Организация хранения документов в архиве

Документы, которые имеют постоянный срок хранения и временный, но более 10 лет, передаются в архив компании. Оформленные дела передаются согласно их описи. При отправке дел в сторонний архив (чаще всего это государственное или муниципальное учреждение) в сопровождение им направляются:

• письмо-отношение с запросом на имя его руководителя, в котором указывается количество дел и их последние даты;
• описи в 3 экземплярах;
• историческая справка компании (только при первом обращении);
• справка, фиксирующая неполную сохранность дел или отдельных документов в них, при необходимости.

Дела сдаются по акту согласно описям. После прохождения экспертизы дела принимаются архивом на хранение.

Договор с архивом

Сторонний архив, равно как и организация — юридические лица. Их взаимоотношения оформляются договором (соглашением). Представляющие общественную, историческую значимость документы, сданные «на сторону», хранятся за счет казенных средств, а документы компании, которые она не хочет или не имеет возможности хранить на своей территории, – возмездно.

Рекомендуемый вариант договора содержит, кроме привычных реквизитов (наименование, дата, наименования сторон договора), такой пункт, как «Порядок реализации договора», в котором детально прописывается:

• как формируется номенклатура передаваемых дел и как она согласовывается;
• кто обеспечивает отбор, подготовку и передачу дел, кто доводит их до упорядоченного состояния (обычно это обязанность компании);
• кто делает экспертизу документации (обычно это обязанность архива);
• каков состав комиссии, контролирующей передачу дел;
• в каком виде передаются дела (с использованием тары, в связках) и т.д.

Государственные, муниципальные архивные учреждения указывают в договоре, что документы представляют общественную либо историческую ценность. Формулировка может быть такой: «Настоящий договор регламентирует отношения сторон в процессе передачи в «Архив» документов, образовавшихся в результате деятельности «Организации», а также их последующего использования в научных, практических и иных целях». На основании озвученного выше пункта в договоре фиксируется запись «безвозмездное хранение» или подобная ей по смыслу.

Таким образом участники взаимоотношений в области архивного дела выполняют требования ФЗ №125, ст. 17-1.

Если компания не ликвидирована, не закрыта, но хранить документы на своей территории возможности нет, они сдаются «на сторону» на платной основе. В целях уменьшения расходов в договоре с архивом целесообразно не указывать конкретный срок хранения дел. Формулировка может быть такой: «Документы хранятся в архиве до востребования организацией.

По истечении срока (лет) документы уничтожаются».

Учет затрат на хранение документов и регистров

• оплату коммунальных услуг;
• ремонт помещения;
• арендные платежи, если здание арендуется организацией;
• заработная плата с отчислениями сотрудникам и т.д.

• Дт 26 Кт 60, 76 – коммунальные платежи, арендные платежи;
• Дт 26 Кт 23, 10, 70 и т.д. счета затрат (или 60, 76) – в зависимости от того, проводится ремонт своими силами или силами сторонней организации;
• Дт 26 К 70, 69, 68 – заработная плата с отчислениями, если оформлен отдельный сотрудник в архив;
• Дт 19 Кт 60, 76 – зафиксирован НДС по услугам сторонних организаций;
• Дт 68 Кт 19 – НДС к вычету по услугам сторонних организаций;
• Дт 60 Кт 51, 50 – оплата услуг сторонних организаций.

Заметим, что ремонт собственными силами организация может проводить и за счет созданного ремонтного фонда. Тогда проводки будут такими:

• Дт 26 Кт 96 – ежемесячные отчисления в фонд;
• Дт 96 Кт 23, 10, 70 и т.д. – фактические расходы на ремонт архива.

Для учета услуг стороннего архива используют счет 97 «Расходы будущих периодов»:

• Дт 97 Кт 60, 76 – стоимость услуг архива зафиксирована в учете;
• Дт 60, 76 Кт 51 – оплачена стоимость услуг архива;
• Дт 26 Кт 97 – часть расходов по хранению включена в затраты.

Часть расходов, включаемая в затраты ежемесячно, рассчитывается на основании приказа руководителя с указанием срока списания затрат на услуги архива (например, 12 месяцев).

Следует иметь в виду, что согласно ст. 149-2 НК РФ, пп. 6, услуги архивов не облагаются НДС, следовательно, исключать из затрат сумму налога не придется.

Главное

1. Обязанность хранения документов с соблюдением сроков возложена на архивную службу компании и на государственный (муниципальный) архив.
2. Если компания больше не может исполнять требования ФЗ, к примеру, в связи с ликвидацией, документы, имеющие общественное и историческое значение, передаются в госархив.
3. Можно использовать и стороннее учреждение, если хранить дела на территории действующей организации не представляется возможным.

Справочная информация: «Сроки хранения документов организаций» (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс)

В соответствии с частью 1 статьи 17 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 данного Федерального закона.

К указанным перечням документов относятся:

— Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 (также см. Инструкцию по применению указанного Перечня);

— Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Росархива от 28.12.2021 N 142 (также см. Инструкцию по применению указанного Перечня).

2) утверждаемые федеральными органами государственной власти, иными государственными органами Российской Федерации перечни документов, образующихся в процессе их деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков их хранения (см. также Методические рекомендации по подготовке указанных перечней);

3) перечень документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, с указанием сроков их хранения и инструкция по его применению, утверждаемый уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства совместно с Банком России.

Для акционерных обществ сроки хранения их документов определены Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс.

В справочной информации приведены сроки хранения наиболее распространенных документов организаций, установленные Перечнем типовых управленческих архивных документов, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, а также сроки хранения документов, не вошедших в указанные выше перечни и установленные федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Правила организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 N 77. О методике работы по организации хранения и учета документов по личному составу см. Методические рекомендации, разработанные ВНИИДАД.

• Бухгалтерский учет и отчетность
  • Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга
  • Документы учетной политики
  • Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней
  • Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др.
  • Путевые листы
  • Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий
  • Инвентаризационные описи
  • Документы по основным средствам
  • Общие вопросы
  • Налоговые декларации
  • Налог на добавленную стоимость
  • Налог на доходы физических лиц
  • Налог на прибыль организаций
  • Упрощенная система налогообложения
  • Автоматизированная упрощенная система налогообложения
  • Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог)
  • Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции
  • Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды
  • Акцизы
  • Региональный инвестиционный проект
  • Национальная система прослеживаемости товаров
  • Общие вопросы
  • Документы по учету кадров
  • Документы по учету рабочего времени
  • Приказы по основной деятельности и кадровые приказы
  • Должностные инструкции
  • Азартные игры
  • Актуарная деятельность
  • Аудиторская деятельность
  • Банковское дело
  • Банкротство
  • Валютный контроль
  • Внешнеэкономическая деятельность
  • Возврат просроченной задолженности
  • Гостиничный бизнес
  • Деятельность на финансовом рынке
  • Деятельность негосударственных пенсионных фондов
  • Деятельность саморегулируемых организаций
  • ЖКХ
  • Инвестиционная деятельность
  • Интернет
  • Информационная безопасность
  • Кадастровая деятельность
  • Клиринговая деятельность
  • Культура
  • Лизинг
  • Лесные отношения
  • Ломбарды
  • Лотереи
  • Маркировка товаров
  • Медиация
  • Медицина и фармацевтика
    • 1. Медицинская документация
    • 2. Фармацевтическая деятельность
    • 3. Биомедицинские клеточные продукты
    • 1. Охрана атмосферного воздуха
    • 2. Рыболовство
      • 2.1. Азово-Черноморский рыбохозяйственный бассейн
      • 2.2. Байкальский рыбохозяйственный бассейн
      • 2.3. Волжско-Каспийский рыбохозяйственный бассейн
      • 2.4. Восточно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
      • 2.5. Дальневосточный рыбохозяйственный бассейн
      • 2.6. Западно-Сибирский рыбохозяйственный бассейн
      • 2.7. Западный рыбохозяйственный бассейн
      • 2.8. Северный рыбохозяйственный бассейн
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Нефтяная и газовая промышленность
      • 3. Угольная промышленность
      • 4. Машиностроение и металлообработка
      • 5. Пищевая промышленность
      • 6. Иные отрасли промышленности
      • 7. Отходы промышленности. Вторичное сырье
      • 1. Промышленная безопасность
      • 2. Радиационная безопасность
      • 1. Общие вопросы
      • 2. Железнодорожный транспорт
      • 3. Водный транспорт
      • 4. Воздушный транспорт
      • 5. Автомобильный и городской транспорт
      • 6. Внеуличный тренспорт
      • 7. Трубопроводный транспорт
      к содержанию ↑

      Архивное хранение документов и дел — обязанность каждой организации

      Обязанность по хранению документов в архиве организации и сроки хранения предусмотрены различными законами. Так, срок хранения для налоговых целей определяет Налоговый кодекс. Для бухгалтерских документов срок закреплен законом «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

      Сколько хранить документы по личному составу, указывает закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ.

      Свод сроков хранения также можно найти в приказе Росархива России от 20.12.2019 № 236.

      Внимание! Приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558, регламентировавший сроки хранения до 2020 года, утратил силу с 18.02.2020. Подробности см. здесь.

      С 17.03.2021 в НК РФ внесены поправки, согласно которым хранить данные налогового и бухгалтерского учета нужно не менее 5 лет. Ранне срок составлял 4 года. Подробности см. в этом материале.

      Чтобы вам легче было разобраться со сроками хранения документов в архиве, мы составили укрупненную таблицу по основной документации, которая возникает в процессе работы любой организации.

      к содержанию ↑

      Нюансы исчисления сроков хранения

      Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

      Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

      Мнение эксперта

      Митрофанов Денис Романович

      О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

      Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

      Поясним оба нюанса на примере.

      Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

      Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

      1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
      2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 5 лет с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2022.
      3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 5 лет с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.

      Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

      к содержанию ↑

      Сроки хранения: когда пора нести документы в архив

      Чтобы избежать погребения под лавиной коробок и папок, нужно руководствоваться Перечнем документов и сроков их хранения. В нем более 200 страниц, которые, конечно, сложно перечитать, поэтому мы расскажем об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.

      13 тыс. открытия

      Регулярно в организацию поступают различные документы — от поставщиков, клиентов, сотрудников, приходит корреспонденция, выпускаются внутренние распоряжения и приказы. Кадры не отстают и сюда добавляются документы по работникам — расчеты больничных, отпусков, заработной платы и т.д. Если всю эту массу хранить бессрочно — придется арендовать ну очень большой офис.

      Чтобы избежать погребения под лавиной коробок и папок, нужно руководствоваться Перечнем документов и сроков их хранения (утвержден Приказом от 20.12.2019 № 236, действует с 18 февраля 2020 года, далее Перечень). В нем более 200 страниц, которые, конечно, сложно перечитать, поэтому мы расскажем об основных документах, которые встречаются в каждой организации, правилах и сроках их хранения.

      к содержанию ↑

      Санкции за нарушение сроков и правил хранения

      При камеральной или выездной проверке любой госорган — ФНС, ФСС, ПФР, трудовая инспекция, вправе запрашивать документы, поэтому важно соблюдать срок. Не уничтожайте архив раньше, чем закончится период его хранения, иначе вас ждут штрафы:

      • на основании пункта 1 статьи 126 НК РФ — 200 руб. за каждый непредоставленный документ;
      • на основании статьи 120 НК РФ за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения (под грубым нарушением понимается отсутствие первичных документов, счетов-фактур, регистров бухгалтерского или налогового учета) — от 10 000 рублей.

      Если нарушение привело к занижение налоговой базы — 20% от суммы неуплаченного налога (страховых взносов), но не менее 40 000 рублей;

      • на основании статьи 15.11 КоАП РФ — за грубое нарушение требований к бухучету для должностных лиц — от 5 до 10 тысяч рублей.

      При повторном нарушении — от 10 до 20 тысяч рублей (либо грозит дисквалификация на срок от одного года до двух лет);

      • на основании статьи 13.20 КоАП — за нарушение правил хранения архивной документации — от 300 до 500 рублей.
      Следующая
      Юридические лицаКак подтвердить доходы ип на патенте

      Related posts:

      1. Образец письма банку о деятельности организации
      2. Контрольное медицинское освидетельствование
      3. КОММЕРЧЕСКОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ
      4. Что означают диффузные нарушения биопотенциалов головного мозга
      Отличная статья 0