Пояснения по расхождениям 6-НДФЛ и РСВ в 2025 году
11.05.2023 распечатать ФНС начала высылать требования о предоставлении пояснений по расхождению данных, указанных в 6-НДФЛ и РСВ. Данное ранее обещание не сверять отчеты «не сработало».
Контрольные соотношения по формам РСВ и 6-НДФЛ были отменены. ФНС сообщала о том, что цифры в 6-НДФЛ и РСВ сверять не будет (письма ФНС от 30.01.2023 № БС-4-11/1010 и от 15.03.2023 № БС-4-11/2952). Тем не менее, после сдачи отчетности за I квартал 2023 года ряд компаний получили требования о предоставлении пояснений по расхождениям либо исправлению РСВ.
Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ выявляются довольно просто. Самые наглядные цифры, которые, в идеале, должны совпадать это база, с которой удерживается НДФЛ и база для начисления страховых взносов. Между тем, каждая вторая компания выплачивает работникам доходы, на которые страховые взносы не начисляются.
Например, по договорам аренды имущества, в том числе транспортных средств без экипажа; при выплате материальной помощи; при прощении долга и т.п. Выплата по таким договорам попадают в налоговую базу по НДФЛ и не учитываются в базе по начислению страховых взносов. По ним бухгалтерии придется дать пояснения.
Полностью игнорировать требования от ИФНС, сославшись на вышедшие ранее письма ФНС, не стоит.
к содержанию ↑Почему появляются расхождения в 6-НДФЛ и РСВ
- выплата зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года, которая попадает в 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а в РСВ за 2022 год;
- оплата по договорам аренды у физлиц имущества, ТС без экипажа и т.д., когда на суммы выплат страховые взносы не начисляются;
- выплата командировочных;
- выплата матпомощи бывшим работникам компании;
- выдача работникам подарков, оформленных письменным договором дарения;
- выдача денег под отчет работнику на хозяйственные нужды;
- прощенние работнику долга;
- списание недостачи;
- выплата компенсации расходов на жилье и переезд;
- выплаты в связи с рождением (усыновлением) первого ребенка и (или) ежемесячная выплата в связи с рождением (усыновлением) второго ребенка;
- Другие.
Как писать пояснения в налоговую по форме 6-НДФЛ
Установленной формы для пояснений нет. Их пишутся в свободной форме, содержание текста зависит от причины расхождений. Главное — это объяснение причин, из-которых образовались расхождения со ссылками на НК РФ.
Кроме того, к пояснениям нужно приложить копии подтверждающих документов, в том числе локальных нормативных актов компании, и расчеты.
Расхождения из-за выплаты зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года
Причина. Расхождения образовались из-за того, что работникам компании зарплата за вторую половину декабря 2022 года была выплачена в январе 2023 года.
Обоснование. Согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме.
База для исчисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период. Согласно статье 423 НК РФ, расчетным периодом признается календарный год, отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года (ст. 423 НК РФ).
Соответствии с нормами статей 223 и 423 НК РФ, зарплата за декабрь 2022 года (указать сумму) отражена в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, и в Расчете по страховым взносам за 2022 год.
к содержанию ↑Расхождения из-за выплаты вознаграждения по договорам аренды
Причина. В первом полугодие 2023 года компания выплатила доходы по договорам аренды имущества (указать реквизиты договором и сумму по ним).
Обоснование. Оплата по договорам аренды имущества у физлиц облагается НДФЛ по п. 1 ст. 210 НК и не облагается страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК.
В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года эта сумма (указать) отражена по строке _____.
Приложения. копии договоров аренды.
к содержанию ↑Расхождения из-за выплаты матпомощи работникам
Причина. В 1 квартале 2023 года организация выплатила матпомощь работникам, с которыми трудовые договоры расторгнуты в связи с выходом на пенсию (указать сумму).
В соответствии с п. 28 ст. 217 НК РФ не подлежат налогообложению суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, а также бывшим своим работникам, уволившимся в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по возрасту, не превышающие 4000 рублей, за налоговый период.
С материальной помощи, не превышающей 4 000 руб. для одного работника, (указать сумму) НДФЛ не удержан. С материальной помощи свыше 4 000 руб. для одного работника, (указать сумму) НДФЛ удержан и отражен в 6-НДФЛ за 1 квартал 2023 года.
В соответствии с пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ на матпомощь, выплаченную бывшим работникам страховые взносы не начисляются.
Больше информации найдете в бераторе Практическая энциклопедия бухгалтера: Пояснения в ИФНС по расхождениям в отчете 6-НДФЛ. Образцы пояснений
Пояснения к форме 6-НДФЛ
Помимо данных по общей базе начисления НДФЛ и взносов, налоговики сверяют уровень зарплаты работников в компании с МРОТ и среднеотраслевыми показателями. Кроме того, налоговики могут прислать требования, если снизиться уровень зарплат в компании или зарплата работников. Зарплата в компании не должна быть:
- ниже МРОТ;
- ниже отраслевых нормативов.
Также придется пояснять и другие несостыковки в 6-НДФЛ:
- расхождениях строк 110 и 140 раздела 2;
- расхождениях между суммами удержанного и уплаченного НДФЛ.
Причины расхождений в 6-НДФЛ и РСВ
В идеале в 6-НДФЛ сумма дохода, начисленного по трудовым договорам, контрактам и по договорам ГПХ должна быть больше или равна базе для начисления страховых взносов. Но, на практике так бывает не всегда.
Расхождения в 6-НДФЛ и РСВ за один и тот же период появляются из-за:
- выплаты зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года, которая попадает в 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а в РСВ за 2022 год;
- оплат по договорам аренды у физлиц имущества, ТС без экипажа и т.д., когда на суммы выплат страховые взносы не начисляются;
- выплаты командировочных;
- наличия работников, у которых зарплата ниже МРОТ;
- выплаты матпомощи бывшим работникам компании;
- выдачи работникам подарков, оформленных письменным договором дарения;
- наличия работников, у которых зарплата ниже отраслевых нормативов;
- выдачи денег под отчет работнику на хозяйственные нужды;
- прощенного работнику долга;
- списания недостачи;
- выплаты компенсации расходов на жилье и переезд;
- др.
Вообще, как видно из дискуссий бухгалтеров в соцсетях, проблемы пошли до выхода вышеупомянутых писем ФНС. С 2023 года доход для исчисления НДФЛ идет по дате выплаты зарплаты, а не концом месяца, как это было раньше. Из-за этого зарплата декабря (или ее часть) в справки к 6-НДФЛ за 2022 год не попала.
Налоговики указывают на несоответствие, поделилась проблемой одна из бухгалтеров. Сотруднику выдали справку 2-НДФЛ за 2022 без декабря, потому что декабрьская зарплата попала в доходы января. В налоговой инспекции ему указали на несоответствие.
В личном кабинете у сотрудника отражается зарплата за декабрь в доходах 2022 года (по данным РСВ). Теперь сотрудник требует переделать справку 2-НДФЛ и включить туда декабрь. Бухгалтер в недоумении.
По новым нормам НК РФ зарплаты декабря не будет в 2-НДФЛ за 2022 год. Переделывать справку нет оснований. Коллеги недоумевали и сочувствовали: мол, теперь между этими двумя отчетами всегда будет несоответствие.
Советовали: «Ничего не переделывать. РСВ и 6-НДФЛ больше не будут совпадать и ИФНС должна это осознать». ФНС «осознала».
Подчиненные – пока нет.
Как писать пояснения в налоговую по форме 6-НДФЛ
Установленной формы для пояснений нет. Их пишутся в свободной форме, содержание текста зависит от причины расхождений. Главное — это объяснение причин, из-которых образовались расхождения со ссылками на НК РФ.
Кроме того, к пояснениям нужно приложить копии подтверждающих документов, в том числе локальных нормативных актов компании, и расчеты.
к содержанию ↑Выплата зарплаты за вторую половину декабря 2022 года в январе 2023 года
Расхождения образовались из-за того, что зарплата за вторую половину декабря 2022 года была выплачена в январе 2023 года.
Согласно подп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ, датой получения дохода в виде заработной платы считается день выплаты дохода или день передачи дохода в натуральной форме.
База для исчисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, являющихся объектом обложения, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период. Согласно статье 423 НК РФ, расчетным периодом признается календарный год, отчетными периодами признаются первый квартал, полугодие, девять месяцев календарного года (ст. 423 НК РФ).
Таким образом, в соответствии с НК РФ, зарплата за декабрь 2022 года на сумму ______________ отражена в расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года, а в РСВ — за 2022 год.
Оплата по договорам аренду имущества у физлиц
В базу для начисления страховых взносов не включена арендная плата по договору № ______
В расчете 6-НДФЛ за I квартал 2023 года эта сумма отражена по строке _____.
Оплата по договорам аренды имущества у физлиц облагается НДФЛ по п. 1 ст. 210 НК и не облагается страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК.
Зарплата ниже МРОТ
Работники ______________ получают заработную плату ниже МРОТ в связи с тем, что по трудовым договорам №№ ____________им установлен неполный рабочий день на основании статьи 93 ТК РФ.
Выплата матпомощи бывшим работникам
В 1 квартале 2023 года организация выплатила матпомощь бывшим работникам в общей сумме _____.
С матпомощи свыше 4 000 руб. в общей сумме ________________ удержан НДФЛ на основании п. 28 ст. 217 НК РФ).
Эта сумма вошла в расчет 6-НДФЛ/
С матпомощи бывшим работникам не исчисляются страховые взносы, т.к. между бывшим сотрудником и работодателем нет трудовых или ГПХ отношений согласно пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ.
Cумма в размере __________ не вошли в РСВ за I квартал 2023 года.
к содержанию ↑Подарки работникам в виде выплат
По случаю юбилея компании работникам были выданы денежные подарки на сумму _____________ по договорам дарения №№ ____________.
Объектом обложения страховыми взносами не являются выплаты, произведенные в рамках гражданско-правовых договоров, предметом которых является переход права собственности или иных вещных прав на имущество (ст. 572 ГК РФ). Сумма подарков не включается в базу, облагаемую страховыми взносами на основании ч.
4 ст. 420 НК РФ. Поэтому, сумма подарков в размере не включена в РСВ, и отражена в расчете 6-НДФЛ.
к содержанию ↑Зарплата в компании ниже отраслевых нормативов
В 1 квартале 2023 года в организации произошло снижение зарплаты ниже среднеотраслевых показателей в связи с тем, что:
произошло падение спроса на продукцию организации;
часть работников по соглашениям переведены на неполный рабочий день на основании ст. 93 ТК РФ,
Что делать, если получили требование от ФНС
Если контрольные соотношения в отчетности не сойдутся, ИФНС потребует дать разъяснения. Компании придется проверить свой отчет, и исправить ошибку — для этого нужно подать корректировку. Если ошибки нет, подайте пояснение в налоговую о расхождении сумм по 6-НДФЛ и РСВ.
Важно! Игнорировать требования о расхождениях в отчетности опасно. Если не представить пояснения или уточненку, организацию или предпринимателя оштрафуют на 5000 рублей. За повторное нарушение в течение года штраф – 20 000 рублей (п. 1, 2 ст. 129.1 НК РФ).
Чтобы представить пояснения или уточненку по требованию, у компании есть только пять рабочих дней. Отсрочки нет. НК РФ допускает ее, только чтобы продлить срок представления документов (п. 3 ст. 93, п. 5 ст. 93.1 НК РФ).
к содержанию ↑Доходы в 6-НДФЛ меньше, чем в РСВ
Поясните, что за период рассматривается доход, который не подлежит налогообложению по НДФЛ, но по которому взимаются страховые взносы. Для подтверждения необходимо представить:
- копию документа о бронировании места в лечебном или санаторно-курортном учреждении на территории России;
- копию справки от Медико-социальной экспертизы (МСЭ) о статусе ребенка-инвалида, являющегося ребенком сотрудника.
Объясните, что выплаченная компенсация считается доходом на дату ее получения, за которую также начисляется налог, а страховые взносы удерживаются на дату увольнения. Если даты увольнения и выплаты компенсации приходятся на разные отчетные периоды, доход будет учитываться в отчетности за соответствующие периоды. Предоставьте следующие документы вместе с пояснениями:
- Расчетную записку в соответствии с формой № Т-61 или аналогичной формой, составленной самостоятельно;
- Унифицированную форму приказа № Т-8 или разработанную вами форму, согласованную с требованиями.
Доходы в 6-НДФЛ больше, чем в РСВ
Расхождения из-за подарков
В пояснительной записке отметьте, что доходы от сделок дарения не учитываются при начислении страховых взносов и не учитываются при заполнении строк, связанных с начислением РСВ. Подарки сотрудникам подлежат налогообложению по НДФЛ, если их стоимость превышает 4000 рублей в год.
Для подтверждения передачи подарков сотрудникам предоставьте копии соответствующих договоров дарения.
В пояснительной записке отметьте, что доходы от дивидендов не включаются в базу для начисления РСВ. Сумма налога на доходы физических лиц (6-НДФЛ) будет меньше по сравнению с суммой налога на дивиденды.
Для подтверждения данного расхождения приложите к пояснениям копии следующих документов: бухгалтерской справки, решения единственного участника (учредителя), и протокола общего собрания акционеров или участников о выплате дивидендов.
Расхождения между 6-НДФЛ и РСВ: примеры пояснений
В бухгалтерской службе с 1994 года: бухгалтер в структуре крупного АО по финансовому посредничеству, главный бухгалтер в оптовой торговле. Рекомендует использовать аутсорсинг бухгалтерии и кадров Главбух Ассистент.
Объясняем, почему возникает несовпадение в формах по выплате доходов физлицам и как объяснить эти ситуации налоговикам.
Изменения для бизнеса с июля 2025 года. Читать статью >>>Содержание статьи
- Расчет по взносам и 6-НДФЛ
- Разница РСВ и 6-НДФЛ
- Как составить письмо о расхождениях 6-НДФЛ и РСВ в 2025 году
Расчет по взносам и 6-НДФЛ
Сведения по выплатам физлицам зарплаты и иных доходов указывают в разной отчетности, при этом при сверке между формами отдельные позиции по удержанию сборов не всегда совпадают. В связи с этим бухгалтера озадачиваются: должна ли 6-НДФЛ совпадать РСВ?
Для налога с доходов дата получения заработной платы – это день выплаты, а для РСВ – последний день месяца, за который начисляют. Если зарплата выплачена после окончания отчетного периода, расхождение в формах будет. Кроме того, налоговая база 6-НДФЛ и РСВ определяется по-разному.
Так, различие в формах обязательно будет, когда:
- выплаченные суммы не облагаются НДФЛ, но по ним надо начислять страховые взносы;
- на суммы, облагаемые налогом на доходы физлиц, не начисляются страховые взносы.
Таким образом, если у компании были выплаты физлицам, по которым база начисления сборов отличается, то возникнет разница между РСВ и 6-НДФЛ, и причины расхождения объясняются тем, что отдельные виды доходов облагаются одним сбором, а другим нет.
В 2025 году сверка между расчетом по страховым взносам и 6-НДФЛ происходит с учетом новшеств. С отчета за 1 квартал 2025 действует новый вариант бланка 6-НДФЛ и налоговики применяют другие контрольные показатели к форме.
Утвержденные же ранее проверочные расчеты между формами отменены с 2023 года. Из-за различия подходов к определению сроков получения дохода для налогообложения такое сопоставление утратило назначение. Тем не менее, предпринимателю надо быть готовым к тому, что инспектора запросят пояснения при несовпадении сведений в отчетах.
Нет возможности или затруднительно самим вникать в такие непростые бухгалтерские нюансы? Для предпринимателей есть оптимальный вариант – передать весь учет и отчетность на аутсорсинг в сервис Главбух Ассистент. Сравните, насколько сейчас это стало выгоднее, чем держать штат бухгалтеров, кадровиков и юристов.
к содержанию ↑Разница РСВ и 6-НДФЛ
Рассмотрим типовые случаи несовпадений и как по ним грамотно составить объяснения.
Сумма выплат по 6-НДФЛ меньше РСВ
1) Доходы не облагаются НДФЛ, но по ним начислены страховые взносы:
- сотруднику предоставлены дополнительные дни по уходу за ребенком-инвалидом
- сотруднику была оплачена оздоровительная путевка в оздоровительное или санаторно-курортное учреждение.
В отчетном периоде был выплачен доход, который попадает в базу начисления страховых взносов и не подлежит обложению НДФЛ. К пояснениям прилагаем копии соответствующего подтверждения:
Не редкий случай, когда компания трудоустраивает одинокого родителя. Главбух Ассистент рассказывает, как решить 3 кадровых проблемы, если у вас работает родитель-одиночка: « Одинокий родитель в штате: как предоставить льготы, подтвердить статус или уволить».
2) Использование стандартных налоговых вычетов по налогу на доходы физлиц
Сумма в РСВ и 6-НДФЛ не совпадает, т.к. в отчетном периоде применены стандартные налоговые вычеты. Внутренний контроль 6-НДФЛ по доходам и вычетам выполнен. К пояснению прилагаем копии:
- заявление налогоплательщика на вычет;
- документы на ребенка;
- прочее (например, отказ от получения вычета на детей от второго родителя).
Скачать образец Информация о файле
Указанный доход в 6-НДФЛ и РСВ определяется по-разному. Для расчета НДФЛ компенсация считается доходом на день фактической выдачи (выплаты), для РСВ – на день увольнения. РСВ и 6-НДФЛ должны сходиться, если дни выплаты и увольнения были в одном периоде, если нет, то возникнут несовпадения.
Увольнение сотрудника и выплата компенсации пришлись на разные отчетные периоды и указываем конкретные даты по событиям. К пояснению прилагаем копии:
- расчет по ф.Т-61;
- приказ по ф.Т-8.
Главбух Ассистент подготовил информацию о правилах, которые должны соблюдать налоговики при требовании документации в ходе камеральной проверки. Запросы с нарушениями вы вправе не исполнять. Рассказываем, как действовать компании: « Как ответить налоговой на запрос документов и не отдать лишнее».
Следующая