2 способа заполнить табель: какой удобнее для бухгалтера
Табельщики ведут сплошной учет рабочего времени либо регистрируют только отклонения. Прочитайте в статье о преимуществах и недостатках обоих способов. Возможно, пора перейти на более удобный.
Частичная отработка в табеле при регистрации только отклонений Скачать бесплатноЧастичная отработка в табеле при сплошном учете Скачать бесплатно
Два способа заполнить табель: в чем отличия
Учет фактически отработанного времени ведут по каждому сотруднику в табеле по форме № 0504421 (приложение 1 к приказу Минфина от 30.03.2015 № 52н). Использовать другие формы табеля нельзя (ч. 4 ст.
9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письмо Минфина от 19.07.2018 № 02-07-05/50639).
Вести учет рабочего времени можно одним из двух способов:
- регистрировать в табеле только отклонения от нормального использования рабочего времени;
- вести сплошной учет фактических явок и неявок на работу.
Регистрация только случаев отклонения. При этом способе заполнения табеля в верхней части строки показывают часы отклонения, а в нижней — его код.
Сплошной учет. При таком способе в верхней части строки отражают явку или неявку. В случае явки сотрудника в нижней части показывают, сколько часов он отработал.
Если день был выходным либо рабочим, но с отклонениями от нормального использования времени, часы в табеле не проставляют. Например, не указывайте часы, когда сотрудник в отпуске или болеет.
Подписывайтесь на наш канал в Яндекс.Дзен
Если у работника за один день или период было несколько ситуаций, которые обозначаются разными кодами, укажите эти коды через знак «/». Поступайте так, например, когда сотрудник работает сверхурочно, выходит на работу по возвращении из командировки. При необходимости можно вести учет рабочего времени в дополнительных строках.
Например, в одной строке фиксировать работу в течение неполного рабочего времени сотрудницы, а в другой отмечать, что она находится в отпуске по уходу за ребенком.
Работу внутреннего совместителя по каждой должности отражайте в двух отдельных строках. При совмещении должностей учитывайте рабочее время в одной строке, так как сотрудник выполняет работу в течение рабочего дня.
Давайте посмотрим, как может выглядеть табель учета рабочего времени за май в случае неполной отработки месяца. Для этого приведем пример, когда в табеле нужно отразить отпуск без сохранения заработной платы, очередной отпуск, больничный и увольнение.
Пример. Сотрудницы отработали май не полностью.
Экономисты ГУ «Образование» Светлана Смирнова и Ирина Конкина отработали май не полностью. Смирнова брала отпуск без сохранения заработной платы с 6 по 8 мая и болела с 20 по 31 мая. Конкина с 13 по 19 мая была в ежегодном основном отпуске, а 29 мая уволилась.
Посмотрите в образцах 1 и 2, как будет выглядеть табель при двух способах заполнения.
к содержанию ↑Образец 1. Частичная отработка в табеле при регистрации только отклонений
Образец 2. Частичная отработка в табеле при сплошном учете
Какой способ удобнее для бухгалтера
Пример, который мы привели выше, позволяет увидеть плюсы и минусы обоих способов.
1. Регистрация только отклонений.
Плюсы. Пользоваться табелем удобно, когда отклонений нет или они есть, но только одного вида. Тогда бухгалтер сразу может вычислить, сколько рабочих дней остается по графику, и сверить это число с данными в бухгалтерской программе.
Минусы. Если работники часто уходят на больничный, увольняются, берут короткие и административные отпуска, бухгалтеру работать с табелем неудобно.
32 ближайших изменения в Налоговом кодексе — от НДС и НДФЛ до спецрежимов и проверок >>
Плюсы. Метод сплошного учета дает бухгалтеру по зарплате полную картину по каждому сотруднику. Можно без дополнительных расчетов увидеть в табеле итоговое количество отработанных дней и часов за месяц и сверить его с программой.
При расчете отпускных, премий и других начислений бухгалтер всегда исходит из количества отработанных дней, а не из количества дней неявок.
Минусы. Есть один небольшой минус, но он скорее для табельщика, чем для бухгалтера. Когда отклонений нет, все равно приходится отмечать явки и неявки на работу.
То есть для табельщика этот способ более трудоемкий. Но большинство учреждений уже ведут табели в программе, а она при заданных условиях ставит дни и часы автоматически.
Если в вашем учреждении сотрудников не больше 50, они редко болеют, а отпуска берут сразу за весь год, можно регистрировать в табеле только отклонения. При таких условиях начислять зарплату в бухгалтерской программе несложно.
При численности работников более 50 рекомендуем перейти на сплошной учет. Объясните руководству, что этот способ безопаснее, поскольку помогает снизить количество ошибок в расчетах. От того, какой способ учета дней вы выберете, будет зависеть скорость вашей работы.
к содержанию ↑Срочные изменения по вашему ИНН
- ТОП-5 меток от ФНС, которые приводят к встречным проверкам
- Инструкция, как подготовиться к налоговой реформе-2025
- Список компаний с меткой «дробление бизнеса» от ФНС
- Проверьте по ИНН, дадут ли вашей компании новые льготы
Как заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП
Руководитель группы «Бухгалтерия и отчетность» портала buhsoft.ru. 13 лет работала бухгалтером в федеральной компании с региональной сетью. Опыт прохождения налоговых и аудиторских проверок. Специализация — бухгалтерская и налоговая отчетность.
Табель используют при сплошном учете рабочего времени. В программе 1С 8.3 этот документ применять не обязательно, но он имеет приоритет перед другими формами учета – больничными листами, отпусками и т.д. Как использовать в 1С 8.3 ЗУП табель учета рабочего времени читайте в этой статье.
Читайте в статье:
- Заполнение производственного календаря
- Заполнение графика работы
- Настройка программы 1С 8.3 ЗУП для работы с табелем
- Создание табеля в 1С 8.3 ЗУП
- Печать формы Т-13
Есть два основных похода к учету рабочего времени:
- Учет отклонений;
- Сплошной учет с помощью табеля.
Первый способ используют большинство организаций со стандартным графиком рабочего времени. Для этого в учете 1С фиксируют больничные, отпускные, командировки, отгулы, выходы в выходные и праздничные дни, неявки и т.д.
Второй способ применяют, если нужно вести сплошной каждодневный учет рабочего времени. Именно в этом случае в 1С 8.3 ЗУП ведут табель учета рабочего времени.
В нашей статье читайте пошаговую инструкцию, как в 1С 8.3 ЗУП вести табель учета рабочего времени.
Полный текст инструкции, как заполнить табель в 1С 8.3 ЗУП Скачайте инструкцию
к содержанию ↑Шаг 1. Заполните производственный календарь
Зайдите в раздел «Настройка» (1) и нажмите на ссылку «Производственные календари» (2). Откроется окно настроек.
В стандартную поставку 1С 8.3 ЗУП входит календарь «Российская Федерация» (3). Если вы хотите добавить новый, нажмите кнопку «Создать» (4) и выберете пункты «По классификатору» или «Новый».
Шаг 2. Заполните графики работы
В 1С 8.3 ЗУП при приеме на работу указывают график работы сотрудника, например «Пятидневка». Чтобы настроить или создать новый график, зайдите в раздел «Настройка» (1) и нажмите на ссылку «Графики работы сотрудников» (2). Откроется окно настроек.
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется форма для заполнения.
Читайте также:
- Форма табеля учета рабочего времени 2021 >>>
В форме укажите наименование нового графика (4) и нажмите кнопку «Заполнить» (5). Форма заполнится данными для стандартной пятидневки.
При необходимости исправьте данные в ячейках (6) и нажмите кнопку «Записать и закрыть» (7). После этого новый график появится в общем списке.
Если у сотрудников меняется график, создайте документ «Изменение графиков работы списком». Для этого зайдите в раздел «Кадры» (8) и кликните на одноименную ссылку (9).
- Новый график (10)
- Период, в котором он будет действовать (11);
- Сотрудников (12).
Шаг 4. Создайте табель в 1С 8.3 ЗУП
При методе сплошного учета рабочего времени в программе 1С 8.3 ЗУП заполняют табель – таблицу с календарными днями, в которые вносят специальные обозначения и отработанные часы. Обозначения находятся в справочнике «Виды использования рабочего времени», самые распространенные такие:
- Я – Явка;
- Н – Ночные часы;
- РВ – Праздники;
- С – Сверхурочно;
- К – Командировка;
- ОТ – Отпуск;
- Р – Отпуск по беременности и родам;
- ОЖ – Отпуск по уходу за ребенком;
- Б – Больничный;
- ПР – Прогул.
Полный список можно посмотреть в справочнике, для этого зайдите в настройку параметров (1) и включите «Отображать команду «Все функции»» (2). Далее зайдите в раздел «Все функции» (3) и в справочниках найдите «Виды использования рабочего времени» (4).
Чтобы создать табель в 1С 8.3 ЗУП, зайдите в раздел «Зарплата» (5) и кликните на ссылку «Табели» (6).
В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (7). Откроется форма для заполнения табеля в 1С 8.3 ЗУП.
В форме укажите организацию (8), месяц (9) и нажмите кнопку «Заполнить» (10) или «Подбор» (11).
По всем сотрудникам укажите за каждый день месяца вид использования рабочего времени (12) и количество фактически отработанных часов (13). После этого в разделе «Итого» (14) автоматически рассчитается общее количество отработанных дней и часов по сотрудникам. Чтобы сохранить данные, нажмите кнопку «Провести и закрыть» (15).
Теперь расчет зарплаты в 1С 8.3 ЗУП будет сделан по данным табеля.
к содержанию ↑Шаг 5. Распечатайте форму Т-13
Чтобы в 1С 8.3 ЗУП вывести на печать форму табеля Т-13, зайдите в раздел «Зарплата» (1) и нажмите на ссылку «Отчеты по зарплате» (2).
В окне отчетов выберете «Табель учета рабочего времени (Т-13)» (3).
В форме отчета укажите период (4), организацию (5) и нажмите кнопку «Сформировать» (6). Чтобы распечатать табель в 1С 8.3 ЗУП, нажмите кнопку с принтером (7).
Табель учета рабочего времени: инструкция по 1С
Обычно в трудовом договоре сотрудника прописано время, когда он должен выполнять должностные обязанности. Работодатель же со своей стороны обязан учитывать фактически отработанное время.
Для этого используется «Табель учета рабочего времени» и утвержденные Госкомстатом РФ унифицированные формы табеля №Т-12 и №Т-13.
Что представляет собой документ?
Речь идет об обязательном документе, который организации в обязательном порядке составляют каждый месяц. На его основе сотруднику начисляется зарплата и отпускные, а также положенные командировочные. Сам бухгалтер обычно табель не заполняет.
Он получает сведения от подразделений, а затем формирует расчетную ведомость и начисляет зарплату.
Наглядно документ выглядит как таблица, в которой отражаются все выходы и неявки за месяц, а также часы, которые сотрудник отработал за определенный день. Указываются и причины отсутствия работника.
До того, как форма табеля стала доступна в программах 1С 8.3, этот документ приходилось заполнять в Excel. Конечно, на это уходило много времени, что вызывало неудобство.
Сейчас табель легко формируется в 1С. Расскажем, где его отыскать в программе и как корректно настроить заполнение.
к содержанию ↑Ограничения по возможностям
Нельзя упускать из виду важные моменты. Например, тот факт, что в конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0» в табеле учета нельзя автоматически отразить командировку, прогул, переработку или отпуск без сохранения заработной платы. Речь идет только о типовой конфигурации.
Однако все эти опции открыты пользователям в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8».
Еще один момент, который касается типовой конфигурации «1С:Бухгалтерия 8 редакция 3.0». Учет отпусков, больничных, исполнительных документов ведется только в том случае, если в компании числится до 59 сотрудников включительно. Когда их 60 или более, то также следует применять 1С:ЗУП 8.
к содержанию ↑Где найти «Табель учета рабочего времени» в 1С: Бухгалтерия 8.3?
Почему-то некоторые пользователи затрудняются с поиском Табеля в программе. Однако в типовых конфигурациях все просто. Откройте раздел Зарплата и кадры, далее Кадровый учет — Отчеты по кадрам — Табель учета рабочего времени.
Таким образом, «Табель учета рабочего времени» больше напоминает отчет, нежели рабочий документ.
Пошаговое формирование Табеля в 1С
Шаг № 1. Шапка.
Чтобы сформировать Табель учета рабочего времени по форме Т-13, необходимо заполнить поля:
- период;
- организация;
- подразделение.
Сделать это нужно, нажав кнопку Настройки.
В Периоде необходимо указать месяц, за который формируется текущий табель.
Чтобы указать Организацию, выберете нужную вам из списка, если в базе их ведется несколько.
Если нужно сформировать табель по подразделению отдельно, то выберете его из справочника Подразделения.
к содержанию ↑Шаг № 2. Вид простой.
Заходим во вкладку Отборы, вид Простой. Здесь нужно указать фамилии и должности ответственных, которые в итоге подписывают документ.
В случае, если вы составляете табель для одного работника, то можно использовать дополнительный лист и установить:
- галочку Сотрудник;
- фамилию выбрать из справочника Сотрудники по ссылке Подбор.
Шаг № 3. Вид расширенный.
Данный вариант необходимо заполнить, если заполняете табель для всех сотрудников. Уберите галочку с поля Сотрудник и установить Вид — Расширенный.
Далее табель сформируется отдельно по каждому подразделению.
В случае, если в компании совсем мало работников, но при этом есть подразделения, то лучше формировать Табель по всей организации. Зайдите во вкладку Структура и уберите из состава группировки Подразделение.
После этого вы можете Завершить редактирование — Закрыть и сформировать.
Следующая