Перераспределение обязанностей в организации: эффективный способ решения ситуации с сокращением должности специалиста

Работодатели хотят, чтобы работники качественно выполняли свои обязанности. Но потребности предприятия меняются, и приходится корректировать функционал сотрудников. Иногда работники вынуждены брать на себя дополнительную работу, и не всегда в соответствии со специализацией.

Нужно ли согласие подчиненного на дополнительные обязанности? Как это оформить документально? Разбираемся в этой статье. Основной сотрудник ушел на больничный. Как оформить поручение дополнительной работы для исполнения его обязанностей на другого сотрудника?

к содержанию ↑

Для чего вменять обязанности сотруднику?

• государством приняты новые нормативные акты, и необходимо привести штат в соответствие с ними;
• в процессе производства произошли изменения (появились новые технологии, процессы, оборудование и т.п.);
• меняется организация труда;
• необходимо перераспределить обязанности между сотрудниками.

Документы, регламентирующие обязанности

Логика подсказывает, что именно в них нужно будет вносить изменения при вменении дополнительных обязанностей.

1. Трудовой договор. Как гласит ч.2 ст.57 ТК, в нем должна быть указана рабочая функция нанимаемого – работа по одной или нескольким специальностям в рамках квалификации. Естественно, очерчивается и круг определенных обязанностей. Если этот «круг» каким-то образом меняется, придется корректировать трудовой договор. К СВЕДЕНИЮ! Никто не может обязать работника выполнять работу, не прописанную в трудовом договоре. Все действия по изменению главного документа производятся исключительно по предварительному согласию работника за 2 месяца до планируемых перемен в ответ на письменное уведомление начальства.
2. Должностная инструкция. Работодатель может выбирать обязанности, необходимые ему от сотрудника. Если юридически условия, выписанные в трудовом договоре, а главное, рабочая функция, не меняются, то должностную инструкцию руководитель вправе менять без учета мнения сотрудников. ВАЖНО! Руководители стараются заручиться доброй волей подчиненных при изменении их обязанностей, иначе вряд ли сотрудничество будет эффективным и продлится долго.

Есть 2 варианта оформления перечня обязанностей:

• как приложение к трудовому договору – тогда при любых изменениях нужно будет заключать дополнительное соглашение к основному документу;
• как локальный нормативный правовой акт – можно издать измененный вариант должностной инструкции и попросить работника ее завизировать: это будет доказательством принятия им новых обязанностей.

Истец обратился в суд с иском к ЗАО «XXX» об отмене приказа от… N… об обязании предоставить работу, предусмотренную трудовым договором и должностной инструкцией, обязании обеспечить необходимым оборудованием и технической документацией для выполнения работы, ссылаясь на то, что приказом от… N… на него возложена обязанность, не предусмотренная трудовым договором и должностной инструкцией.
Как усматривается из материалов дела, в нарушение требований трудового законодательства работодатель возложил на истца выполнение работ, не обусловленных трудовым договором, зная о несогласии истца выполнить это распоряжение, приняло решение о привлечении истца к дисциплинарной ответственности.
Применение дисциплинарного взыскания за неисполнение обязанностей, не предусмотренных трудовым договором, является необоснованным, в связи с чем оспариваемые приказы являются незаконными.

Посмотреть решение суда

к содержанию ↑

Дополнительные обязанности в рамках одной должности

Как составлять должностные инструкции, не говорят никакие нормативные документы, кроме рекомендаций Роструда, поэтому их оформление – добровольно для работодателя, а форма произвольна. Практически все предпочитают все же оформлять их, так как этот документ:

• значительно упрощает организацию труда;
• снимает возможные разногласия по поводу выполняемой работы;
• разграничивает ответственность;
• устраняет дублирование схожих функций;
• составляется не субъективно «под работника», а «под должность», кто бы ее не занимал.

СПРАВКА! При определении обязанностей той или иной должности за основу берется Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий. Многие его положения устарели, работодателю часто нужны новые, не отраженные в нем должности. В таких случаях местные органы исполнительной власти могут принять нормативные акты по требованиям к той или иной должности.

Руководители могут сами определять содержание должностной инструкции, поэтому в рамках одной и той же должности они могут вносить в нее дополнительные обязанности, если таковые:

• вписываются в квалификационную характеристику;
• обусловлены технической реорганизацией предприятия;
• вызваны изменением условий труда.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если причиной изменений становятся перемены технических и/или организационных условий труда, сотрудник должен узнать об этом за 2 месяца (ч.2. ст.74 ТК). Согласие сотрудника не требуется, но вовремя быть проинформированным – его право.

к содержанию ↑

Два способа возложения обязанностей дополнительных должностей

Существуют различные причины, когда работодателю или сотруднику может потребоваться изменение круга обязанностей. Например, сокращается должность, и другой компетентный сотрудник согласен взять на себя новую деятельность за дополнительную оплату. Или же работодатель хочет, чтобы работник выполнял дополнительные функции, на которые у него остается достаточно рабочего времени (например, курьер может, находясь в офисе, принимать звонки).

В ТК РФ изложены 2 варианта, по которым сотруднику могут быть вменены новые обязанности: внутреннее совместительство и совмещение. Выбирая первое или второе, работодатель ориентируется на то, можно ли выделить конкретные часы для дополнительных обязанностей, или они по-разному распределяются в продолжение рабочего времени.

Характеристики и различия этих двух способов приведены в таблице.

Работодателю решать, какой способ окажется предпочтительнее в конкретной ситуации.

к содержанию ↑

Пошаговый план для вменения дополнительных обязанностей

1. Уведомить работника письменно за 2 месяца об изменениях условий труда.
2. Издать распоряжение (приказ) о совмещении, внутреннем совместительстве или приказ о возложении дополнительных обязанностей.
3. Оформить дополнительное соглашение к трудовому договору либо заключить дополнительный договор.
4. Переиздать должностную инструкцию, ознакомить сотрудника с ее новой редакцией под роспись.

к содержанию ↑

Если сотрудник против

Внесение новых обязанностей в должностную инструкцию, если они в рамках квалификации, не предусматривает согласие работника, поэтому часто в этом пункте возможны разногласия, тем более, что заработная плата таких случаях обычно не пересматривается. Что делать работодателю, если в ответ на его извещение о грядущей перемене условий работы сотрудник выражает несогласие работать по новым правилам?

Работодатель письменно должен предложить несогласному другую должность в соответствии с его квалификацией, пусть даже ниже рангом или менее оплачиваемую, если она вакантна. Если таких должностей нет или снова последует несогласие, сотрудника вправе уволить (п.7 ч.1 ст.77 ТК).

Другой вариант, когда самовольно в одностороннем порядке меняются условия трудового договора. Согласно ч.1 ст.72 ТК РФ, это можно приравнять к переходу на новую работу, для чего необходимо письменное согласие сотрудника. Если работодатель настаивает под угрозой увольнения, подчиненный может предпринять следующие меры:

• письменно попросить об увеличении оплаты за вменяемые новые обязанности;
• если договориться не удалось, обратиться в инспекцию по труду или в профсоюз (нужно приложить копию основных документов и приказа о вменении новых обязанностей);
• при незаконном увольнении его права защитит суд.

Итак, для вменения дополнительных обязанностей лучше заручиться согласием работника, вовремя его уведомить и оформить необходимые документы, внеся изменения в трудовой договор или должностную инструкцию, при необходимости заключив дополнительное соглашение.

к содержанию ↑

Как определить кого сократить?

Повысить эффективность компании, её прибыль, при этом урезать расходы, в том числе на персонал — такие вопросы неизбежно встают в развивающемся бизнесе. Обновление компании менеджеры часто видят в оптимизации трудовых ресурсов. Момент критический и этически сложный.

Возникает дилемма: кого можно сократить и делегировать обязанности другому отделу или коллегам, а без кого компания обойтись не может. Как при оптимизации не растерять ценные кадры? Как объяснить сотруднику, почему в его знаниях, услугах уже не нуждаются? Вопросы далеко не риторические. Они требуют ответов в реальной жизни.

к содержанию ↑

Как выбрать, кого уволить из сотрудников?

Сокращение работников планируют заранее. Этого требуют трудовое законодательство и экономический расчет. Даже если руководство не хочет раньше срока оглашать эту непопулярную акцию, она не остается в секрете.

Коллектив начинает гадать на кофейной гуще, строить предположения, с кем расстанутся, а кто останется на своем месте.
Самое распространенное предположение: распрощаются с новичками. Старожилы заслужили сохранить рабочее место за верность коллективу.

Есть психологически неприятный, неудобный человек, но ас своего дела. Грамотный управленец не станет гадать на ромашке, кого уволить, а определит ценность каждого подчиненного в проекте, компании.

к содержанию ↑

Оценка вклада в компанию

Творческий потенциал сотрудника, его индивидуальные качества во многом влияют на успешность предприятия. Принимая на должность нового сотрудника, работодатель ждет от него не пассивного выполнения обязанностей, не просиживания «от звонка до звонка», а большой отдачи. Самоотдачи, ответственности, вовлеченности, новаторства.

Вклад подчиненного оценивается по нескольким критериям:

• качественное обслуживание клиентов, знание их потребностей и умение предложить услуги или продукт своей компании;
• повышение квалификации, применение в работе знаний, достижений, мотивация на общие цели организации;
• отклик на новаторские предложения, активное участие в рационализаторских проектах;
• вклад во внутренние бизнес-процессы фирмы, т.е. качество работы, скорость решения запросов, своевременная отчетность по задачам;
• личное участие в экономическом росте компании, в увеличении статей доходов, снижении структуры расходов.

к содержанию ↑

Оценка продуктивности и эффективности сотрудников

Анализировать профессионализм отдельного работника – значит управлять внутренними бизнес-процессами и оценивать всю команду. Функцию определять уровень исполнения обязанностей берет на себя работодатель, непосредственный руководитель персоналом, менеджер по кадрам. Учитывают такие показатели:

• сложность поставленных задач;
• объем выполненной работы;
• особенности функционала;
• результат труда.

Эффективность складывается из соотношения достигнутого результата и времени, потраченного на его достижение. Сотрудник может справляться со своими обязанностями, но срывать сроки, подключать коллег к себе в помощь, из-за чего плодотворность его снижается.
Чтобы определить слабое или, напротив, сильное звено в коллективе, сначала менеджер должен поставить задачу перед собой.

Что он хочет оценить во вверенном ему отделе. Например, определить квалификацию, психологический портрет, стрессоустойчивость, креативность, инициативность. На основании поставленной задачи уже будет строиться метод оценки продуктивности:

• аттестация — проверяют теоретические, практические знания и умения, потенциал и индивидуальный вклад работника в конечный результат за определенный период;
• тестирование;
• собеседование — регулярное общение с командой помогает определить лидеров и аутсайдеров, урегулировать трудовые конфликты, перераспределить обязанности;
• деловые игры — они раскрывают качества работников — творчество, быстрый ум, инициативность, смелость, предвидение.

к содержанию ↑

Мониторинг эффективности сотрудника

Молодые люди до 30 и старше практически не отнимают телефон от уха или держат его перед глазами во время еды, сдабривая ее деловыми переговорами. Или, наоборот, пытаются провести переговоры, заедая их бутербродом, бизнес-ланчем. Зажевывают едой и листание ленты в соцсетях, переписку с друзьями, коллегами.

Бездумное желание все успеть, совместить несколько дел вызывает, как минимум, гастрит. А что еще хуже — бешеную перегрузку.

Устав от бесконечного движения, человек останавливается. И не сумев перегрузиться, впадает в прокрастинацию. Не выполняет личные планы, не интересуется работой, отодвигая ее на второй план.

к содержанию ↑

Контроль за выполнением работы

Контроль ситуации на предприятии — вынужденная и необходимая мера. В ней есть доля недоверия: работники не соблюдают договоренности, срывают сроки заданий, низкая квалификация персонала, или руководители среднего звена обладают недостаточными управленческими знаниями, не умеют планировать, делегировать. Все это создает общую атмосферу в офисе, при которой обязанности перестают воспринимать серьезно.

Решают проблему проверки и мотивация. Они сводятся к цели добиться достижения продуктивных целей и избежать малой производительности. Контроль начинается с пунктуальности, с соблюдения трудовых норм, пролонгируется на качество труда и позволяет:

• найти слабые места, отстающих;
• согласовать работу подразделений;
• рационально распределить функции между коллегами, отделами;
• обеспечить выполнение планов в установленные сроки, с нужным качеством;
• предотвратить утечку информации, секретных данных компании;
• наблюдать за внутренними процессами на предприятии.

Соблюдая трудовую дисциплину и высокую всеколлективную эффективность, возможно, получится избежать сокращений штата, отдельных его участников, перейти на другие методы занятости, которые сократят расходы предприятия.

к содержанию ↑

Оптимизация рабочего времени

• агент системы отмечает запущенные сайты, кто чем интересуется, играет в игры, общается в соцсетях или действительно трудится, программа определит малопродуктивных сотрудников и их противоположностей — трудоголиков;
• ПП сравнит, за какой срок специалисты с одинаковыми обязанностями справляются с ними, и выявит тех, кто не успевает или просто отлынивает;
• CrocoTime зафиксирует, кто во сколько начал трудиться, как часто отвлекается — более пяти минут бездействия мыши программа считает отрывом от работы;
• данные по любому подчиненному ПО предоставит за конкретный, день, неделю, месяц, год.

Но постоянный контроль тоже не несет процветания организации. Коллектив устает от тотальной слежки, наступает моральное выгорание. Да и быть всегда супер работоспособным человек не в силах.

Но планировать труд и отдых. А в самый горячий период в компании остаться спокойным и эффективным.
Сокращение штата, отдельных его сотрудников — событие серьезное, жесткое.

Сохраняя личный авторитет и имидж компании, руководителю стоит потрудиться: взять ответственность на себя, объяснить подчиненному, за что расстаются именно с ним и на каком основании. Документы, которые можно составить с помощью программы учета времени CrocoTime, облегчат такие взаимоотношения и общение, связанное с увольнением.

Прочитайте другие статьи в нашем блоге

к содержанию ↑

Программы контроля работы персонала

Стоит ли контролировать взрослых людей, специалистов, выполняющих важные задачи, продвигающих бизнес? Вопрос не риторический. Даже в сложившемся коллективе. Приступить к обязанностям с утра, как только пришел, мешает все: холод и нужна чашка чая, или солнце светит в глаза, и манит природа.

Настроение.

25 сентября 2019 Подробнее

Автоматизированная система учета рабочего времени

Кроме психологически объективных причин, отвлекают другие факторы. Их называют «пожиратели времени» —.

11 сентября 2019 Подробнее

к содержанию ↑

Уволить по соглашению сторон

Работника нельзя просто взять и уволить, заставлять увольняться по собственному желанию тоже нельзя. Но с ним можно договориться, предложить, например, «отступные».

Соглашение можно составить в любое время, дату увольнения стороны выбирают сами. Оно обязательно должно быть в письменном виде

Права на отзыв соглашения, как при увольнении по собственному желанию, у работника нет. Остаться на работе он сможет, только если работодатель согласится на это.

Принуждать к заключению такого соглашения также нельзя, работник может оспорить его и восстановиться на работе через суд.

к содержанию ↑

Установить неполное рабочее время

Работник трудится не 8 часов, как обычно, а 5 часов или 7 — как договорились с работодателем. Ему надо будет платить пропорционально отработанным часам.

Если работник не согласен так работать, заставлять его нельзя.

Ввести по своей инициативе режим неполного рабочего времени работодатель сможет при соблюдении трех условий:

1. В организации произошло изменение организационных или технологических условий труда. Изменение организационных условий труда — это когда меняют структуру организации. Например, в компании создали новый отдел, который взял на себя часть задач других отделов. Произошло перераспределение нагрузки на подразделения и, как следствие, изменение рабочего графика. Изменение технологических условий труда — это когда меняется технология производства, обновляется рабочая техника.
2. Указанные изменения могут привести к массовому увольнению работников. Массовое увольнение по общим правилам — это увольнение 50 и больше человек за 30 дней, 200 человек за 60 дней, 500 за 90 дней.
3. Режим неполного рабочего времени вводится на срок не более 6 месяцев.

О введении неполного рабочего дня нужно сообщить работникам за 2 месяца до начала.

к содержанию ↑

Сократить штат или численность персонала

В трудовом кодексе и подзаконных актах не указано, чем отличается сокращение штата от сокращения численности персонала, но разница между этими действиями есть.

Сокращение штата — это когда аннулируют должность, сокращение численности — уменьшение количества единиц по должности. Например, по штатному расписанию в организации два юриста, один делопроизводитель, три бухгалтера. Руководитель решил троих человек уволить, троих оставить.

Сокращение штата или численности происходит по одному и тому же порядку.

Шаг 1. Изменение штатного расписания . Для этого издают приказ об изменении штатного расписания, где сообщают, почему происходит сокращение, сколько должностей или численности убирают, сколько остается.

Там же прописывают, когда начнет действовать новое штатное расписание.

Шаг 3. Сообщение о планируемом сокращении органу занятости . Организация-работодатель должна отправить письменное сообщение не позже, чем за 2 месяца, а ИП-работодатель должен сделать это не позже, чем за 2 недели до увольнения работников.

Шаг 4. Сообщение о планируемом сокращении в профсоюз , если он есть. Делать это нужно за 2 месяца до увольнения работников или раньше.

Шаг 5. Выбор, кто останется при сокращении численности . Здесь нужно учитывать преимущественное право на оставление на работе.

Сначала определяют, кто более производителен и у кого выше квалификация, а потом смотрят на семейные обстоятельства работника.

Шаг 7. Перевод согласившихся на новую должность работников . С них нужно получить письменное согласие на перевод.

Шаг 8. Увольнение работника по пункту 2 части 1 статьи 81 Трудового кодекса РФ , если у работодателя нет других вакансий или работник отказался от перевода на другую должность. Одновременно с увольнением работнику нужно выплатить зарплату за все отработанные дни, компенсацию за неиспользованный отпуск, выходное пособие и 2 среднемесячных заработка.

к содержанию ↑

Уменьшить зарплаты, когда это возможно

Уменьшить оклад или тариф, не имея на то оснований, нельзя, ведь это будет ухудшение положения работников.

Основанием может быть изменение организационных или технологических условий труда.

Например, у ИП Васильева по найму работают инженер, электрик, каменщик, плотник, разнорабочий. Каждому из них Васильев дает индивидуальные задания, контролирует их выполнение, платит оговоренную зарплату.

Нельзя урезать оклады и тарифы из-за мирового кризиса, снижения продаж и ухудшения финансового положения компании. Но можно уменьшить выплаты стимулирующего характера — премии, компенсации за проезд и питание, ДМС, абонементы в фитнес-клубы. Ведь все эти бонусы по закону необязательны.

к содержанию ↑

Временно перевести на другую работу

Временный перевод работника на другую работу — не должность! — без его согласия возможен, если идет эпидемия или случился простой по экономическим причинам.

Перевести работника на другую работу можно на срок до 1 месяца, но с его согласия это можно сделать и на больший срок.

Зарплату надо будет начислять так:

1. Две трети от среднего заработка — при простое, то есть временной приостановке работы.
2. В зависимости от выполняемой работы , но не меньше среднего прежнего заработка — при эпидемии и других чрезвычайных обстоятельствах.

Во всех остальных случаях перевод работника возможен только с его согласия.

Но, кроме факта ЧО, должны быть иные обстоятельства, доказывающие законность увольнения. Что это за обстоятельства, сейчас сказать невозможно, так как практики увольнения по этому основанию в нашей стране еще не было».

Роман Норман, адвокат

к содержанию ↑

Что работодателю делать нельзя

Нельзя также урезать оклады, доводить зарплату до уровня меньше МРОТ — 12 130 ₽.

Работодателю не следует злоупотреблять своими правами в условиях мирового кризиса и, например, проводить аттестацию и увольнять не прошедших ее сотрудников.

к содержанию ↑

Оптимизация персонала: снижение затрат на обеспечение трудовой деятельности

Зачастую численность оптимизируют без детального анализа, то есть сокращают должности или увольняют работников, которые по решению руководства в данной ситуации являются лишними. При этом редко оценивают перспективы.

В качестве примера можно привести компанию по ремонту автомобилей, в которой сократили бригаду квалифицированных работников, а через полгода начали набирать сотрудников и формировать такую же бригаду, так как было принято решение освоить ремонт новой модельной линейки автомобилей.

Есть и обратная сторона медали. Когда численность персонала компании раздута, дублируются обязанности, то многие сотрудники большую часть рабочего времени сидят в Интернете, общаются с коллегами и не приносят прибыли. Единственное решение в такой ситуации — сократить численность штата.

Стоит отметить, что любые сокращения в компаниях не проходят бесследно. Коллектив всегда реагирует на них негативно, работники переживают, что могут стать следующими на выбывание. По этой причине разработанную программу по оптимизации численности нужно реализовать как можно более безболезненно для персонала и работы компании в целом.

Следующая

Трудовое правоВалоризация пенсионных прав: что это и как работает