5 документов, которые нужно получить при увольнении
При увольнении работники думают в основном о передаче дел, расчете или новом месте работы. На «бумажную» часть вопроса обычно не обращают внимания, а это может привести к проблемам.
Собрали основные документы, которые сотрудник должен получить в последний день работы — при любом основании увольнения.
Трудовая книжка с записью об увольнении
Зачем: подтвердить стаж на следующем месте работы или при назначении пенсии
Нюансы: обязанность выдать трудовую книжку установлена законом. Чтобы ее получить, не нужно писать заявление или подписывать обходной лист.
Если вы перешли на электронный формат, работодатель должен выдать вам форму СТД-Р, в которой укажет периоды трудоустройства у него
Как исправить запись в трудовой
к содержанию ↑Расчетный листок за месяц увольнения
Зачем: проверить, сколько и за что вам заплатили
Нюансы: расчетный листок должен выдаваться при выплате зарплаты, увольнение не является исключением. Многие компании рассылают расчетные листки в электронном виде — не забудьте проверить почту
Что вам должны при увольнении
Справка по форме 182н
Зачем: рассчитать пособия у нового работодателя. В справке указан заработок за год увольнения и два предшествующих ему, а также периоды нетрудоспособности: больничные, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком и другие
Нюансы: с 2023 года справку отменили — предполагалось, что новый работодатель получит необходимые сведения от Социального фонда. Но на деле все оказалось сложнее. Поэтому лучше все же запросить ее у работодателя. Сам он выдавать справку не обязан
Больничные после увольнения
к содержанию ↑Некоторые формы отчетности
Раздел 3 Расчета по страховым взносам и подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1
Зачем: подтвердить пенсионный стаж, если работодатель не подаст отчетность в СФР и налоговую
Нюансы: выписки из форм выдаются за отчетный период, в котором происходит увольнение. Например, если вы увольняетесь в сентябре 2024 года, подраздел 1.2 выдадут за период с января 2024 до даты увольнения, раздел 3 РСВ — за третий квартал 2024. Сведения по более ранним периодам можно также получить у работодателя, но уже по заявлению: документы должны выдать в течение трех дней с даты запроса
Налоги и взносы для сотрудника
к содержанию ↑Справка о доходах и налогах физлица
Бывшая справка 2-НДФЛ.
Зачем: подтвердить платежеспособность или право на стандартные вычеты у нового работодателя. Справку часто просят представить в банке, налоговой инспекции или посольстве при получении визы
Нюансы: работодатель не обязан выдавать справку о доходах и налогах физлица в день увольнения. Она представляется по заявлению сотрудника, поэтому лучше просить о ее выдаче заранее. Данные по истекшим годам можно выгрузить из личного кабинета налогоплательщика на сайте ФНС
Как скачать справку 2-НДФЛ
к содержанию ↑Как защитить свои права на работе
Рассказываем в потоке «Памятка работнику»: какие права есть у сотрудников и как действовать, если работодатель их нарушает
Читать статьи
Для тех, кто готов:
Новости, которые касаются всех, — в нашем телеграм-канале. Подписывайтесь, чтобы быть в курсе происходящего: @tinkoffjournal.
Какие справки нужны работнику при увольнении в 2024 г.
При увольнении работнику в последний рабочий день выдается на руки бумажная трудовая книжка с записью об увольнении. А как быть, если работник отказался от ведения бумажной трудовой книжки? Или он только недавно начал свою трудовую карьеру, и поэтому бумажная трудовая книжка в принципе не заводилась? Какой документ должен получить работник в этом случае? И какие еще справки нужны работнику при увольнении в 2024 г.? Давайте разбираться. Вам может быть полезен Путеводитель по трудовым спорам: спорные ситуации при увольнении работника по собственному желанию.
Ознакомиться с ним можно, получив бесплатный пробный доступ к системе КонсультантПлюс.
к содержанию ↑Бумажная трудовая книжка или СТД-Р
- о дате и основании приема на работу в организацию;
- о дате и основании увольнения из этой организации;
- о переводах на другую работу;
- о дате подачи работником заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (или иными словами – о переходе на ведение трудовой книжки в электронном виде).
Форма СТД-Р выдается на бумаге или в форме электронного документа, подписанного усиленной электронной подписью работодателя.
Отметим, что если работник не получил СТД-Р в день увольнения, он вправе в любой момент обратиться за этим документом к бывшему работодателю. И тот должен выдать документ не позднее 3 рабочих дней со дня обращения бывшего работника (ст. 84.1 ТК РФ).
А вот если у работника есть бумажная трудовая книжка, то в последний день работы работодатель выдает работнику именно ее. И выдавать еще дополнительно форму СТД-Р обязанности у него нет, хотя работодатель может сделать это по своей инициативе или по просьбе работника (Письмо Минтруда от 16.06.2020 № 14-2/ООГ-8465).
к содержанию ↑Справка о доходах физлица
При увольнении работник может запросить Справку о доходах (п. 2 ст. 230 НК РФ). Это часть Расчета по форме 6-НДФЛ, заполняемая на конкретного человека (Приложение № 4 к приказу ФНС от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@).
Кстати, в апреле 2024 года начинает действовать обновленная форма 6-НДФЛ. И отчитываться за I квартал 2024 года по НДФЛ нужно будет уже по ней. В Справке о доходах, выдаваемой работникам, тоже есть небольшие изменения.
Правда, они все носят технический характер.
Справка выдается по доходам за текущий год по дату увольнения из организации.
Эта справка, в частности, необходима для предъявления следующему работодателю и правильного предоставления работнику стандартных вычетов на детей.
к содержанию ↑Справки о трудовом стаже и пенсионных взносах в 2024 г.
При увольнении работодатель должен выдать работнику персонифицированные сведения о застрахованном лице (п. 2, 8, 12 ст. 11 Закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Сегодня это:
- подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» раздела 1 отчета ЕФС-1 (Приложение N 1 к Приказу СФР от 17.11.2023 N 2281), заполненный на конкретного человека. Отчет выдается за текущий год;
- раздел 3 Расчета по страховым взносам (Приказ ФНС от 29.09.2022№ ЕД-7-11/878@). Раздел заполняется за отчетный период, в котором работник увольняется (то есть с начала квартала по дату увольнения).
Выдавать выписку из отчета «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» с разделом по увольняющемуся работнику особого смысла нет. Поскольку сведения в ней будут дублировать информацию, указанную в разделе 3 РСВ.
к содержанию ↑Справка о заработке 182н – только по заявлению работника
До 2023 г. работодатели должны были выдавать работнику справку по форме 182н. Это справка о доходах физлица за текущий год, а также за 2 предшествующих года.
Справка была необходима следующим работодателям для правильного расчета пособия по временной нетрудоспособности, декретного пособия и пособия по уходу за ребенком. Ведь указанные пособия рассчитываются исходя из выплат в пользу работника за 2 года, предшествующих страховому случаю (болезни, уходу в декретный отпуск или отпуск по уходу за ребенком).
Сегодня же между Социальным фонд России (или сокращенно СФР) и ФНС электронный документооборот организован таким образом, чтобы не только своевременно получать из налогового органа информацию о заработке и стаже физлица за нужные периоды, но и в срок направлять ее текущему работодателю. То есть всю информацию о размере пособия работника работодатель может получить из СФР.
Поэтому справка по форме 182н стала не нужна, и с 1 января 2023 г. ее отменили (Приказ Минтруда от 19.10.2022 № 677н). Как следствие, увольняющему работнику не нужно требовать ее у работодателя.
Если же работнику по каким-то причинам нужна именно такая справка, то работодатель должен будет ее предоставить, если работник напишет заявление с соответствующим требованием (ст. 62 ТК РФ).
Копия приказа об увольнении
Работодатель должен ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении (о прекращении трудового договора). И работник может потребовать выдать ему надлежащим образом заверенную копию такого приказа (ст. 84.1 ТК РФ).
Приказ может понадобиться работнику в случае конфликта при расставании и, к примеру, судебного спора, связанного с увольнением или невыплатой работнику каких-то полагающихся ему сумм.
Документы, связанные с работой
Работник может письменно потребовать выдать ему любые документы, связанные с его работой (например, копии приказов, ЛНА) (ст. 84.1 ТК РФ). Эти документы могут понадобиться для предъявления следующему работодателю, подтверждения каких-то сведений в СФР или в случае судебного спора с бывшим работодателем.
Причем, даже если работник обратится за документами через какое-то время после увольнения, работодатель все равно обязан выдать ему любые документы, связанные с работой, в течение 3-х рабочих дней со дня подачи бывшим работником письменного заявления (ст. 62 ТК РФ).
Кстати, рекомендуем работникам получать при увольнении расчетный листок с расшифровкой выплат, сделанных при увольнении, чтобы проверить правильность расчета всех выплаченных сумм:
- заработной платы, выплаченной за время работы до дня увольнения;
- компенсации за неиспользованный отпуск;
- премии, если она была положена работнику, и т.д.
Документальное подтверждение выдачи работнику документов при увольнении
Как видим, часть документов выдается работнику при увольнении в обязательном порядке, а часть – по его требованию. Поэтому работодателю имеет смысл письменно фиксировать выдачу документов работнику. Например, работодатель может завести Журнал учета выдачи СТД-Р, в котором работники будут расписываться в получении соответствующего документа (Разъяснения с сайта «Онлайнинспекция», 2020).
Имеет смысл выдавать справки и иные документы по письменной описи. Приведем образец такого документа.
— расчетный листок за период с 1 по 26 января 2024 г.
— сведения о трудовой деятельности СТД-Р
— выписка из ЕФС-1 (подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже») за 2024 г.
— справка о доходах и суммах налога физического лица за 2024 г.
— раздел 3 расчета по страховым взносам за 1 квартал 2024 г.
26 января 2024 г.
Документы выдал:
__________________ Бухгалтер Ромашкина Р.Р.
Документы получил:
__________________ Иванов И.И. 26 января 2024 г.
Если работник не смог получить справки в день увольнения
В этом случае работодатель действует так. Он высылает работнику письменное уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой или дать разрешение на отправку трудовой книжки по почте. В это же уведомление можно включить запрос на отправку по почте сведений персонифицированного учета, о которых мы рассказали выше.
После получения разрешения работодатель вправе выслать по почте бумажную трудовую книжку, а также выписки из отчетов РСВ, Персонифицированных сведений и ЕФС-1 (ст. 84.1 ТК РФ).
А вот сведения о трудовой деятельности СТД-Р и другие документы, подтверждающие трудовой стаж работника, можно сразу заверить и направить работнику по почте заказным письмом с уведомлением (ст. 84.1 ТК РФ). Получать разрешение на это не надо.
к содержанию ↑Что будет работодателю, если не выдать справки
За невыдачу или несвоевременную выдачу документов, которые работодатель обязан выдать при увольнении или которые работник письменно запросил у работодателя, организацию могут привлечь к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ.
А это немаленький штраф от 30 000 до 50 000 руб. на саму организацию и от 1 000 до 5 000 руб. на руководителя.
Документы для сотрудника при увольнении в 2024 году
С 1 января 2023 года вступили в силу новые формы отчетности по кадровому делопроизводству и заработной плате. В связи с этим изменился список обязательных документов, выдаваемых сотрудникам при увольнении. Эксперты 1C-WiseAdvice проанализировали предстоящие изменения и собрали в этой статье новые правила документооборота с сотрудником по увольнению.
Как было в 2022 году
До конца 2022 года в день увольнения сотруднику выдается следующий пакет документов:
- Трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- Справка о сумме заработной платы по форме №182н;
- Копия сведений по форме СЗВ-М за последний месяц работы;
- Копия сведений по форме СЗВ-СТАЖ за отчетный год до даты увольнения;
- Копия раздела 3 расчета по страховым взносам с начала квартала до даты увольнения;
- Расчетный листок.
По письменному заявлению сотрудника бухгалтерия может выдавать и другие документы, например: справку о доходах и суммах НДФЛ, справку о заработке в Центр занятости, копии приказов о приеме на работу и пр.
к содержанию ↑Как стало в 2023 и 2024 годах
С 1 января 2023 года вступили в силу формы отчетности:
- ЕФС-1;
- Персонифицированные сведения по физическим лицам;
- Ежемесячный и ежеквартальный РСВ.
Эти нововведения повлияли на пакет документов, который необходимо готовить для сотрудников.
Эксперты 1C-WiseAdvice провели анализ и составили памятку предполагаемых изменений:
Сведения
Документы уволенному в 2022
Документы уволенному в 2023 и 2024
Пока нет разъяснений, за какой срок необходимо сформировать выписку из Персонифицированных сведений по физическим лицам, содержащую данные по размеру дохода и сведения из старой формы СЗВ-М.
В чём различие выдачи сведений в 2022 и 2023, 2024 годах
Ранее справка по форме 182-Н, содержала сведения по заработку за два предшествующих года, а выписка из СЗВ-М только за месяц увольнения.
Теперь сведения о доходах за два года сотруднику не требуются, так как информация о совокупном доходе для расчета больничных будет поступать не от работодателя, а напрямую от СФР (Социального Фонда России).
Эти данные необходимы для расчета первых трех дней пособия за счет работодателя.
«Исчисление пособия по временной нетрудоспособности за первые три дня временной нетрудоспособности осуществляется в порядке, установленном статьей 14 настоящего Федерального закона. Сведения о заработной плате застрахованного лица и об иных выплатах и вознаграждениях в его пользу, необходимые для исчисления пособия по временной нетрудоспособности, представляются страхователю страховщиком.»
ч. 4 ст. 14.1 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.
Технологии передачи сведений ещё не утверждены. В законодательных проектах есть ссылки на отдельные нормативные акты, которые Фонд разработает в ближайшее время. Есть вероятность, что часть сведений будет передаваться только электронно.
Мы внимательно следим за событиями и обязательно проинформируем Вас о нововведениях.
Связаться с экспертом
ТемыХотите читать советы налоговых экспертов и главных бухгалтеров?
Подпишитесь на обновления блога
к содержанию ↑Какие документы работодатель обязан выдавать работникам в 2024 году при увольнении?
Любая организация сталкивается с процедурой по расторжению трудового договора с сотрудником и в такой ситуации важно не только провести корректный расчет всех полагающихся выплат, компенсаций и удержаний, но и выдать сотруднику верный пакет документов.
В данной статье мы рассмотрим, какие документы в обязательном порядке выдаются сотруднику, а какие по требованию или только для определенных категорий граждан.
Как уже говорилось выше, в пакет документов при увольнении входят как обязательные формы, выдаваемые всем сотрудникам при расторжении договора, так и такие, которые выдаются по запросу самого сотрудника. Ниже подробнее рассмотрим каждый из этих перечней.
- Пакет обязательных документов при увольнении
- Пакет документов, которые выдаются по запросу сотрудника
- Возможные штрафы при непредставлении документов сотруднику
Пакет обязательных документов при увольнении
В первую очередь идет трудовая книжка или форма СТД-Р. Если впервые сотрудник устроился на работу после 01.01.2022 г. или изменил формат бумажной трудовой на электронную, то в таком случае выдаются только Сведения о трудовой деятельности работника по форме СТД-Р.
Следующим из обязательных документов является Расчетный листок. Помимо основных начислений и удержаний, которые ежемесячно отражаются в данном документе, при увольнении необходимо показать все рассчитанные компрессионные выплаты. Это может быть выходное пособие, компенсация за неиспользованный отпуск и др.
Затем следует ЕФС-1: подраздел 1.2 раздела 1 (бывший СЗВ-СТАЖ). Данная форма должна включать в себя сведения о застрахованном лице, стаже и, при наличии, его особенностях.
Также в день увольнения сотрудника необходимо выдать раздел 3 Расчета по страховых взносах за предшествующие 3 месяца. Этот радел включает в себя основные сведения о застрахованном лице: ФИО, ИНН, СНИЛС, паспортные данные и др., а также информацию о начисленной заработной плате и исчисленных из нее сумм страховых взносов.
Далее работники бухгалтерии должны подготовить сотруднику выписку из отчета Персонифицированные сведения о физических лицах (ранее СЗВ-М) за текущий месяц, в которой содержится общая информация о сотруднике и сумме выплат за отчетный период (месяц).
к содержанию ↑Пакет документов, которые выдаются по запросу сотрудника
Помимо всех вышеупомянутых документов, сотрудник имеет право запросить заверенную копию приказа об увольнении, и работодатель не имеет права отказать в его выдаче. Зачастую данный документ сотрудник запрашивает для того, чтобы избежать возможных споров с бывшим работодателем.
Помимо копии приказа об увольнении, сотрудник может запросить копии приказов о приеме на работу, всех кадровых перемещений, предоставлении отпусков, награждений и других важных событий в трудовой деятельности, если они были.
Так же сотрудник имеет право запросить справку о доходах, удержанных сумм НДФЛ и предоставленных вычетов. Таким документом выступает справка по форме 6-НДФЛ (замена 2-НДФЛ). Эта форма может понадобиться сотруднику при необходимости в подтверждении платежеспособности, а также для предоставления полной информации о предоставленных вычетах, которая необходима новому работодателю.
Следующая справка, которая выдается по запросу – справка для расчета пособий 182н. Эта справа устарела с 2023 года и теперь информация о совокупном доходе для расчета больничных будет поступать не от работодателя, а напрямую от СФР, но несмотря на это сотрудник так же имеет право запросить ее для предоставления полных сведений о заработке для расчета пособий, больничных листов у нового работодателя.
Справка о подтверждении использованных или не использованных выходных дней для ухода за детьми-инвалидами.
Вышеуказанные документы могут понадобиться сотруднику на новом месте работы, для представления полной информации о его трудовой деятельности и подтверждения его наград и трудовых заслуг.
Все документы, справки, копии из приказов, которые сотрудник запрашивает у работодателя необходимо выдать в течении трех рабочих дней с момента получения такого запроса.
к содержанию ↑Возможные штрафы при непредставлении документов сотруднику
Подготовка и своевременная выдача пакета документов при увольнении – важный процесс, при нарушении которого в сторону работодателя могут быть обращены штрафные санкции.
Например, за отказ в запросе сотрудника о предоставлении дополнительных документов при увольнении организации могут грозить штрафы в размере 30 000 – 50 000 тысяч рублей, а ИП – от 1 000 до 5 000.
В случае повторного отказа, а следовательно – нарушения, размеры штрафов увеличиваются:
- для компании до 70 000 тысяч рублей;
- для индивидуального предпринимателя – до 20 000 тысяч рублей или дисквалификации на срок от 1 года до 3 лет.
Для исключения возможных споров и разбирательств рекомендуется использовать различные методы фиксации выдачи пакета документов при увольнении. Это может быть составление описи или подписанный акт приема передачи документов, а также наличие расписки о получении документов от бывшего работника.
Автор: Антонина Уразовская,
бухгалтер-консультант Линии консультации ГЭНДАЛЬФ
Документы от работодателя при увольнении в 2024 году: список
Руководитель группы «Зарплата и кадры» портала buhsoft.ru. Опыт работы в коммерческой бухгалтерии более 7 лет. Более 3 лет — в бюджетном секторе и в разработке бухгалтерского ПО.
В день увольнения работодатель должен полностью рассчитать сотрудника и выдать ряд документов. Перечислим документы от работодателя при увольнении в 2024 году, список включает обязательные, дополнительные документы и документы, которые выдаются по отдельному заявлению.
Содержание:
- Обязательные документы при увольнении в 2024 году: список
- Дополнительные документы при увольнении в 2024 году: список
- Документы при увольнении в 2024 году: документы по заявлению работника
- Документы при увольнении в 2024 году: срок выдачи
Список включает три группы документов, которые выдаются:
- Всем уволенным в обязательном порядке без заявления,
- Отдельным работникам в некоторых ситуациях без заявления,
- Работнику по его письменному заявлению.
Скачайте образцы документов, а ниже читайте, в каком порядке они выдаются.
Пример записи в бумажной трудовой книжке >>> Скачать бесплатноФорма СТД-Р >>> Скачать бесплатноСправка о заработке за два года >>> Скачать бесплатноВыписка из Персонифицированных сведений >>> Скачать бесплатноВыписка из СФР для уволенного работника >>> Скачать бесплатноВыписка из ЕФС-1 для уволенного работника >>> Скачать бесплатно
к содержанию ↑Обязательные документы при увольнении в 2024 году: список
При увольнении работодатель должен оформить две группы документов:
- Для оформления увольнения, эти документы остаются в архиве предприятия,
- Для выдачи уволенному сотруднику.
Полные списки документов для работника и работодателя смотрите в справочнике:
Еще один документ должен оформить сотрудник, это заявление об увольнении. Заявление необходимо, если сотрудник расторгает трудовой договор по собственной инициативе или по соглашению сторон.
Каждый уволенный сотрудник при увольнении должен получить следующие документы:
- Бумажная трудовая книжка или ее электронный аналог — форма СТД-Р,
- Расчетный листок. О том, как правильно оформить документ, смотрите в отдельной статье,
- Подраздел 1.2 раздела 1 формы ЕФС-1 за год увольнения,
- Выписка из Персонифицированных сведений за месяц увольнения,
- Выписка из РСВ за квартал увольнения.
Невыдача любого из указанных документов является нарушением требований трудового законодательства. Ответственность за данное нарушение предусмотрена в ст. 5.27 КоАП.
Вам будет также интересно узнать:
к содержанию ↑Дополнительные документы при увольнении в 2024 году: список
Данную группу документов мы называем дополнительными, поскольку они выдаются не всем уволенным. Но пусть вас не смущает данное название, документы выдаются в обязательном порядке без заявления сотрудника. В данной группе следующие документы:
При каких условиях выдается
Подраздел 2 раздела 1 формы ЕФС-1 за год увольнения
Если у работника имеется право на досрочную пенсию
Подраздел 3 раздела 1 формы ЕФС-1 за квартал увольнения
Если работодатель перечислял за работника добровольные взносы на накопительную часть пенсии
Бумажная медицинская книжка
Если должность работника требовала наличия медкнижки, и она ведется в бумажном виде
к содержанию ↑Документы при увольнении в 2024 году: документы по заявлению работника
По заявлению сотрудника работодатель выдает следующие документы:
- Справка о доходах и суммах НДФЛ (замена формы 2-НДФЛ),
- Справка о среднем заработке для службы занятости,
- Справка о заработке за три (шесть) месяцев для соцзащиты,
- Справка о работе в РКС и МКС,
- Справка об использовании дополнительных дней по уходу за ребенком-инвалидом в текущем году,
- Справка об использовании дней больничного по болезни ребенка в текущем году,
- Копии или выписки кадровых приказов.
Также сотрудник вправе запросить справку о доходах за два предыдущих года. До 2023 года данные сведения содержались в справке 182н, с 2023 года эта справка отменена. Однако на новом месте работы сотруднику может понадобиться справка для получения больничных.
Сотрудник может запросить справку ко дню увольнения или уже после расторжения трудового договора. Поскольку работодатель не вправе отказать в выдаче справки, можно оформить ее одним из вариантов:
- Использовать отмененный бланк 182н,
- Использовать форму учетной программы.
В справке необходимо отразить данные о доходах до 2023 года. Начиная с 2023 года работодатель должен получать от СФР сведения о доходах сотрудника на прежней работе.