Всё про справку о стаже
На сегодня основной документ сотрудника — трудовая книжка. Именно по данным, содержащимся в ней, инспектор ПФР рассчитывает и оформляет пенсию.
Нет книжки — доказывать трудовую деятельность нужно справками. Справка о стаже нужна будет с каждого предприятия, где работал новоявленный пенсионер.
Что это за документ и зачем он нужен?
Справки о трудовом стаже нужны для подтверждения периодов работы при оформлении пенсии.
В том числе, и для оформления льготных пенсий (по выслуге и за вредные рабочие условия).
При этом учитываются все виды деятельности, когда с доходов производились отчисления в ПФР:
- по трудовому договору;
- у ИП или у физического лица;
- по агентскому договору;
- по договору подряда.
По сути, справка — это официальная информация о том или ином событии, заверенная по правилам документооборота. Её основная задача — доказать, в какое время и где человек трудился. Если оформляется льготная пенсия, например, из за вредных рабочих условий, справка подтвердит, что профессия (или должность), по которой работал гражданин, действительно даёт право на досрочный выход на пенсию.
к содержанию ↑Структура документа
Любые официальные документы должны быть чётко структурированы, то есть, поделены на части.
Справка о стаже должна в обязательном порядке содержать:
- сведения об организации, которая выдаёт справку (угловой штамп с реквизитами или полное название фирмы);
- данные о получателе (ФИО и должность сотрудника);
- сведения о работе (профессия, разряд, когда принят работник и уволен);
- цель и основание справки (куда предоставляется и по чьему запросу или заявлению);
- заверительные подписи и печать.
Как оформляется?
Так как это документ официальный, оформить его нужно либо на фирменном бланке, либо на бумаге формата А4 с угловым штампом. В штампе или на бланке должны быть указаны реквизиты фирмы:
- полное название;
- почтовый и юридический адреса;
- телефоны.
Документу обязательно должен присваиваться регистрационный номер с указанием даты составления.
Если справка выдаётся по официальному запросу, указываются его реквизиты — дата и исходящий номер.
В начале пишется, кому выдана справка: полные имя, отчество, фамилия, дата рождения (эти сведения заносятся на основании паспорта). Если фамилия менялась, нужно будет приложить документ основание (свидетельство о браке или разводе, о смене фамилии).
Описание трудовой деятельности начинается с указания организации, профессии и должности сотрудника при трудоустройстве. Далее пишется дата выхода на работу и реквизиты приказа. Указывается окончание работы — когда был уволен работник, каким приказом (причину увольнения писать не обязательно).
Следующий этап — описание трудовой деятельности:
- переводы;
- присвоение разрядов;
- совмещение профессий.
При этом нужно указать номера и даты приказов.
Профессия, по которой можно досрочно уйти на пенсию, должна называться в точности с Постановлением №10 от 26.01.1991г.
Если фирма меняла название, об этом тоже нужно написать в справке.
Далее указывается адресат (например, в ПФР или по месту требования) и цель документа (для оформления пенсии).
Подписывается справка руководителем фирмы и скрепляется печатью. Если у кадровика есть доверенность на оформление и выдачу справок, он имеет право самостоятельно завизировать документ, но с указанием номера доверенности.
Приведён алгоритм оформления справки на льготную пенсию. Если нужен лишь общий стаж, всё проще. В простую форму включается лишь общее время работы во всех организациях.
Кадровик просто складывает периоды (по сведениям из трудовой книжки) и результат вписывает в документ.
Скачать образец справки об общем трудовом стаже можно здесь.
к содержанию ↑Где и как получить?
Если справка нужна работающему ещё сотруднику, он может написать заявление о выдаче на имя директора и подать его секретарю. Бывшему работнику документ выдадут только по паспорту, так же, на основании заявления. При этом заявление лучше зарегистрировать: на копии, которую нужно оставить у себя, секретарь распишется и поставит число.
По правилу 62 й статьи Трудового кодекса, документы, связанные с работой сотрудника, выдаются ему в течение 3 х дней.
Справка оформляется в организации, где человек работал последний раз. В каждой организации при трудоустройстве делается копия трудовой книжки, поэтому кадровик последнего работодателя может оформить справку именно по копии.
Если нет ни книжки, ни её копий, справки нужно будет собрать со всех мест работы. Проблема может возникнуть, если фирма ликвидирована или реорганизована. В этом случае можно обратиться:
- в фирму-правопреемник (туда передаются кадровые документы при реорганизации);
- в городской архив (если фирма ликвидирована).
Повременная форма оплаты труда — что это и когда выгодно ее использовать?
Больше узнайте о проводках по зарплате в нашем материале!
О том, как оплачивается больничный лист в случае, если он выпал на выходные дни, вы можете узнать по ссылке.
к содержанию ↑Срок действия
Никакого срока у справки о стаже нет, потому что она уже содержит нужную информацию, которая не поменяется. Работники ПФР требуют свежие справки только о зарплате.
Также нет запрета на количество выдаваемых справок — сколько их потребуется работнику, столько обязаны и выдать (максимум через 3 дня). Нужно только заявление написать или предоставить запрос Пенсионного Фонда.
Семь образцов документов, которые могут попросить сотрудники
Не для всех документов, которые могут попросить сотрудники, есть унифицированные формы. Подготовили для вас семь образцов таких документов, которые сможете использовать в работе.
Все изменения в работе бухгалтера с 2023 года >> Скачать бесплатно >>
Справка с места работы
Справку о занимаемой должности и зарплате сотрудники просят, чтобы оформить опекунство или усыновление, визу, получить кредит, субсидию, представить в военкомат или в суд. Унифицированного бланка такой справки нет, составьте ее в произвольной форме.
Прежде чем составлять документ, уточните у работника, для чего именно нужна справка. Возможно, какие-то собственные требования к ее содержанию и форме установило ведомство, для которого работник ее просит.
В общем случае справка может выглядеть так, как показано в образце 1. Пример справки для суда смотрите на образце 2, а для визы — на образце 3.
Образец 1. Справка с места работы
Образец 2. Справка о среднем заработке для суда (фрагмент)
Образец 3. Справка о среднем заработке для визы (фрагмент)
Справку обычно оформляют на фирменном бланке компании. Ее подписывает руководитель и главный бухгалтер, поскольку в ней сведения о зарплате работника. Подписи заверяют печатью компании, если ее используют (образец 1).
Справка о стаже работы
Справку о стаже работы работник может запросить, когда ему нужно подтвердить, что он трудился в вашей компании в определенное время. Такую справку составляйте в произвольной форме на фирменном бланке.
Перед оформлением работнику справки выясните у него, для чего она нужна и куда он ее будет представлять. От этого зависит, какие сведения вы в нее включите. Например, нужно ли указывать периоды работы по всем должностям, которые занимал работник, или достаточно общего трудового стажа в компании.
Нужны ли реквизиты приказов о приеме и увольнении работника. В общем случае справка о стаже работы может выглядеть, как в образце 4.
к содержанию ↑Образец 4. Справка о стаже работы
Если работник просит справку о подтверждении общего трудового стажа, укажите его продолжительность на момент выдачи документа. Подпишите справку у директора и начальника отдела кадров (образец 5).
Образец 5. Справка о подтверждении общего трудового стажа работника (фрагмент)
При работе в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других регионах с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных, работнику может понадобиться справка о стаже работы в этих условиях. Такая справка поможет рассчитать, например, процентную надбавку работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях при увольнении и последующем трудоустройстве в этих районах.
Работник не обязан представлять справки с предыдущего места работы о выплачиваемой ему там процентной надбавке для подтверждения стажа работы в районах Крайнего Севера. Но если он обратился к вам с письменным заявлением о выдаче такой справки, вы обязаны ее выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления (ч. 1 ст.
62 ТК).
В справке укажите Ф. И. О. работника, должность, период его работы в вашей компании, сведения о северной надбавке (образец 6).
к содержанию ↑Образец 6. Справка о стаже работы в районах Крайнего Севера (фрагмент)
Справка об условиях труда
Сотрудник может запросить справку о характере и условиях труда по основному месту работы. Документ может понадобиться, если он устраивается совместителем на работу с вредными или опасными условиями труда.
По закону работать во вредных условиях одновременно и по основному месту работы, и по совместительству нельзя (ч. 5 ст. 282 ТК).
Поэтому работодатель по совместительству может потребовать у работника такую справку (ст. 283 ТК). Как ее составить, смотрите в образце 7.
к содержанию ↑Образец 7. Справка о характере и условиях труда по основному месту работы
Совет от Ольги Сергеевой, главного редактора Актион Бухгалтерии
При увольнении сотрудник может запросить у работодателя справку для службы занятости, чтобы ему назначили пособие по безработице. Такую справку работодатель должен представить сотруднику в течение трех рабочих дней с даты, когда получит от него заявление. Это предусмотрено статьей 62 ТК.
Справку о заработке физлицо вправе запросить и после увольнения. Срок обращения за ней в законодательстве не ограничен. Подробнее, читайте в Системе Главбух, которая входит в Актион Бухгалтерия.
- Статьи по теме:
- Двойная оплата: как рассчитать за работу в выходные в 2024 году
- Табель учета рабочего времени: скачать чистый бланк и образец формы Т-12 и Т-13
- Ставка рефинансирования ЦБ РФ на сегодня в 2024 году: последние изменения
- Какие банки находятся под санкциями в 2024 году: полный список
Как работнику получить документы о стаже работы
У работников организации как бывших, так и работающих, может возникнуть необходимость подтвердить какие-либо сведения о трудовой деятельности для реализации своих пенсионных или иных прав. Если личное дело работника уже передано в архив организации, то подтвердить необходимую информацию может архивная справка.
Потребность в этом документе возникает, когда те или иные периоды работы не отражены в трудовой книжке или же записи о них вызвали нарекания работников Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — ПФР).
Организация выдает архивную справку в следующем порядке:
1) работник пишет заявление либо письмо-запрос на имя руководителя (пример 1);
2) письмо-запрос регистрируют и передают ответственному лицу для подготовки архивной справки;
3) ответственное лицо проверяет наличие всех необходимых сведений в запросе;
4) заявителю выдают соответствующую архивную справку.
Справки о трудовом стаже архивы выдают бесплатно, так как эта услуга относится к разряду социально значимых.
На подготовку архивной справки закон отводит 30 дней с момента получения запроса. Если этого времени оказалось недостаточно, архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения его обращения с указанием причин и нового срока, в который даст ответ.
к содержанию ↑КАК СОСТАВИТЬ АРХИВНУЮ СПРАВКУ
Организация составляет архивную справку на своем бланке по установленной форме и включает в нее информацию о предмете запроса (пример 2).
В конце текста справки необходимо указать архивные шифры и номера листов единиц хранения документов, на основании которых она составлена. Ссылки на эти документы обязательны, так как без них архивная справка не имеет юридической силы.
Сведения о зарплате следует указывать отдельно по каждому месяцу начисления (среднегодовой и среднемесячный доход не рассчитывать). Не нужно делать и поправок на инфляцию — всю информацию необходимо предоставлять в ценах соответствующего периода, о чем можно сделать оговорку в тексте. Если сведений о зарплате конкретного бывшего работника нет, цифры следует взять из штатного расписания за интересующий период.
к содержанию ↑КАК ВЫДАТЬ ДОКУМЕНТЫ, СВЯЗАННЫЕ С РАБОТОЙ
Порядок выдачи работникам связанных с работой документов (их копий), их форм (справок, выписок и т. д.) должен быть зафиксирован в приложениях к локальным нормативным актам или прописан в соответствующем положении (пример 3).
В КАКИХ СЛУЧАЯХ НУЖНО ДЕЛАТЬ ЗАПРОС В ПФР
У работодателей, в том числе в архиве, не всегда есть необходимая работнику информация, поэтому работодателям приходится самостоятельно делать запросы в госорганы, например в ПФР.
Чаще всего работодатель оформляет запрос, если работник не может сам представить справку о размере своего заработка, в соответствии с которым ему должна быть начислена и выплачена страховая выплата в связи с получением профессионального заболевания или произошедшим несчастным случаем (ч. 7 ст. 12 Федерального закона «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» от 24.07.1998 № 125-ФЗ (в ред.
от 07.03.2018)).
Также работник сам может оформить запрос, например, если он утерял свою трудовую книжку и желает восстановить стаж через ПФР. Информацию о стаже работник также может получить в многофункциональных центрах «Мои документы».
Для направления запроса[*] (пример 4) необходимо иметь письменное согласие работника на получение его персональных данных.
[*] Приказ Минтруда России от 29.02.2016 № 79н «Об утверждении формы заявления застрахованного о направлении запроса в территориальный орган Пенсионного фонда Российской Федерации о представлении сведений о заработной плате, иных выплатах и вознаграждениях, формы и порядка направления запроса, формы и порядка представления запрашиваемых сведений территориальным органом Пенсионного фонда Российской Федерации».
И. И. Наделяева, заместитель директора по управлению персоналом
Статья опубликована в журнале «Кадровые решения» № 12, 2018.
к содержанию ↑Узнать больше:
- Оформляем и выдаем работникам справки
- Работник получает право на пенсию. Оформляем документы
- Какие документы может запросить работник
Справка о стаже работы в 2024
Справка о стаже работы — это документ, оформляемый работодателем по письменному запросу сотрудника. Унифицированного бланка не существует. Поэтому расскажем, что в нее включить и в каких случаях может понадобиться.
В статье:
- где заказать справку о стаже работы;
- какие обязательные реквизиты содержит справка с места работы;
- срок выдачи справки;
- какие сведения содержит справка о стаже работы сотрудника;
- чем справка о стаже сотрудника отличается от СТД-Р и СТД-ПФР
Где заказать справку о стаже работы
Работник вправе обратиться к работодателю за справкой о стаже работы. Образец документа заполняется на основании данных трудовой книжки сотрудника. Выдачей таких справок занимается отдел кадров.
А при его отсутствии — специалист, назначенный ответственным. Чаще всего это бухгалтер или офис-менеджер.
Такой документ может потребоваться, когда нужно подтвердить стаж работы в организации и условия труда, в которых он работал. Например, работа на Крайнем Севере или во вредных и опасных условиях труда.
Скачать бесплатно:
Работнику стоит обратиться с письменным заявлением. Такое требование содержится в ст. 62 ТК РФ.
Заявление может быть написано в свободной форме. Если компания утвердила бланк, то попросите его заполнить. Так сотрудник справится быстрее и допустит меньше ошибок.
Какие обязательные реквизиты содержит справка с места работы
Унифицированного бланка справки о подтверждении стажа работы нет. Образцы документа могут быть различны для различных целей. Так для подтверждения “северного” стажа потребуется прописать дополнительные данные.
Как начисляются северные надбавки в России в 2024 году
Справка о северной надбавке в 2024 году
Работодатель может самостоятельно разработать несколько бланков для различных ситуаций и использовать их на практике. Это значительно упростит работу кадровика. Часто такие бланки уже вшиты в программы, в которых специалисты ведут кадровый учет и формируются нажатием одной кнопки.
Очень важно включить в бланк все необходимые реквизиты. Так можно избежать ситуации, когда сотрудник вернется за новым вариантом из-за ошибок в старом.
Памятки, шпаргалки и сервисы для работы в отделе кадров в 2024 году
«Справочник кадровика» сделал подборку полезных памяток, шпаргалок и сервисов по 32 темам, которые понадобятся вам для оформления трудовых отношений и кадровых процедур.
Оформите справку о стаже на фирменном бланке компании. Проверьте, чтобы в ней были отражены основные реквизиты компании: ее полное и сокращенное наименование, адрес, контактный телефон, ИНН. Если фирменного бланка нет, то оформите справку на простом листе А4 в шапке указав подробные данные.
У документа обязательно должен быть номер, который присваивается в соответствии с журналом регистрации. Номер может состоять не только из цифр, но и иметь буквенный код. Также укажите дату и место издания.
В тексте документа изложите запрашиваемую сотрудником информацию. По завершении основной части пропишите место его предоставления. Чаще всего кадровики не заморачиваются и указывают: “Для предъявления по месту требования”. Если в заявлении сотрудника был конкретный запрос, то укажите, например, “Справка выдана для предъявления в Социальный фонд РФ”.
Заполненный бланк может подписываться непосредственно руководителем, но может и специалистом, назначенным ответственным за ведение кадрового учета. Рядом с подписью поставьте печать компании, если она предусмотрена учредительными документами.
Гость, на 3 дня Вам открыт доступ к готовым образцам и бланкам документов по актуальным кадровым вопросам:
к содержанию ↑Срок выдачи справки
У работодателя есть только 3 рабочих дня на оформление справки о стаже с места работы (ст. 62 ТК РФ). Отсчет срока начинается со дня, следующего за днем получения соответствующего заявления.
Этот срок един и для действующих работников, и для уже уволенных.
Нет никакой необходимости выдерживать ровно три дня. Если есть возможность, то оформите документ сразу. Так вы упростите задачу для работника.
Обязательно зафиксируйте факт вручения справки в соответствующем журнале и получите подтверждающую подпись сотрудника.
Допускается направить заполненный бланк почтой, если такая просьба была изложена в заявлении сотрудника. Отправьте заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Факт отправки подтвердите квитанцией об оплате.
Если за заказанной справкой в трехдневный срок работник не является — направьте ему уведомление о готовности с просьбой забрать документ. Сделать это можно также заказным письмом.
Кадровые документы — 2024
Сделали подборку образцов кадровых документов, которые понадобятся вам для оформления трудовых отношений и кадровых процедур. Все образцы можете сохранить и использовать в работе. Выбирайте нужную тему в содержании, а в конце каждого раздела с документами найдете ссылку, по которой сможете вернуться в начало статьи.
Следующая