Закрывающие документы для бухгалтерии: рассказывает эксперт
Подготовка закрывающих документов входит в спектр обязательств организации, выступающей стороной в какой-либо сделке. Такой документ является крайне важным, поскольку он необходим в бухгалтерском и налоговом учете. Чтобы правильно закрыть сделку недостаточно просто провести оплату по ней.
Без закрывающих документов организация не сможет полноценно отчитаться о затратах, или объяснить их экономическую выгоду.
Если организация не составить закрывающих документов, налоговый орган не позволит принять издержки и налоговые вычеты, таким образом, нагрузка на организацию возрастет.
к содержанию ↑Закрывающие документы по окончании сделки
- Акт выполненных работ, который подтверждает, что конкретное действие совершено и получен ожидаемый результат.
- Разные виды накладных.
- Счет-фактура.
Обратите внимание: документы, используемые для закрытия сделки составляются в двух (или более) экземплярах, для каждого участника сделки. Такой практике следуют, чтобы каждая сторона могла принять закрывающий документ к учету и провести закрытие сделки. Такой бланк актуален для операций купли-продажи, поставки товара.
Нужны закрывающие документы и по оказываемым услугам. В такой ситуации для закрытия сделки используют акт выполненных работ (либо акт оказанных услуг). Такой документ выполняет несколько функций:
- подтверждает, что сделка осуществлена;
- удостоверяет факт исполнения обязательств сторонами договора;
- указывает на отсутствие претензий по объему и качеству выполненных работ у принимающей стороны;
- фиксирует отсутствие у сторон каких-либо претензий, касающихся выполненной работы или оказанной услуге.
Если нет документов, которые закрывают сделку, затраты по ней не получится признать в налоговом учете. Когда такой бумаги нет, а в бухгалтерском учете операция числится как завершенная, последствия могут быть такими:
- доначисление налогов по прибыли или НДС;
- штраф за нарушение норм учета;
- снижение репутации компании.
Закрывающие документы НДС – счета-фактуры. Их содержание строго унифицировано. Счета-фактуры выступают в качестве обоснования в учете количества отчислений (как уплачиваемых, так и возмещаемых).
На то, чтобы составить и внести в учет счет-фактуру у организации есть 5 дней с момента отгрузки товара.
Обратите внимание: в некоторых ситуациях при закрытии сделок допускается использование УПД – универсальный передаточный документ. Его особенность состоит в совмещении счета-фактуры и накладной (либо акта) в одной бумаге.
Документы, закрывающие сделку, несут в себе еще одну важную функцию, с помощью них можно контролировать процессы, происходящие в рамках договорных обязательств. Например, с помощью них можно понять, какие оплаты уже совершены, а какие нет, сколько товаров доставлено и так далее.
Когда речь идет о платежах, в качестве закрывающих документов могут быть использованы:
- чеки;
- квитанции
- платежные поручения;
- банковские выписки;
- кассовые ордера;
- авансовые отчеты;
- справка о подтверждающих документах.
Примечание: последнее применяется в качестве инструмента валютного контроля в ходе операций с формированием паспорта сделки.
к содержанию ↑Как формируются закрывающие документы для бухгалтерии
Закрывающие документы (акты, накладные) оформляют с обязательным включением в их содержание следующих реквизитов:
- дата создания документа;
- наименование формы (например, «Накладная», «Акт выполненных работ»);
- название поставщика продукции (исполнителя работ);
- характеристика предмета договорных отношений (перечисление товаров, услуг, работ);
- единицы измерения поставленных изделий;
- стоимость единицы товара (услуги, вида работ) и общая сумма;
- подписи ответственных лиц с расшифровками должностей и Ф.И.О.
Обратите внимание: получать закрывающие документы необходимо только в оригиналах. Копии не обладают юридической силой, даже заверенные. Поэтому такие бланки и заполняются сразу в нескольких экземплярах.
В современной практике нет строго определенной формы, например, накладных, актов оказания услуги или выполненных работ и других закрывающих документов. Законодательством установлено – организация оставляет за собой право самостоятельно определять формы подобных документов. Есть лишь спектр базовых требований к реквизитам, который содержится в законе «О бухгалтерском учете».
Однако существуют и некоторые общепринятые нормы, к слову, строго ими пользовались до 2013 года. Они доступны и представлены в соответствующих документах, стандартизированные формы первичной документации содержаться в бухгалтерских программах по умолчанию.
Непосредственно в договоре можно за ранее обозначить, какие документы будут выступать в качестве завершающих по сделке. Может быть за ранее обозначена форма, структура, обязательные содержательные элементы, сроки предоставления таких документов.
к содержанию ↑Оптимизация работы с закрывающими документами
Современные крупные компании проводят большое количество различных сделок, транзакций, операций. Помимо большого количества первичной документации, различных актов, по каждому договору необходимо подготовить закрывающие документы, о важности которых мы рассказали в данной статье.
Чтобы справиться с таким объемом бумаг, в том числе закрывающих сделки, необходим современный подход к обработке и хранению документов. Решением большинства проблем является внедрение электронного архива документов.
Такая система имеет сразу несколько весомых преимуществ:
- скорость обработки информации;
- надежность хранения;
- минимизация количества ошибок;
- увеличение прибыли компании, как следствие всего этого.
Лидером среди подобных решений потребителями признан «Скан-Архив» от компании «ГЭНДАЛЬФ». С этой системой вы получите существенную оптимизацию своих бизнес-процессов. Если вы задумываетесь о внедрении электронного архива документов, обратитесь за бесплатной консультацией от специалистов компании и получите всю необходимую информацию.
к содержанию ↑Подробнее об акте сдачи-приёмки выполненных работ писали здесь
Что будет, если не хранить закрывающие документы
ИФНС может запросить для проверки закрывающие документы. Если их не окажется, то ИП или организации выпишут штраф за грубое нарушение правил учёта — 10 000 рублей.
Если документов не окажется за несколько лет, штраф вырастет до 30 000 рублей.
Если отсутствие документов повлияло на налоги, страховые взносы и их снижение, выпишут штраф 20% от неуплаченной суммы, но минимум 40 000 рублей.
200 рублей за каждый отсутствующий документ выпишут, если организация или ИП не предоставила их по требованию ФНС.
Для руководителей и должностных лиц организаций (к ИП это не относится) штрафы может выписать суд:
- от 300 до 500 рублей, если документы нужны инспекции для налогового контроля;
- от 5 000 до 10 000 рублей за грубое нарушение требований к бухучёту;
- от 10 000 рублей до 20 000 рублей или дисквалификация от года до двух лет за повторное нарушение.
Документы хранят минимум 5 лет, отсчет начинается от года, в котором их последний раз использовали для отчётности или расчёта налога. Хранят именно оригиналы, сканы не подойдут.
- Бухгалтерский баланс
- Примеры пояснений
- Отчет о движении денежных средств
- Отчет об изменениях капитала
- Отчет о финансовых результатах
Хранение первичных документов
Первичку нужно хранить минимум 5 лет. В этот период ФНС может в любой день запросить документы у вас или ваших контрагентов, чтобы провести проверку. Также документы понадобятся в случае судебных споров.
Раньше для хранения документов требовались стеллажи, папки и много бумаги. Теперь, чтобы освободить место в офисе и сэкономить время и деньги, перенесите архив первички в электронный вид. Бухгалтерские сервисы помогают систематизировать документы и хранить их сканы в электронном архиве — в таком и искать документы проще.
В списке сервиса проще отслеживать нехватку первички, закрытие, оплату и документы по сделкам. Электронные документы заверяют электронной подписью. Если у компании не будет первичного документа, срок обязательного хранения которого еще не истек, она получит штраф от 10 до 30 тыс.
рублей. Другая проблема потери документов — невозможность учесть расходы для расчета базы по налогу. В этом случае налоговая доначислит налог, и компании придется доплачивать.
Первичные документы делятся по стадиям бизнеса
- Наличные расчеты — кассовый чек, квитанция к приходному кассовому ордеру, бланк строгой отчетности. Организации редко рассчитываются между собой наличкой, так как суммы расчетов через кассу ограничены суммой 100 тыс. рублей. Обычно наличными деньгами получают авансы или подотчетные деньги сотрудники.
- Электронные расчеты, включая эквайринг, платежные системы или перечисления с расчетного счета — выписка с банковского счета.
Третий этап — получение продукции. Требуется подтверждение факта получения покупателем товара или услуги, а продавцом — оплаты. Без подтверждающих документов налоговая не позволит учесть потраченные средства в расходах. Получение подтверждается:
- товарной накладной;
- товарным чеком;
- актом выполненных работ или оказанных услуг.
Формирование первичной бухгалтерской документации
Правила ведения первичной документации допускают составление ее по самостоятельно разработанным или унифицированным формам (ст. 9 № 402-ФЗ). Но помните, что юридическую силу имеет только документ, содержащий все необходимые реквизиты:
- Название документа.
- Дата создания.
- Наименовании организации или имя предпринимателя составителя.
- Содержание документа или хозоперации.
- Натуральные и денежные показатели.
- Данные ответственных лиц.
- Подписи сторон.
Формы первички, которые использует организация, закрепляются в учетной политике. В процессе работы может возникнуть потребность в обновлении или дополнении форм — это тоже фиксируется в учетной политике.
Рассмотрим первичные документы подробнее.
к содержанию ↑Счет на оплату
Счет на оплату — это документ, в котором продавец устанавливает цену на свои услуги или товары.
Покупатель соглашается с условиями поставщика в момент совершения оплаты. Законодатель не устанавливает форму счета, поэтому каждая компания составляет его по-своему. В счете прописывают условия сделки, сроки, порядок оплаты и поставки и т.д.
Подпись директора или главбуха на этом документе не обязательны (ст. 9 № 402-ФЗ). Но чтобы со стороны налоговой или контрагентов не возникало вопросов, лучше ими не пренебрегать.
Счет на оплату не дает возможности предъявить требования поставщику — в нем лишь фиксируется цена покупки. Покупатель же сохраняет за собой право требовать возврата денег в случае нарушения условий договора или незаконного обогащения поставщика.
к содержанию ↑Платежные документы: кассовые чеки, бланки строгой отчетности (БСО)
Первичные документы из этой группы подтверждают факт оплаты полученных покупателем товаров или услуг.
К ним относятся кассовые и товарные чеки, платежные поручения и требования, бланки строгой отчетности. Платежку покупатель получает в банке, когда оформляет оплату безналичным платежом, а платежное требование может выставить поставщик. Товарный или кассовый чек поставщик выдает покупателю, когда тот оплачивает товар наличными деньгами.
к содержанию ↑Товарная накладная или товарный чек
Товарные чеки оформляют в двух случаях: при продаже товара физлицами или при продаже физлицам.
Товарные накладные, как правило, используют организации для оформления реализации товаров и их дальнейшего оприходования покупателем.
Как и договор, товарную накладную составляют в двух экземплярах. Один остается у поставщика, чтобы подтвердить передачу товаров, а второй получает покупатель для подтверждения оприходования.
Данные в накладной и счете-фактуре должны совпадать.
Лицо, которое отпускает товар, проставляет в накладной свою личную подпись и печать компании. А покупатель также заверяет документ подписью и печатью.
к содержанию ↑Акт оказанных услуг (выполненных работ)
Акт — это первичный документ для двух сторон, который служит подтверждением факта заключения и исполнения сделки, ее стоимости и сроков исполнения.
Его может составить заказчик или исполнитель. У каждой стороны есть свой экземпляр, который служит подтверждением того, что стороны не имеют претензий друг к другу и признали услугу и оплату за нее соответствующей договору.
к содержанию ↑Что такое закрывающие документы и как их правильно составить
Объясняем, зачем оформлять и сколько лет нужно хранить эти бумаги.
Когда исполнитель сдаёт работу, а заказчик её принимает, они подписывают специальные бумаги — закрывающие документы. Рассказываем, что это такое, когда можно обойтись без них, а когда нужно обязательно оформить.
- Что такое закрывающие документы
- Когда нужны закрывающие документы
- Какие бывают закрывающие документы для бухгалтерии
- Как правильно составить закрывающие документы
Накладная
Фиксирует, что один владелец передал товар другому. По накладным рассчитывают базу налогообложения и подтверждают легальность доходов поставщика и расходов покупателя. Накладная может понадобиться и в других ситуациях.
Например, когда водитель везёт сырьё покупателю, и его останавливает сотрудник ГИБДД для проверки. Такая бумага послужит доказательством, что груз не украли, а везут новому хозяину.
Существуют пять форм накладных.
➡️ Товарная. Её оформляют, когда доставку товара организует либо сам продавец, либо покупатель. Стороны указывают основную информацию о товаре, контакты сторон, а заверяют бумагу подписями продавца и покупателя.
Закон не запрещает разрабатывать свои шаблоны, но обычно организации заполняют форму ТОРГ-12.
Товарную накладную составляют в двух экземплярах: один забирает покупатель, второй продавец оставляет себе для отчёта перед бухгалтерией или налоговой
➡️ Товарно-транспортная. Подтверждает, что груз от продавца к покупателю доставляет посредник — например, транспортная компания. В бланке указывают стоимость товара и расходы на его доставку.
Раньше этот документ использовали в обязательном порядке для любого груза, но с 2013 года товарно-транспортные накладные заполняют только для перевозки алкоголя.
Для этого вида накладных тоже есть специальная форма 1-Т. Её утвердил Госкомстат в Постановлении № 78.
➡️ Транспортная. Подтверждает, что продавец действительно потратил конкретную сумму на доставку, а сделка — реальная. Накладная отражает, что транспортная компания обязуется доставить груз из точки А в точку Б по оговоренной стоимости.
Продавец прописывает расходы на перевозку и сопутствующие действия, например погрузку.
Бумаги такого типа оформляют в трёх экземплярах. Один забирает себе отправитель, второй — перевозчик, а третий отдают получателю груза. Если компания использует электронный документооборот, можно обойтись без копий.
Для транспортной накладной существует шаблон.
➡️ На отпуск материалов на сторону. Такую накладную делают, если нужно передать какие-то материалы со склада компании другой организации или собственному филиалу. Например, завод купил металл и передал его подрядчикам, чтобы они сделали из него детали, а затем вернули их и остатки сырья.
Также этот вид накладной заполняют, когда нужно передать материалы с собственного производства на склад в другом месте. Например, завод по производству краски отгружает часть сырья в филиал, который находится в другом городе.
Компания может разработать собственный образец и использовать его. Но чаще всего за основу берут типовую форму М-15 или используют её без изменений.
➡️ Требование-накладная. Документ применяют, чтобы отследить движение сырья или инструментов внутри компании. Ещё такую бумагу оформляют, когда завод сдаёт брак на утилизацию или возвращает на склад лишнее сырьё.
Есть типовая форма М-11, которую предприятие может доработать под свою специфику. Либо компания может разработать собственный шаблон требования-накладной.
Все эти виды можно оформлять в электронном виде, если у предпринимателя есть ЭДО.
к содержанию ↑Акт выполненных работ
С его помощью подтверждают, что заказчик получил от исполнителя работу и принял её, то есть не имеет претензий к её результатам. Если стороны договорились использовать ЭДО, акт не нужно распечатывать. Достаточно оформить его в электронном виде.
Подписание бланков можно привязать к этапам, а можно — к срокам. Например, при создании сайта разбить задачу на части и оплачивать каждую из них после приёмки и оформления акта. А за более длительный процесс вроде рекламы сообщества отчитываться каждый месяц.Законодательство фиксирует форму акта только для сферы строительства — КС-2.
Её подписывают, когда принимают работу по договору строительного подряда. Вместе с ней заполняют форму КС-3. В ней перечисляют все выполненные работы, их стоимость и затраты на них.
к содержанию ↑Закрывающие документы: виды, формы и правила оформления
Закрывающие документы заказчик и исполнитель подписывают по факту выполнения перед друг другом обязательств — когда приняты работы или товары. Рассказываем, для чего нужны закрывающие документы, какие они бывают и когда оформляются обязательно.
Что является закрывающим документов в бухгалтерском и налоговом учёте?
Рассмотрим самые распространённые виды закрывающих документов.
Акт выполненных работ (оказанных услуг)
Этот документ подтверждает, что исполнитель сделал работу или оказал услуги, а заказчик — принял работу или услуги.
Как сделать такой закрывающий документ, как акт выполненных работ — основные моменты которые надо учесть:
- Законодательство фиксирует обязательную форму акта только для строительной сферы: по форме КС-2 принимают работы по договору строительного подряда, а в форме КС-3 указывают, какие работы выполнены и их стоимость. В остальных случаях можно также использовать унифицированную форму КС-2 или разработать свою.
- Если работа поэтапная, то по завершении каждого этапа оформляется акт.
- Если заказчик имеет претензии к выполненной работе, то ему необходимо зафиксировать выявленные недостатки в акте.
- Акт составляет исполнитель или заказчик по договоренности исполнителя, но подписывает первый исполнитель.
- Акт составляется в двух экземплярах.
Если компании используют электронный документооборот, то акты, как и многие другие документы они могут составлять в электронной форме. Это экономит время, сокращает расходы на бумагу и упрощает хранение, особенно учитывая то, что по закону закрывающие документы нужно хранить 5 лет. Электронный архив — это безопасное хранение документов, не требующее физического размещения.
Удобно обмениваться электронными актами выполненных работ с физическими лицами и самозанятыми — это можно делать в сервисе «Подписант». Не нужно распечатывать документы и тратить деньги на доставку курьером или почтой. Если исполнитель и заказчик находятся в разных регионах, логистика может оказаться не только дорогой, но и очень долгой.
А в сервисе «Подписант» электронные документы подписываются мгновенно, поэтому исполнитель может приступить к работе незамедлительно.
к содержанию ↑Счёт-фактура
Как закрывающий документ, счёт-фактура подтверждает сумму НДС, выставленную продавцом покупателю. На основании счёта-фактуры покупатель может получить налоговый вычет, а продавец — рассчитать НДС для начисления и уплаты в бюджет.
Счёт-фактура является закрывающим документом от ИП на услуги или товары для ООО или наоборот, если они работают с НДС. При этом ИП без НДС тоже может предоставлять счёт-фактуру в качестве закрывающего документа, но без выделения суммы налога на добавленную стоимость.
Счёт-фактура бывает разных видов:
- Отгрузочный — выставляют при продаже или отгрузке товара покупателю.
- Авансовый — выставляют при передаче предоплаты/аванса.
- Корректировочный — выставляют, если стоимость товара, работ или услуг изменилась.
- Исправленный — выставляют, если обнаруживают ошибку или опечатку и вносят изменения.