Справка 2-НДФЛ 2025 для сотрудников — образец

С 2021 г. справки о доходах больше не передаются отдельными документами в ИФНС. Они перестали считаться самостоятельной отчетностью и включены в состав только годовой формы 6-НДФЛ.

Но сотрудникам, в т.ч. бывшим, по их запросу работодатель обязан выдать заполненный документ в 3-дневный срок (ст. 62 ТК РФ).

Форма новой справки 2-НДФЛ — 2025 для сотрудников утверждена приказом ФНС от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649. Для отражения сведений за предыдущие годы необходимо использовать бланк, действующий в запрашиваемый период. Компания заполняет справки только на тех лиц, у которых имелись облагаемые НДФЛ доходы.

к содержанию ↑

Как заполнить справку 2-НДФЛ сотруднику в 2025 году

Работодатель сначала заполняет данные по организации:

• ОКТМО;
• телефон;
• ИНН и КПП;
• наименование.

Если прошла реорганизация, то ставится код преобразования (из Приложения 4 к порядку заполнения) и вписываются ИНН, КПП реорганизованной компании.

Затем указываются данные физлица, получающего справку:

• фамилия, имя, отчество;
• статус — резидент РФ (1) или нет (2);
• дата рождения;
• код страны гражданства (643 — для России);
• код удостоверяющего личность документа (наиболее распространенный — паспорт РФ, код 21), вписывается его серия и номер.

После чего в форме 2-НДФЛ 2025 года для сотрудников указывают сведения о доходах и вычетах. Суммы отражаются в разрезе:

• кодов;
• периодов получения (начисления).

Для доходов значение кода выбирается из Приложения № 1, а для вычетов — из Приложения 2 приказа ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.

4 раздел 2-НДФЛ для сотрудника в 2025 году предназначен, как и прежде, для стандартных, социальных и имущественных вычетов, которые записываются одной суммой за весь период. А в 5 разделе указываются итоговые суммы (доходов, вычетов и по налогу).

к содержанию ↑

Нюансы заполнения формы 2-НДФЛ в 2025 году

Форма 2-НДФЛ в 2023-2024 годах существует в новом качестве и составляется по обновленной форме. Отчет больше не называется 2-НДФЛ, но всё также является обязательным для представления в налоговую, причем как для предприятий, так и для большинства ИП. О нюансах составления новой 2-НДФЛ поговорим в этой статье.

Вам помогут документы и бланки:

• Когда нужно составлять 2-НДФЛ?
• Введена ли новая форма 2-НДФЛ в 2023-2024 годах?
• Справка по форме 2-НДФЛ — где скачать образец
• Как заполнить реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ?
• Итоги

к содержанию ↑

Когда нужно составлять 2-НДФЛ?

Справка о доходах (бывшая справка по форме 2-НДФЛ) является многофункциональным документом. Основные его назначения:

• Информирование ФНС о суммах НДФЛ, удержанного или не удержанного в рамках налогового агентирования, происходит указанное информирование в составе годового расчета 6-НДФЛ. В этом случае справка заполняется раз в год за истекший период и предоставляется в ФНС в следующем за истекшим году не позже 25 февраля, в 2025 году эта дата выпадет на воскресенье, поэтому срок представления смещается на понедельник 26 февраля 2025 г.
• Предоставление данных о суммах доходов и удержаний по физлицу различным заинтересованным пользователям: госорганам (например, в целях оформления социальных пособий), банкам (например, для подтверждения дохода при согласовании кредита) и т. п. В этой связи справку 2-НДФЛ бухгалтерия должна выдавать по письменному требованию физлица-сотрудника столько раз в году, сколько он с таким требованием обратился.

ВАЖНО! Справка может быть выдана в том числе для получения физлицом самостоятельно оформляемого налогового вычета. В этом случае предприятие выдает 2-НДФЛ (по запросу), а физлицо уже предоставляет документ в свою ИФНС. Делается это тоже по необходимости столько раз в году, сколько нужно физлицу.

к содержанию ↑

Введена ли новая форма 2-НДФЛ в 2023-2024 годах?

Для отчетности за 2023 год справки о доходах составляются по формам, утвержденным приказом ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@. Отметим, что данный приказ редактировался несколько раз, последний — в соответствии с Приказом от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@. Начиная с отчетности за 1 квартал 2023 г., мы использовали именно эту обновленную редакцию.

1. Форма, сдаваемая в ФНС. Теперь она является приложением к расчету 6-НДФЛ за налоговый период — год, в ней отображаются сведения о доходах и вычетах работника в помесячной разбивке.
2. Форма, выдаваемая работникам, из Приложения 4 к Приказу ЕД-7-11/753@, действовашая в 2023 году, и из Приложения 4 к Письму БС-4-11/15166@, действующая в течение января-марта 2025 года.

С отчетности за 1 квартал 2025 года приказ ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ утрачивает силу. Планировалось, что начнет действовать Приказ от 19.09.2023 № ЕД-7-11/649@, однако форма расчета 6-НДФЛ из него потребовала доработки в связи с принятием Закона от 27.11.2023 № 539-ФЗ «О внесении изменений в части первую и вторую . «.

Пока что рекомендуемую форму 6-НДФЛ (и соответственно справок о доходах) для отчетной кампании первого квартала 2025 года ФНС РФ спустила своим Письмом от 4 декабря 2023 г. № БС-4-11/15166@. О новой форме 6-НДФЛ с 2025 года мы рассказываем здесь.

Подробно об изменениях в отчетности с 2025 года читайте в Типовой ситуации от экспертов «КонсультантПлюс». Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.

к содержанию ↑

Как заполнить реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ?

К справкам за 2023 год и последующие периоды, подаваемым в составе 6-НДФЛ, никаких реестров формировать не нужно.

Реестр сведений о доходах к 2-НДФЛ формировался ранее — до 2021 г., если справки сдавались в ИФНС на бумаге или в электронном виде на диске или флеш-накопителе. Если отчетность подавалась в электронном виде по ТКС, реестр сведений о доходах формировала ФНС.

• о предоставляемых справках по номерам;
• Ф. И. О. и дате рождения человека, которому уплачивался доход по каждой справке.

Поэтому самым простым алгоритмом формирования реестра вручную был такой:

• подготовить справки по всем, кому производились выплаты;
• пронумеровать справки;
• заполнить шапку реестра;
• внести в таблицу необходимые данные из справок в порядке нумерации.

к содержанию ↑

Инструкция: заполняем справку по новой форме 2-НДФЛ

Справку о доходах и суммах налога физического лица предоставляют работникам по запросу и сдают в ИФНС по итогам года. Она заменила форму 2-НДФЛ, которая больше не действует. Заполнять справку надо по особым правилам.

Коротко о главном: 5 пунктов

1. Справка 2-НДФЛ больше не действует и заменена отчетом 6-НДФЛ.
2. В обновленный 6-НДФЛ включена информация о доходах и налогах сотрудников за год.
3. Работодатель обязан выдавать справку о доходах по запросу сотрудника.
4. Новую форму справки для сотрудников можно скачать в Excel или PDF.
5. Срок сдачи годового отчета 6-НДФЛ — до 25 февраля следующего года.

Справки 2-НДФЛ в 2025 году

ВАЖНО!

Может пригодиться: как заполнить отчет по форме 6-НДФЛ

Другая форма — справка для физических лиц, сотрудников организации. Ее составляют по упрощенной форме КНД 1175018. В 2025 году используем обновленный бланк из приложения № 4 к Приказу ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023.

Старую справку 2-НДФЛ больше не применяем.

Скачать бесплатно бланк новой формы 2-НДФЛ за 2025 в Excel (КНД 1175018)

к содержанию ↑

Справка для сотрудников

Может пригодиться: как написать заявление на получение справки 2-НДФЛ

Выдайте готовый документ в течение трех рабочих дней с момента поступления заявления от работника (Письмо Минфина России № 03-04-05/36096 от 21.06.2016). Это условие не распространяется на уволенных, таким работникам выдают справку установленного образца в последний рабочий день — день увольнения.

ВАЖНО!

Работодатель вправе не выдавать справку, если за отчетный период сотрудник не получал вознаграждения от налогового агента — например, если работница находится в отпуске по уходу за ребенком.

Надо знать: за какой период выдается справка 2-НДФЛ

Если работник настаивает на получении справочного документа, то выдается отчет с прочерками в 3, 4 и 5 разделах либо справка в свободной форме о том, что доходность в отчетном периоде отсутствует. Приведем пример, как заполнить справку 2-НДФЛ за 2025 год для сотрудника (справку о доходах и налогах) по его запросу.

к содержанию ↑

Сроки сдачи годового расчета 6-НДФЛ о доходах и налогах сотрудников

Дата предоставления годового 6-НДФЛ не зависит от того, удержан налог с выплаченных доходов или нет. Расчет 6-НДФЛ, в который теперь входит отчет о доходах и налогах сотрудников, сдают до 25 февраля следующего года. За 2023 год отчитывались до 26.02.2024, поскольку 25.02.2024 выпало на воскресенье.

А за 2025 год надо отчитаться до 25.02.2025.

Правила заполнения приложения к расчету 6-НДФЛ

Обновите формат электронной отчетности в специализированной программе, которую используете для заполнения налоговых форм.

За 2023 г. приложение № 1 к расчету 6-НДФЛ сдавали по форме из Приказа ФНС № ЕД-7-11/753@ от 15.10.2020. За 2025 год заполняем новый бланк расчета 6-НДФЛ из Приказа ФНС № ЕД-7-11/649@ от 19.09.2023 .

к содержанию ↑

Шаг 1. Вводная часть и сведения о физическом лице — получателе дохода (раздел № 1)

Указываем номер справки по порядку и номер корректировки (для отчета, сдаваемого впервые, ставим 00 или прочерк), указываем код принимающей ИФНС. Вписываем ИНН и ФИО физического лица, которому налоговый агент платил вознаграждение в отчетном году. Если остаются незаполненные клеточки поля, то проставляем прочерки.

• статус налогоплательщика;
• дату рождения;
• гражданство;
• код удостоверения личности;
• серию и номер паспорта.

к содержанию ↑

Шаг 2. Общие суммы дохода, налога и вычета (разделы № 2, 3, 4)

1. Ставку налога — ставку НДФЛ, по которой облагаются доходы физлица.
2. Код бюджетной классификации, который соответствует этой ставке.
3. Общую сумму дохода — сумму всех выплаченных доходов в отчетном периоде.
4. Налоговую базу — разницу между суммой полученных доходов и суммой всех предоставленных налоговых вычетов.
5. Сумму налога исчисленную — налоговая база * ставка НДФЛ.
6. Сумм налога на прибыль — сумму прибыльного налога организаций, которая подлежит зачету.
7. Сумму фиксированных авансовых платежей — заполняем только при наличии уведомления из ФНС. Сведения вносим в соответствии с уведомлением.
8. Сумму налога, исчисленную и уплаченную в иностранном государстве — подоходный налог, который начислили и заплатили за пределами РФ.
9. Налог на прибыль, подлежащий зачету, и излишне удержанный НДФЛ — показываем при наличии таких показателей.

В разделе № 4 показываем сумму дохода, с которого налоговый агент не удержал НДФЛ, и сумму неудержанного налога.

к содержанию ↑

Шаг 3. Приложение. Сведения о доходах и вычетах по месяцам

Вторая страница справки — это помесячная расшифровка вознаграждений, полученных физлицом за отчетный год.

Повторно указываем номер справки, ставку налога и код бюджетной классификации.

Затем приступаем к заполнению полей. Сначала указываем месяц: январь — 01, февраль — 02, март — 03 и так далее. Определяем код дохода и сумму, полученную в расчетном месяце.

Ниже пишем код вычета, если такой предоставлялся, и указываем его сумму. По аналогии вносим сведения за каждый месяц.

На заметку: какие контрольные соотношения использовать для проверки 6-НДФЛ и 2-НДФЛ

Если в приложении № 1 к расчету за 2023 г. допущена ошибка, то подается уточненный 6-НДФЛ, то есть весь отчет, а не один ошибочный документ. Если же исправления вносятся только в форму расчета 6-НДФЛ, то подавать в составе корректировки приложения по сотрудникам не требуется.

• нужна ли печать на справке 2-НДФЛ;
• какая справка 2-НДФЛ нужна для ипотеки.

к содержанию ↑

Информация для справки: коды доходов и вычетов

Полный перечень доходных кодов приведен в приложении № 1 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015 . Так, например, код «Дивиденды» — 1010, а заработная плата по трудовому договору — 2000. Список налоговых вычетов приведен в приложении № 2 к Приказу ФНС России № ММВ-7-11/387@ от 10.09.2015.

ВАЖНО!

Вычеты к суммам по коду дивиденды в справке бывш. 2-НДФЛ неприменимы! Такие указания закреплены в п. 3 ст. 210 НК РФ . Причем отражение выплат по дивидендам должно идти отдельно от «зарплатных» поступлений.

к содержанию ↑

Вам в помощь образцы, бланки для скачивания

Изменились правила заполнения справки о доходах в 2025 году

В 2025 году изменились правила удержания и перечисления НДФЛ, это отразилось на заполнении справки о доходах физлица. Суммы доходов, удержанного и перечисленного налога необходимо заполнять по новым правилам. Расскажем, как справка о доходах заполняется в 2025 году с учетом изменений.

С 1 января 2025 года введен новый бланк справки о доходах физического лица (бывшая форма 2-НДФЛ). Бухгалтеру могут понадобиться бланки предыдущих лет, если сотрудник запросил справки за более ранние годы. Скачайте бланки и образцы заполнения в Системе Госфинансы, а ниже читайте, как заполнить справку о доходах по правилам 2025 года.

Справка 2-НДФЛ за 2023 год: бланк Скачать бланкСправка 2-НДФЛ за 2023 год: образец Скачать образецСправка 2-НДФЛ за 2022 год: бланк Скачать бланкСправка 2-НДФЛ за 2022 год: образец Скачать образецСправка 2-НДФЛ за 2021 год: бланк Скачать бланкСправка 2-НДФЛ за 2021 год: образец Скачать образец

Еще в с Системе Госфинансы готова рекомендация «Как составить и сдать справку о доходах к 6-НДФЛ (замена 2-НДФЛ)». Все налоговые агенты по НДФЛ обязаны по итогам года представить в ИФНС сведения о доходах и суммах налога физлица. Сведения подают в виде приложения в составе годового расчета 6-НДФЛ.

Это приложение заменило справку 2-НДФЛ. В рекомендации — какие доходы включить в приложение к расчету за 2023 год и как правильно его заполнить, а также порядок заполнения расчета 6-НДФЛ за 2023 год по форме. С отчетности за I квартал 2025 года применяйте рекомендуемую форму 6-НДФЛ до внесения изменений в новую форму расчета , которая утверждена приказом сентября.

к содержанию ↑

По какой форме выдавать справку 2-НДФЛ в 2025 году

Справку о доходах необходимо выдавать на бланке того года, за который выдаются сведения. Например, в 2025 году работник запросил справку за 2020 год. Необходимо сформировать ее на бланке, приведенном в приказе ФНС № ММВ-7-11/566 от 02.10.2018.

Новый бланк используется для отражения доходов, начиная с 1 января 2025 года.

к содержанию ↑

Изменения 2025 года

С 1 января 2025 года действует новый порядок удержания и перечисления НДФЛ. Налоговый агент должен перечислять налог дважды в месяц:

• НДФЛ, удержанный с 1-го по 22-е число, перечисляется не позднее 28-го числа,
• НДФЛ, удержанный с 23-го по последнее число, перечисляется не позднее 5-го числа следующего месяца.

Следующая

Юридические лицаШантаж это