Как грамотно составить служебную записку
Читайте все накопления сайта по своему профилю, начиная с 2010 г.
Для этого оформите комплексную подписку на выбранный журнал на полугодие или год, тогда:
- его свежий номер будет ежемесячно приходить к вам по почте в печатном виде;
- все публикации на сайте этого направления начиная с 2010 г. будут доступны в течение действия комплексной подписки.
А удобный поиск и другая навигация на сайте помогут вам быстро находить ответы на свои рабочие вопросы. Повышайте свой профессионализм, статус и зарплату с нашей помощью!
Рекомендовано для вас
Как оформить резолюцию
№ 04 / 2024
Когда и кого из работников надо знакомить с приказами по основной деятельности? Можно ли вместо проставления подписи разослать копию приказа? Будет ли этого достаточно, чтобы доказать, что сотрудник в курсе порученного? Зачем устанавливать срок ознакомления с приказами? Нужно ли прописывать в ЛНА обязанность работника знакомиться с приказами? Поводом для написания статьи стал вопрос читателя.
Светлана Глотовак.и.н., доцент кафедры документоведения, аудиовизуальных и научно-технических архивов РГГУ
к содержанию ↑Документы-основания в приказе
№ 03 / 2024
Рассказываем, в чем разница между подлинником документа, его дубликатом, копией (бумажной, электронной, заверенной), выпиской. Показываем на примерах разницу в оформлении и юридической силе перечисленных вариантов.
Вера Иритикова
профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ
Показать больше
к содержанию ↑Внутренние переводы: оформляем правильно
№ 12 / 2009
Любое предприятие время от времени сталкивается с ситуацией, когда работнику требуется изменить его трудовую функцию либо структурное подразделение. Причины этого различны: как собственная просьба сотрудников, так и состояние здоровья гражданина, сокращение штата, чрезвычайные обстоятельства и т. Д.
Вместе с тем в наше время не является редкостью переезд работника вместе с работодателем в другую местность. Как правило, указанные операции проводят посредством перевода сотрудников на другую работу. Переводы могут быть как временные, так и постоянные, по инициативе работника и работодателя, с согласия работника и без.
При этом в зависимости от вида и причины перевода различается порядок их оформления.
Марина Косульниковаглавный бухгалтер ООО «Галан»
к содержанию ↑Как вносить изменения в приказы и приложения к ним: инструкция для кадровика
№ 01 / 2018
На практике нередко возникает необходимость внести изменения в действующий документ организации – приказ или утвержденный им документ. На примерах покажем, как это лучше сделать, какие формулировки использовать, когда целесообразнее утвердить правки, а когда документ в новой редакции.
Аминов Владимиргенеральный директор ООО «АБС-Консалт»
к содержанию ↑Как оформить приказ по новому ГОСТ
№ 10 / 2018
Новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 немного скорректировал правила оформления приказов – в этой статье мы предлагаем их полное актуальное изложение. Даны примеры оформления каждого реквизита (с тонкостями для различных ситуаций). Особо детально рассмотрено документирование согласования в бумажном и электронном виде.
Объясняем, как визуализировать электронную подпись, если невозможно воспользоваться единственным вариантом, предусмотренным в ГОСТ. Показываем, где ГОСТ расходится с методическими рекомендациями для федеральных органов исполнительной власти.
Лариса Доронина
к.э.н., эксперт Национальной ассоциации офисных специалистов и административных работников при Президенте Российской Федерации, разработчик профстандартов в области документоведения, доцент кафедры Государственного университета управления
к содержанию ↑Особенности работы лиц, имеющих детей до трех лет
№ 05 / 2009
Одно из направлений социальной политики нашего государства – разработка мер не только по повышению рождаемости, но и по увеличению занятости лиц, осуществляющих уход за детьми. Приветствуя инициативы предприятий по улучшению условий труда работающих мам, законодатель, не рассчитывая на всеобщую сознательность, устанавливает обязательный для всех работодателей минимум льгот и гарантий, предоставляемых данной категории работников. Из нашей статьи вы узнаете об особенностях режима работы и времени отдыха сотрудниц, имеющих детей до трех лет, о том, к каким работам они не могут привлекаться и как должны быть организованы и оплачены перерывы для кормления ребенка, о том, какие документы следует оформлять в этих и других ситуациях.
к содержанию ↑Что такое служебная записка и для чего она нужна
До того, как писать служебную записку, необходимо четко понять, в каких случаях составляют этот вид документов и чем они отличаются от других видов записок, используемых во внутреннем документообороте предприятия.
Для взаимодействия внутри организации используют несколько видов служебных документов:
- докладные (кадровая);
- объяснительные;
- пояснительные;
- служебные.
Они не только имеют разные наименования, но и назначение.
Докладную записку составляют в случае нарушения работником установленного режима труда, правил внутреннего трудового распорядка. Она является основанием для вынесения дисциплинарного взыскания проштрафившемуся сотруднику.
Объяснительную записку составляет сотрудник, допустивший нарушение дисциплины, правил охраны труда, условий трудового договора и т.п. Без этого документа работодатель не вправе принимать решение о вынесении наказания работнику.
Пояснительную записку составляют в качестве приложения к пакету документов. Ее назначение — пояснить, какие документы содержатся в пакете и какие действия ожидаются от исполнителя после обработки этих документов.
Служебная записка — это образец оперативного взаимодействия между руководством и работниками одного подразделения или руководством разных подразделений. Цель документа — информировать о производственных проблемах, препятствующих эффективному исполнению трудовых обязанностей. Форма служебной записки образец также позволяет включить в текстовую часть предложения по исправлению сложившейся ситуации, предложения о премировании сотрудников или о направлении работника в командировку.
Поэтому служебная записка часто является основанием для принятия управленческих решений, направленных на повышение мотивации, производительности и эффективности труда.
Пример служебной записки на премирование сотрудника
В законодательстве нет понятия «служебная записка», определение дано только термину «докладная записка». За последние годы «докладная записка» как термин почти исчезла. В практике организационной и производственной деятельности для взаимодействия и по вертикали, и по горизонтали чаще всего используется такой вид внутреннего документа, как служебная записка, назначение которой также может быть запрос или передача информации, фиксация таких фактов.
Когда нужна служебная записка: примеры применения в кадровом делопроизводстве и работе по охране труда
- Служебные записки: как оцифровать и какие
- Деловые письма против служебных записок
- Записка: сложные нюансы простого документа
- Правила подготовки и оформления служебных писем
По какой форме составлять докладные и служебные записки
Докладные записки – это ненормативные акты, они фиксируют, хорошо или плохо сотрудник выполнял свои должностные обязанности.
Служебную записку используют наряду с первичными документами, чтобы обосновать и документально подтвердить расходы. Сама по себе служебная записка, как правило, не является первичным документом, но будет дополнительным аргументом в споре с проверяющими. В записке указывают дополнительные данные операции, которых может не быть в первичных документах.
Служебную записку также используют, когда нужно дать пояснение, изложить справочные сведения или представить руководству иную информацию о деятельности.
Скачайте образцы для служебных и докладных записок
Служебная записка для оформления командировки Скачать шаблонСлужебная записка а приобретение и списание имущества Скачать шаблонСлужебная записка при потере документов и исправлении ошибок Скачать шаблонСлужебная записка на премию или компенсацию Скачать шаблонСлужебная записка на повышение зарплаты, должности или увеличение штата Скачать шаблонСлужебная записка о нарушениях и невыполнении трудовых обязанностей Скачать шаблон
Правила, по которым оформляют документ установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Служебную записку составляют в произвольной форме. В тексте записки излагают обстоятельства, которые послужили основанием для ее составления: факты, аргументы, пояснения, просьбы.
Обязательные реквизиты:
- Кому адресована.
- Наименование структурного подразделения и ФИО сотрудника, который составил записку.
- Название документа.
- Содержание записки.
- Отметка о приложениях (если к записке прилагают документы).
- Дата и подпись составителя.
Служебная записка – это внутренний документ, ее можно адресовать только подразделениям или должностным лицам самой организации, либо дочерним компаниям, если это закреплено внутренними актами. Необязательно указывать полное название организации, достаточно вписать должности, фамилии и инициалы должностных лиц. Наименование компании можно указывать в составе должности руководителя, если внутренними документами принято общение между дочерними компаниями с помощью служебных записок.
Чтобы стандартизировать документацию и упростить задачу для сотрудников, правила составления служебных записок и готовые шаблоны можно закрепить в локальных актах. Например, в инструкции по делопроизводству.
Другие документы по расчетам с сотрудниками
Ознакомившись с образцом служебной записки, не забудьте посмотреть следующие документы, они помогут в работе:
Обязательна ли служебная записка
Законодательного требования обязательно документировать вышеперечисленные факты путем оформления служебной записки на сегодняшний день не установлено. Поэтому, если работодатель считает необходимым включить этот бланк в кадровый документооборот, данное решение оформляется письменно. Например, требование о составлении и образец служебной записки могут быть утверждены в составе соответствующего локального документа или просто приказом руководителя.
Обязательность составления служебных записок работодатель устанавливает самостоятельно.
В некоторых ситуациях удобнее, чтобы факты, требующие внимания руководства и принятия управленческих решений, были задокументированы письменно. Из служебной записки видно, кто ее составил и отвечает за достоверность изложенных в ней обстоятельств. Благодаря тому, что ситуация представлена в письменном виде, у составителя есть возможность подобрать наиболее точные формулировки и исключить искажение информации, двусмысленность или недосказанность.
Данные факторы способствуют принятию верных решений, а это положительно сказывается на коммерческой деятельности фирмы.
к содержанию ↑Шаблоны для идеальных докладных и служебок
В этой статье расскажем, чем отличаются докладная, служебная и объяснительная записки, когда и как их следует составлять. Приведем шаблоны для идеальных докладных и служебок.
Если записка составлена не по шаблону, руководителю трудно будет разобраться в сути сообщения и принять решение. Выбирайте документ в зависимости от обстоятельств и цели написания, и правильно формулируйте текст. В этом помогут наши шаблоны.
Докладная записка >>> Скачать бесплатноСлужебная записка >>> Скачать бесплатноОбъяснительная записка >>> Скачать бесплатно
Эксперты Системы Главбух, собрали для вас образцы служебных записок от сотрудников. Они пригодятся, чтобы подтвердить командировочные, представительские и другие расходы.
Докладная записка: сообщаем о ситуации и приводим варианты решений
Для чего составляется. Докладная записка позволяет донести информацию до руководителя в письменном виде, когда факт нуждается в письменной фиксации. Обычно докладной запиской сообщают о различных происшествиях и нарушениях, например:
- О прогуле сотрудника,
- Невыполнении сотрудником требований ЛНА,
- Нарушении инструкций о порядке работы с оборудованием и т.д.
Кто составляет. Докладную записку составляет сотрудник, на чьем участке ответственности произошло нарушение, например:
- Руководитель подразделения может написать о прогуле сотрудника,
- Мастер участка или начальник цеха может сообщить о нарушении техники безопасности,
- Ответственный за пожарную безопасность может сообщить о нарушении противопожарных правил и т.д.
Ответственный сотрудник может писать записку по собственной инициативе или в силу требований ЛНА предприятия. Следует учитывать, что если ответственный не докладывает о нарушении, он должен быть готовым разделить ответственность с нарушителем.
Как составить. Записка включает два обязательных и один необязательный раздел:
- Причины и обстоятельства нарушения – обязательная часть,
- Анализ условий и последствий – необязательная часть,
- Варианты разрешения ситуации – обязательная часть.
Для данного документа отсутствует стандартизированный шаблон, его составляют произвольным текстом. Главное привести первую и третью части, по возможности и необходимости – вторую. Необходимо соблюдать последовательность изложения, в противном случае руководителю будет сложно разобраться в ситуации.
Учтите, что докладные может читать не только руководитель предприятия. По итогам рассмотрения руководитель может принять решение о дисциплинарном взыскании. Если сотрудник не согласится и обратится к трудовым инспекторам или в суд, записку будут читать инспекторы и судьи.
Какие документы подготовить, если выдаете наличку сотрудникам подотчет, смотрите в уроке Аттестации-2023 «Решите, когда можете выдать наличку, чтобы не попасть на штраф».