Правильность учета благодарственных писем в трудовой книжке — вопрос для отдела кадров: разбираемся
Часть 1 статьи 191 ТК РФ устанавливает пять видов поощрений за добросовестный труд:
- объявление благодарности;
- награждение почетной грамотой;
- награждение ценным подарком,
- премирование в материальном выражении,
- представление к званию «Лучший по профессии»;
Кроме этого, предусмотрен еще один вид поощрения работников – за особые заслуги он может быть представлен к государственным наградам и званиям.
Вместе с тем, нормы данной статьи наделяют собственника правом устанавливать иные виды поощрения и мотивации сотрудников, однако они должны быть включены в Коллективный договор или в Правила внутреннего распорядка.
к содержанию ↑Важно! Ни одна из норм закона не ограничивает работодателя в одновременном применении двух видов поощрений, поэтому, если руководитель находит нужным, он может объявить благодарность с занесением в трудовую книжку и выплатить работнику премию, либо наградить ценным подарком.
Вынесение благодарности
Благодарность с занесением в трудовую книжку объявляется приказом работодателя. Для его издания предусмотрена последовательная процедура.
Основанием для поощрения сотрудника и подготовки проекта приказа является докладная руководителя участка или отдела. В ней должно быть указано:
- за какие конкретно заслуги работник представляется к поощрению;
- какой вид поощрения предлагается применить к сотруднику.
Служебная записка поступает на рассмотрение и согласование собственнику. В случае положительного решения, докладная визируется руководителем компании и передается в кадровую службу, которая готовит приказ о вынесении благодарности с занесением в трудовую книжку.
Важно! Законодательно установлена унифицированная форма приказа на поощрение сотрудников. Она утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 года, и имеет два стандарта:
- Т-11 издается в случае, если предусмотрено материальное поощрение сотрудника в виде премии, ценного подарка, премировании путевкой и прочими видами материального стимулирования;
- Т-11а издается при вынесении нематериальных форм поощрения – благодарности, присвоении звания «Лучший по профессии», награждении грамотой и прочими видами поощрений, предусмотренных в колдоговоре или правилах внутреннего распорядка.
После подписания приказа, внесение благодарности в трудовую книжку, образец записи в которой должен полностью соответствовать формулировке приказа, выполняется специалистом кадровой службы. Благодарность заносится в трудовую книжку сотрудника в течение пяти рабочих дней с момента издания приказа. В завершение процедуры до работника доводят приказ о поощрении под роспись, и ознакамливают с записью в трудовой книжке.
к содержанию ↑Целесообразность внесения записи
Сегодня зачастую можно услышать скептичные высказывания о необходимости отражать объявленную благодарность в трудовой книжке.
Внесение записи об объявленной благодарности выполняет функции, важность которых трудно переоценить, а именно:
- задает работнику стимул к улучшению качества работы и производственных показателей;
- демонстрирует работнику признание его заслуг со стороны руководства компании и важность выполняемой им работы;
- влияют на рассмотрение вопросов продвижения по карьерной лестнице;
- при переходе работника в другую организацию, записи о поощрениях являются характеризующим фактором, повышают его престиж и репутацию в глазах потенциального работодателя, и зачастую становятся определяющими при принятии решения о приеме на работу и определении размера оплаты труда.
Занесение благодарности в трудовую книжку образец формулировки
Работнику, которому объявлена благодарность, запись трудовой выполняется в той формулировке, которая изложена в приказе.
Формулировка записи о вынесении благодарности должна содержать краткую информацию о том, за что и за какие достижения поощряется сотрудник, и какой вид поощрения обусловлен приказом.
Приведем несколько примеров записей о поощрениях в трудовую книжку и форму, в которой они должны быть выполнены:
Сведения о награждениях (поощрениях)
к содержанию ↑Благодарственное письмо и запись в трудовую книжку (образец)
Образец внесения в трудовую книжку благодарности
Если работодатель принял решение о поощрении работника грамотой или благодарственным письмом, запись в трудовую книжку об этом событии (образец здесь) вносится в соответствии с правилами, установленными нормами трудового законодательства РФ. Для правильного внесения подобной записи потребуется учитывать положения специальной инструкции, которые будут подробно освещены в настоящей статье.
к содержанию ↑Оформление поощрения в виде благодарности
Приведем порядок действий при поощрении на конкретном примере.
Как правило, благодарность выносится работодателем по ходатайству непосредственного начальника работника.
К примеру, структурному подразделению организации удалось создать и продвинуть важный коммерческий проект. Генеральный директор, желая поощрить работников, принявших участие в данном проекте, запрашивает у руководителя структурного подразделения ходатайство о награждении сотрудников. Руководитель подразделения предоставляет генеральному директору такое ходатайство и последний дает ему ход, направляя с визой «на исполнение» в отдел кадров.
Указанный отдел оформляет приказ (для этого можно использовать унифицированную форму № Т-11 , утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года N 1) и направляет на подпись к генеральному директору.
На основании подписанного приказа отдел кадров осуществляет внесение благодарности в трудовые книжки.
Форма же объявления работникам о благодарности может быть различной, т.к. законом она не установлена. К примеру, она может выражаться во вручении благодарственного письма и (или) объявлении благодарности на общем праздничном собрании.
Благодарность в трудовой книжке: образец и что дает
Сотрудник хорошо поработал и заслужил благодарственное письмо, запись в трудовую книжку. Образец такой поощрительной отметки в трудовой не имеет жёсткого шаблона. Подобная запись – не всегда пустая формальность, а может быть реальным отражением заслуг и искренним выражением заработанной благодарности.
Выясним, как правильно делать записи о вынесенных сотрудникам благодарностях и каких ошибок следует избегать при этом.
к содержанию ↑Коротко о главном: 5 пунктов
- Благодарности и награды вносят в раздел «Сведения о награждении».
- Они показывают, что работник хорошо выполняет свои обязанности и может получать бонусы.
- Запись о благодарности помогает при необходимости применить дисциплинарные меры.
- Чтобы внести благодарность в трудовую книжку, нужно сперва оформить приказ, который будет основанием.
- Записи о регулярных премиях в трудкнижку не вносят.
Какие виды поощрений фиксируются в трудовой книжке
В раздел «Сведения о награждении» вносят следующие данные (п. 25 правил, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н ):
- о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании указов и иных решений;
- о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами от работодателя;
- о других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, коллективными договорами, правилами внутреннего рабочего распорядка, уставами и положениями о дисциплине (ч. 2 ст. 191, ч. 4 ст. 189 ТК РФ).
Книжки работников, особенно бюджетной сферы и госслужбы, часто содержат записи о поощрениях. Вот что дает благодарность в трудовой книжке:
- свидетельствует о добросовестном исполнении работником своих обязанностей, успешной проектной работе и используется работодателем в качестве нематериального стимула;
- учитывается при решении о наложении дисциплинарных взысканий за проступок.
Часть поощрений работников вводятся локальными нормативными актами и перечислены в ТК РФ (ч. 1 ст. 191):
- благодарность;
- премия;
- награждение ценным подарком;
- почетной грамотой;
- представление к званию лучшего по профессии.
Запись о поощрении вносят в личную карточку работника и трудовую в случае ее ведения работодателем (ч. 2 ст. 2 ФЗ № 439 от 16.12.2019 ).
ВАЖНО!Не отражают сведения о регулярных премиях, предусмотренных системой оплаты труда.
к содержанию ↑Шаг 1
Составляется представление руководителя о поощрении работника. Оно готовится в произвольной форме, если иное не предусмотрено локальным актом организации (ч. 2 ст. 22 ТК ).
Часто работников поощряют за общественную деятельность, например, грамота, «спасибо» от исполнительных органов власти. На возникающий в этом случае практический вопрос кадровика о том, вносятся ли благодарственные письма в трудовую книжку, рекомендация однозначная — нет, если они не связаны с профессиональной деятельностью гражданина.
Например, благодарность за отличное воспитание ребенка в ТК не вносят, а за вклад в науку для научного сотрудника — вносят, поскольку это его профессиональное достижение.
Шаг 2
Заполните приказ на основании представления руководителя отдела (иного структурного подразделения), в котором работает работник. Форма приказа утверждена Постановлением Госкомстата № 1 от 05.01.2004 , но с 2013 года используется в рекомендательном формате.
Подробнее: как составить приказ об объявлении благодарности работнику
Шаг 3
После подписания у руководителя (или другого уполномоченного им лица) ознакомьте работника с приказом под подпись.
- специальным образом оформляют — готовят именную табличку, в которой описывают, за что она объявлена;
- приурочивают к событию;
- совмещают с материальным поощрением.
Шаг 4
В течение пяти рабочих дней на основании приказа отразите запись о благодарности в трудовую книжку (в случае ее ведения) (п. 9 Постановления Правительства РФ № 320н от 19.05.2021 ).
ВАЖНО!В электронную книжку записи о благодарности и награждении не вносят.
Следующая