестно, когда он завершится.
Если за период отсутствия начальства предполагается подписание финансовых документов или соглашений с контрагентами, то в банк и руководству компании-партнера направляется копия приказа.
Записи в трудовой книжке исполняющего обязанности не делается. А вот дополнительное соглашение, где помимо прочего указан размер доплаты, заключается обязательно.
к содержанию ↑Как правильно писать врио и и.о. в документах
p, blockquote 19,0,0,0,0 —>
Существующее в делопроизводстве разделение на «врио» и «и.о.» весьма условно. Ведь и в том и в другом случае обязанности выполняются временно.
Однако общепринято, что перед должностью лица, исполняющего обязанности директора на время его отпуска или болезни пишется «врио». А для отражения факта открытой руководящей вакансии используется сокращение «и.о.». Есть и отличия в их написании.
При временной передаче руководящих функций и права подписи самим гендиректором, уполномоченное лицо может использовать два варианта оформления подписи:
- так и писать врио директора А.Б. Петров ;
- использовать наименование собственной должности — первый заместитель директора В.Г. Сидоров .
Обратите внимание, что врио пишется с маленькой буквы и без каких либо точек между ними. Такой вариант считается единственно корректным. С заглавной буквы этот акроним пишется исключительно в том случае, когда стоит в начале предложения: «Врио в своем докладе отразил…»
Иное дело сокращение при передаче руководящей должности до официального назначения нового руководителя. Здесь необходимо обязательное указание на официальный статус исполняющего обязанности. Поэтому на всех документах используется только наименование замещаемой должности.
Принцип написание тоже другой, в сокращении также используются маленькие буквы, но после них ставятся точки: «и.о.»
к содержанию ↑Особенности международной переписки
p, blockquote 24,0,0,0,0 —>
В деловой переписке статус временно замещающего руководителя сотрудника также указывается. Для этого используются следующие англоязычные выражения и их сокращения:
- Officer-in-Charge of the (наименование должности) для и.о.;
- Director General ad Interim или Director General a.i. для врио;
- acting head (название должности) или просто acting as+должность для и.о.
Нюансы временного исполнения обязанностей
p, blockquote 25,0,0,1,0 —>
Грамотное оформление такого реквизита, как подпись руководителя или исполняющего обязанности, безусловно, значит много в имидже компании для ее контрагентов. Однако намного важнее документальное оформление поручения права подписи. Без этого документ, подписанный хоть и.о., хоть врио просто не имеет силы.
Основной распорядительный документ в такой ситуации — это приказ. В случае назначения врио его составляет кадровик, а подписывает руководитель. Но как быть, если место руководителя вакантно? Здесь все зависит от организационной формы компании.
В коммерческих предприятиях, например, ООО, принятие решения об избрании нового директора или назначении и.о. входит в компетенцию либо общего собрания, либо коллегиального органа управления — совета директоров.
На основании должным образом оформленного решения этого органа подписывается допсоглашение и издается приказ о назначении и.о., который станет первым для пребывающего в таком статусе.
В учреждениях и прочих некоммерческих структурах назначение директора или исполняющего его обязанности происходит по решению учредителя (или собрания учредителей). Остальной порядок аналогичен: допсоглашение и приказ. Подписывает приказ о назначении самого себя уже и.о.
О смене лица, имеющего право подписи на финансовых документах обязательно уведомляется банк. Иначе организация не сможет пользоваться своими счетами. В банках отработаны свои процедуры, предусматривающие замену учетной карточки или заведение временной.
Читайте про ключевые показатели эффективности KPI что это такое и как их использовать в своей предпринимательской деятельности.
Разбираемся — в каких случаях овердрафт выручает в сложный момент и на что следует обращать внимание.
Почему в некоторых случаях требуется https://delat-delo.ru/spravochnik/terminy/benefitsiarnyj-vladelets.html заполнение сведений о бенефициарном владельце.
к содержанию ↑Подпись исполняющего обязанности
Рассмотрев Ваш вопрос, сообщаем, что в настоящий момент требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов организации установлены ГОСТом Р 6.30-2003. И хотя он и носит рекомендательный характер, его можно применять при оформлении документов. В нем указано, что при заполнении реквизита «Подпись» в документах нужно указывать, в частности, наименование должности лица, подписавшего документ.
Примеры оформления приведены в п.2, п.3 Обоснования. Также приводим судебную практику, где контролирующие и судебные органы ссылаются на вышеуказанный стандарт (п.4, п.5 Обоснования).
Также обращаем Ваше внимание, что с 01 июля 2018 года действующий стандарт утрачивает силу и вместо него будет применяться новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 (п.6 Обоснования), где изложен уже другой порядок оформления подписи.
Следующая