Три способа утвердить документ
Специалисты отделов делопроизводства и секретари нередко сталкиваются с необходимостью утверждения тех или иных документов. Какие способы утверждения документов существуют, на какие ГОСТы опираться, чтобы не допустить ошибок, – расскажем в статье.
Существует ряд документов, образующихся в процессе деятельности организации, утверждение которых носит обязательный характер. Как правило, к ним относятся: акты, задания, инструкции, правила, планы, стандарты и т.д.
Будет документ обладать юридической силой или нет, зависит от того, соблюдены ли требования к оформлению реквизитов. Отсутствие грифа утверждения делает документ в правовом смысле бесполезным: утверждение конкретного документа санкционирует его создание и распространяет его действие на определенный круг лиц.
В задачи сотрудников отдела делопроизводства входит разработка, согласование и, как итог, утверждение комплекса НПА в области делопроизводства и архивного дела конкретного предприятия. К ним относятся:
• акт приема-передачи дел при смене руководителя архива;
• положение об архиве организации;
• инструкция по делопроизводству;
к содержанию ↑РЕКВИЗИТ 16 «ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА»: НОРМАТИВНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ
До 01.07.2018 действует ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003), который заменит ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).
Новый ГОСТ расширяет перечень способов утверждения документов:
Гриф утверждения документа входит в состав реквизитов документа, располагается в верхнем правом углу первого листа документа.
На бланке с продольным расположением реквизитов гриф утверждения располагается также справа под реквизитами бланка.
Допускается центрировать элементы грифа утверждения относительно самой длинной строки (Пример 1) – это актуально для громоздких наименований организаций.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает три способа утверждения документов:
2. Распорядительным документом.
3. Решением коллегиального органа.
Все они одинаково юридически значимы, но различаются оформлением.
к содержанию ↑СПОСОБ 1: УТВЕРЖДЕНИЕ ДОКУМЕНТА ДОЛЖНОСТНЫМ ЛИЦОМ
Для того чтобы документ утвердило должностное лицо, последнее должно обладать правом подписи (утверждения). Способ применяется при утверждении должностных инструкций, положений, актов внутренних проверок, актов передачи дел – документов, не требующих дополнительных пояснений. Как правило, правом подписи и утверждения документов организации имеет единолично генеральный директор (директор, президент).
Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Наиболее часто перечень регламентируется отдельным приказом.
В зависимости от штатной структуры организации перечень лиц, имеющих право подписи, можно утвердить с помощью приказа. Если в организации минимальный штат работников – целесообразно предоставить право подписи конкретному сотруднику и перечислить в приказе определенные виды документов (Пример 2).
В.С. Туркина, помощник генерального директора
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2018.
к содержанию ↑Узнать больше:
- Система распорядительных документов
- И снова о приказах
- Ознакомление под роспись: как оформить?
- Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016
В каком углу располагается гриф утверждения документа
Гриф утверждения документа располагают на первом либо титульном листе. Он размещается в правом верхнем углу. Его допустимо выравнивать по правому краю, а также центрировать по самой длинной строке.
Образец грифа утверждения документа
Если бумага требует визы двух должностных лиц, или, например, согласования с профсоюзом, грифы утверждения надо располагать на одном уровне.
Как оформить приказ: по личному составу и по основной деятельности>>>
Гриф утверждения: как правильно оформить
Гриф утверждения — один из важных реквизитов, обязательных для документов нормативного характера. Грифа утверждения подтверждает юридический статус и легитимность бумаги. Его содержание и оформление должно соответствовать требованиям, которые устанавливают государственные регламенты.
Содержание:
- Что такое гриф утверждения документа
- Для каких документов нужен реквизит «Гриф утверждения»
- Для каких документов этот реквизит не нужен
- Оформление грифа утверждения
Шпаргалки по теме:
Основные требования к оформлению документов по ГОСТ 7.0.97-2016 Скачайте шпаргалкуОбязательные реквизиты документов Скачайте шпаргалкуДополнительные реквизиты документов Скачайте шпаргалку
Требования к реквизиту «Гриф утверждения» в ГОСТ-2016
Как оформить гриф утверждения на инструкции по делопроизводству
Гриф утверждения документа, как правило, проставляется на таких видах документации:
- номенклатура дел организации;
- инструктивные материалы: должностные инструкции , инструкции по охране труда и технике безопасности, проведения каких-либо работ;
- отчеты, в том числе по НИОКР, испытаниям техники, командировках, производственной деятельности;
- планы и программы проведения работ, в том числе, коллегиальных органов, а также по отдельным сотрудникам и подразделениям;
- локальные нормативные акты: положения, регламентирующие различные производственные процессы и трудовые взаимоотношения, учитывающие специфику деятельности предприятия;
- штатное расписание, структура организации, ее штатная численность и вносимые в них поправки;
- применяемые на предприятии тарифы, расценки и нормативы, в том числе расходования сырья, комплектующих и материалов;
- сметы расходов;
- унифицированные формы документов, разработанные и применяемые на предприятии;
- перечни;
- регламенты;
- задания на производство каких-либо работ;
- акты, в том числе проведенных проверок и ревизий, ликвидационные, экспертизы, списания.
Утверждение документа уполномоченным на это должностным лицом подтверждает легитимность документа, присваивает ему правовой статус.
к содержанию ↑Грифы утверждения документов приказом
Как утверждать ЛНА: приказом руководителя или грифом утверждения
Оформление грифа утверждения: примеры и образцы
Ответ на вопрос о том, в какой части документа располагают гриф утверждения также можно найти в правилах оформления организационно-распорядительной документации. Согласно регламенту, поле для реквизита расположено в правом верхнем углу титульного листа. Если документ без грифа утверждения, поле реквизита остается пустым.
Образец грифа утверждения на должностной инструкции секретаря
ГОСТ устанавливает и содержание реквизита «Гриф утверждения». В общем случае, когда документ утверждается единственным должностным лицом, который имеет на это право, реквизит состоит из четырех строк. В первой строке слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек.
Во второй — наименование должности лица, которое утверждает документ. В третьей строке — его собственноручная подпись с расшифровкой. Согласно правилам ГОСТ в реквизите «Гриф утверждения документа» инициалы должностного лица надо указывать перед фамилией.
В четвертой строке проставляют дату утверждения. Элементы реквизита можно центрировать относительно самой длинной его строки или по левому полю.
к содержанию ↑Оформление грифа утверждения в зависимости от способа утверждения
Когда документ, в соответствии с требованиями законодательства, примут с учетом мнения профсоюза или иного представительного органа работников, гриф утверждения будет выглядеть так:
Гриф утверждения на программе мероприятий по охране труда
В случае, когда документ утверждают на основании другого документа, например приказа, в первой строке грифа пишут слово УТВЕРЖДЕНО без кавычек, во второй — ссылку на утверждающий документ, а в третьей — его реквизиты: номер и дату. При этом слово УТВЕРЖДЕНО должно быть согласовано с наименованием утверждаемого документа. Так, если утверждают положение, пишут слово «Утверждено», если программу — «Утверждена», если комплекс мер — «Утвержден».
Следующая