ГПД: где хранить, как хранить
08.09.2020 распечатать Договоры, пожалуй, наиболее многочисленная категория юридических документов. Без них не обходится ни одна реально действующая компания. А раз так, то не будет преувеличением сказать, что юридическое подразделение любой компании сталкивается с вопросом: как организовать хранение договоров? От того, насколько грамотно это сделано, зависит, как быстро юрист найдет то или иное соглашение.
И найдет ли его вообще.
А между тем от скорости поиска может зависеть очень много. Например, результат многомиллионного судебного спора, в котором договор или допсоглашение к нему имеет ключевое значение. Подумаем над тем, как правильно организовать хранение гражданско-правовых договоров, чтобы ни один из них не потерялся, а нужный можно было найти за пару минут.
В разных компаниях договоры могут храниться в различных внутренних структурных подразделениях (до их передачи на архивное хранение). Такое хранение называют оперативным. Чаще всего выбирают один из трех вариантов
к содержанию ↑Хранение договоров в юридическом (договорном) отделе
Самим юристам, конечно, удобнее, когда все договоры находятся у них под рукой. Тем более хранение этих документов в юротделе представляется логичным. Ведь именно юристы разрабатывают тексты договоров своих компаний и проверяют соглашения, полученные от контрагентов.
Кроме того, в юротделе обычно хранятся и сопутствующие документы: деловая переписка, протоколы разногласий, претензии и пр.
НДФЛ и взносы с аванса по гражданскому договору Читать далее…
- регламент подготовки, согласования, подписания и учета договоров и связанных с ними документов;
- инструкция о порядке и сроках хранения договоров и пр.
Подчеркнем, что регламентация порядка хранения договоров в организации, равно как и фиксация должностных обязанностей сотрудников, которые ответственны за такое хранение, – очень важный момент независимо от того, на какое именно подразделение возлагается эта функция.
к содержанию ↑Хранение договоров в бухгалтерии
Этот способ тоже по-своему логичен. Ведь именно бухгалтерия хранит все первичные документы к договорам. В случае запроса от налоговой инспекции бухгалтеры имеют возможность представить полный пакет документов по каждой сделке.
Минус в том, что юристам договоры, как правило, нужны гораздо чаще, чем бухгалтерам. А значит, и те, и другие могут тратить свое рабочее время не рационально. Бухгалтеры вынуждены искать и выдавать копии документов.
А юристы – обращаться к ним для получения нужного соглашения.
к содержанию ↑Что вы узнаете
- Способы хранения электронных документов в организации
- Требования к хранению электронных документов
- Сроки хранения электронных документов
- Особенности хранения электронных документов
- Частые вопросы
Облачный электронный архив
Облако для хранения электронных документов предоставляет оператор ЭДО, к системе которого подключена организация.
Архив хранится на специальном сервере с закрытым доступом. Оператор ЭДО обеспечивает необходимую защиту своих серверов и оперативный доступ к документам. Организация (ИП) может как открыть, так и ограничить доступ и права определенным пользователям.
К примеру, некоторые документы пользователям можно только просматривать, без права редактирования. Определенной группе пользователей (например, руководителям отделов) будет доступна возможность редактировать, скачивать, удалять.
Локальный электронный архив
На компьютере организации создается папка или сетевой диск, доступ к которым есть у всех или только у части сотрудников.
Главная проблема банальна: если компьютер сломается или вирус повредит данные, есть риск потерять нужную информацию, поэтому локальный архив допустимо сочетать с облачным хранилищем.
Как хранение электронных документов реализовано в СБИС
Документы, которые вы загружаете в систему СБИС и передаете контрагентам или госорганам, хранятся на сервере оператора ЭДО. Это защищенный сервер, который соответствует современным требованиям безопасности. Документы в системе хранятся неограниченное время.
Это относится и ко всем отчетам, которые отправили из СБИС. Самые популярные, востребованные в компании документы, например списки клиентов, можно выложить на СБИС Диск — это облачное хранилище, куда сотрудник может зайти с любого устройства.
С помощью СБИС Коннекта или СБИС Архива можно организовать локальный архив электронных документов. В этом случае документы, которые вы отправили или получили через личный кабинет в СБИС, сохраняются в локальном каталоге на сервере вашего компьютера. Как сохранить конкретный документ в СБИС, можно посмотреть здесь.
Как найти отчет или документ в СБИС Архиве — здесь.
Попробуйте СБИС Бухгалтерию с облачным хранилищем — 14 дней бесплатно
к содержанию ↑Как определяется срок хранения электронных документов
Срок хранения отсчитывайте с 1 января года, который следует за тем годом, в котором по конкретным документам закончилось делопроизводство (ч. 2 ст. 21.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ»).
В декабре 2022 года ИП заключил договор с другим предпринимателем на выполнение работ. Работы выполнены в марте 2023. Срок хранения договора нужно отсчитывать с 1 января 2025.
Первичные документы рекомендуем хранить в течение 5 лет не с даты оформления, а с момента последнего использования для составления бухгалтерской или налоговой отчетности.
Уничтожение электронных документов
Уничтожайте документы по истечении срока их хранения. Какие сроки хранения предусмотрены для конкретных видов документов, рассказали выше.
Современные технологии позволяют восстанавливать удаленные документы. Поэтому,если электронный документ записан на физический носитель (USB-флешкуили жесткий диск), нужно уничтожить сам носитель.
Если боитесь что-то удалить преждевременно, попробуйте работу со СБИС Архивом. Когда пользователь удаляет документ раньше срока, система предупреждает его. Если все-таки удалили документ по ошибке и поняли это при сдаче отчетности или сверке с контрагентами — можете восстановить файл (откатить операцию удаления назад).
Организуйте документооборот с налоговой через СБИС
к содержанию ↑ЭДО — главный инструмент оптимизации делопроизводства
В эпоху цифровых технологий, переход к электронному формату делопроизводства в рамках оптимизации документооборота становится необходимостью для компаний, стремящихся оставаться конкурентоспособными на рынке. Создание, редактирование, передача и хранение электронной документации осуществляются гораздо быстрее, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных и стратегических задачах.
Чтобы перейти на электронный документооборот, необходимо заключить договор с оператором ЭДО — организацией, предоставляющей услуги по обмену, обработке и хранению документации в электронном виде.
Все процессы электронного делопроизводства происходят в системе оператора ЭДО — комплексе программных и аппаратных средств, предназначенных для организации документооборота. Внедрение системы электронного документооборота в компании открывает возможности для оптимизации делопроизводства и повышения эффективности бизнес-процессов.
Функциональные требования к системе документооборота (СЭД) утверждены Приказом Росархива от 15 июня 2020 г. № 69. В системе документооборота должны быть инструменты для работы с электронными документами и другие опции для выполнения всех задач, поставленных пользователем (с точки зрения функциональности и технологического исполнения).
Подключите Доки для оптимизации документооборота в вашей компании. Наш онлайн-сервис позволяет быстро оформлять документы и передавать их в один клик. При обнаружении ошибок система подскажет, как их исправить.
Вся информация автоматически и структурировано сохраняется в архив, что позволяет в любой момент легко найти и посмотреть необходимую документацию.
Оптимизация кадрового документооборота
Для повышения показателей и снижения нагрузки на кадры можно внедрить кадровый электронный документооборот (КЭДО). Оптимизация кадрового делопроизводства поможет избежать ошибок в документообороте компании, что позволит снизить вероятность штрафных санкций со стороны контролирующих органов.
КЭДО можно вести с помощью программных сервисов, приобретённых у стороннего разработчика. Например, можно использовать облачный сервис iКЭДО, с помощью которого внедряется полный процесс электронного кадрового документооборота: от выпуска электронной подписи сотрудникам до хранения электронной документации.
Астрал iКЭДО — облачный сервис кадрового делопроизводства. В системе iКЭДО функционирует дистанционный выпуск ЭП для сотрудников, что упрощает процесс их получения. Благодаря оптимизации кадрового делопроизводства с Астрал iКЭДО сотрудники вашей компании смогут быстро и безошибочно оформлять документы, моментально передавать их и отслеживать статус продвижения.
к содержанию ↑Оптимизация содержания документа
Документ должен защищать компанию юридически и иметь для этого набор необходимых реквизитов. В процессе оптимизации содержания документа нужно соблюдать баланс: упрощение процедуры ведения кадрового документооборота и соблюдение требований трудового законодательства.
Например, типовая унифицированная форма Т-1 приказа о приёме на работу содержит много пунктов, которые не каждый работодатель готов вносить в приказ (как пример, условия испытательного срока). Согласно ст. 68 ТК РФ, приказ должен соответствовать условиям трудового договора.
Важно, чтобы не было разночтений, а пункты приказа работодатель может регулировать сам.
В системе ЭДО имеются унифицированные готовые формы. Для внесения изменений в формы необходимо обратиться в компанию вашего оператора ЭДО. Внесение корректировок для оптимизации может занять определённое количество времени, но в будущем это позволит быстрее переделывать документы по каждому принятому сотруднику.
к содержанию ↑В этой статье:
- Зачем нужна оптимизация документооборота
- Плюсы документооборота без бумаги
- Оптимизация документооборота с помощью Диадока
Оцените преимущества электронного документооборота с Диадоком
Получение и распределение
Все новые документы появляются в папке «Входящие». Непросмотренные выделены полужирным шрифтом. О новых документах уведомления будут поступать на почту, если вы отметили этот пункт в персональных настройках.
Чтобы обработать документ, его нужно открыть и выбрать соответствующее действие либо поставить галочки напротив нескольких документов и массово подписать, согласовать или отказать в подписи. Также в Диадоке можно настраивать поступление документов в конкретные подразделения.
к содержанию ↑Создание и отправка
У Диадока есть встроенный редактор. С его помощью можно создавать акты, счета-фактуры, УПД и накладные. Документы также получится загрузить с компьютера.
Отображение печатной формы электронного документа можно настроить по шаблону вашей организации. Например, добавить логотип компании или штрихкод.
Согласование
Диадок позволяет легко согласовывать входящие и исходящие документы. Это быстрее, чем при работе на бумаге. При этом процесс можно автоматизировать при большом объеме документов и согласующих с помощью функциональности маршрутов.
В таком случае документы автоматически перемещаются между сотрудниками — они будут получать уведомления. На каждом шаге можно ограничить время на обработку документа.
к содержанию ↑Подписание
Для подписания в Диадоке используется КЭП. Подписывать документы можно массово и по одному. Также есть возможность подписать документ сразу несколькими КЭП. В этом случае контрагент увидит в протоколе все электронные подписи.
Диадок можно интегрировать с учетной системой компании. Тогда основные действия с документами сотрудники будут выполнять в привычном интерфейсе, без переключения между вкладками. Сервис предлагает решения:
Модуль для 1С — готовое решение от Диадока. В нем доступны получение, отправка, подписание внешних и внутренних документов. Перенос сведений из электронных документов в 1С происходит автоматически.
Диадок.Коннектор — облачное решение для интеграции с учетной системой компании.
API Диадока — набор готовых инструментов для создания собственного интеграционного решения.
С Диадоком компании упрощают бизнес-процессы, быстрее обрабатывают потоки документов и экономят на печати. Все это позволяет освободить время сотрудников для первостепенных задач.
Если у вас остались вопросы по оптимизации документооборота, вы всегда можете воспользоваться помощью экспертов. Они проконсультируют вас и помогут выстроить процессы.
Переходите на ЭДО через Диадок
Поможем настроить согласование документов под ваши процессы
Как правильно хранить документы в организации
Компании и ИП обязаны хранить документы о своей работе. Они нужны, чтобы подтверждать сделки с контрагентами, быстро отвечать на вопросы налоговой, защищать свои интересы. Разбираемся, как правильно хранить документы, чтобы избежать путаницы и иметь необходимые бумаги под рукой.
Бизнес
Читайте также:
Сколько времени документы находятся в архиве
Бухгалтерские документы
Это договоры, журналы операций по счетам, пояснительные записки, счета-фактуры и другие бумаги, которые показывают, откуда и сколько средств компания получила, а также сколько и куда потратила.
Все бухгалтерские документы делятся на две группы — для налогового и бухгалтерского учетов. Первые нужно хранить четыре года, вторые — пять лет. Чтобы не запутаться, проще хранить все бумаги по пять лет — один год роли не сыграет, зато компания точно ничего не нарушит.
Кадровые документы
Для бумаг, которые оформляют на сотрудников, характерен разброс по срокам хранения. Дольше всего в архиве лежат больничные листы, приказы о приеме на работу и об увольнении, ведомости о начислении заработной платы и некоторые другие бумаги. Если работник уволился до 2003 года, то их придется хранить 75 лет, если после 2003 года — 50 лет.
Сроки хранения других документов можно посмотреть в Приказе Росархива от 20.12.2019 N 236.
к содержанию ↑Статус документов
Порядок хранения зависит от статуса документов. Они бывают двух видов:
- Текущие. К ним относятся бумаги, которые используются организацией в настоящий момент или которые по закону хранятся не более 10 лет. Это первичные документы по сделкам с контрагентами, налоговые декларации.
Закон не определяет, как организациям и ИП осуществлять хранение текущих документов. Обычно их оставляют в шкафах, а счета, квитанции и конфиденциальные бумаги — в сейфах. Можно разместить текущие документы в архиве, если выделить под них отдельный стеллаж.
- Архивные. Спустя 10 лет бумаги, которые хранятся 50–75 лет, отправляются в архив. Там обычно находятся личные дела сотрудников, документы о несчастных случаях, которые произошли на предприятии, расчеты по страховым взносам.
Чаще всего под архив выделяют отдельное помещение. Но если бумаг немного, то их можно положить в шкаф или сейф. Помещение, в котором хранятся документы, необходимо оборудовать системой безопасности.