Автоматизация бизнес-процессов
Деятельность всех организаций сложна и многогранна. Их внутренняя структура поддерживает реализацию бизнес-процессов, которые направлены на удовлетворение потребностей клиентов. Повседневная работа компаний состоит из сотен операций: обращения за помощью, запросы на получение информации или оповещения других команд о проблеме.
И часть из них поддается автоматизации.
Консалтинговая фирма Prophet провела опрос среди 600 компаний и выяснила, что 40% из них считают совершенствование внутренних процессов важным шагом на пути к цифровой трансформации.
По оценкам McKinsey, начиная с 2019 года компании из всех отраслей автоматизировали от 50% до 70% задач. Автоматизация — важнейший аспект, который влияет на удовлетворенность потребителей, наряду с повышением операционной и экономической эффективности.
Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологий вместо ручного труда для выполнения повторяющихся рутинных задач. Не стоит путать этот процесс с управлением бизнес-процессами (business process management, BPM) — комплексным подходом к управлению, направленным на оптимизацию деятельности.
Управление ИТ-процессами
В сочетании с методологиями управления бизнес-процессами, автоматизация помогает:
- освободить сотрудников от рутинных операций и создать дополнительные ресурсы для решения нетривиальных бизнес-задач;
- понять взаимосвязь между внутренними процессами;
- делегировать рядовым сотрудникам разработку собственных бизнес-процессов по заранее заготовленным шаблонам;
- привлекать новых клиентов и повышать эффективность с помощью ИИ (искусственного интеллекта), RPA (Robotic Process Automation) и ML (Machine Learning).
Зачем автоматизировать бизнес-процессы?
Вот основные причины.
Фундамент для начала цифровой трансформации. Цифровизация кажется недостижимой целью для тех организаций, которые еще не начали этот процесс. Автоматизация бизнес-процессов — первая ступенька на пути к принятию культуры непрерывной трансформации.
Можно начать с нескольких процессов, которые нуждаются в корректировке.
Обеспечит глубокое понимание процессов. Автоматизация требует полной ясности обо всех процедурах уже на стадии проектирования. Для этого нужно знать конкретные задачи и людей, ответственных за их выполнение.
Кроме того, анализ процессов может стать основой для учебных материалов для сотрудников.
Оптимизирует процессы. Автоматизация — это прозрачная отчетность, уведомления об ошибках и ценные сведения о деталях процессов. Кроме того, она избавляет людей от ненужных повторяющихся действий.
Все это помогает сфокусироваться на производительности и эффективности.
Стандартизирует процессы. При автоматизации действия приводят к одинаковому результату. Стандартизация позволяет повысить качество обслуживания в случае с сервисными процессами.
Повысит уровень удовлетворенности клиентов. Это важнейший показатель в любой отрасли. Технологическое и операционное совершенство помогает с легкостью превзойти ожидания клиентов.
к содержанию ↑Инструменты автоматизации
Автоматизировать можно разные процессы. Приведем пару примеров, которые знакомы каждому бизнесу.
Найм и адаптация сотрудников. Процесс найма включает заполнение форм с информацией о сотрудниках, организацию вводных занятий и тренингов, открытие банковских счетов, сбор документов, назначение наставников и пр. Без автоматизации эта процедура довольно хаотична и приводит к бесконечной бумажной волоките, низкой производительности и недовольству сотрудников.
Автоматизация бизнес-процессов обеспечит плавный переход от одной задачи к другой и видимость изменений.
Закупки — повторяющийся процесс в большинстве организаций. Сотрудники заполнят форму и отправляют ее в отдел закупок. Затем начальство рассматривает запрос и отклоняет его в случае, например, отсутствия средств.
Тогда запрос отправляется обратно. Если его одобрили, создается заказ на закупку, копии отправляются поставщику и группе инвентаризации. С автоматизацией бизнес-процессов сотрудникам легче вести отчетность, а доступ к данным могут получить все заинтересованные стороны.
А коммуникации в рамках процесса сохраняются, чтобы в будущем выполнять такие задачи было проще и быстрее.
При выборе единой платформы для автоматизации бизнес-процессов нужно помнить о следующих аспектах.
- Она должна обеспечивать бесшовное взаимодействие поставщика и потребителя. На практике это означает, что услугу можно получить через любой канал связи (почта, звонок, бот и т. д.).
- В ней должна существовать единая система вовлечения, то есть одна ESM-платформа должны охватить все процессы и услуги. Или, по крайней мере, она должна легко интегрироваться с существующими системами (1С, CRM и т.д.).
- Она должна выдерживать высокие нагрузки, обеспечивать надежную защиту данных и быть удобной для пользователя.
Преимущества автоматизации
Повышение производительности. Облачные решения позволяют хранить данные обо всех процессах в одном месте. Доступ к информации можно получить из любого места и с любого устройства, когда это необходимо.
Прозрачность. Благодаря автоматизации можно отслеживать и контролировать процессы прямо во время их выполнения.
Оперативное решение проблем. Возможность контролировать процессы «на ходу» помогает выявлять ошибки, устранять их по мере возникновения и принимать превентивные меры против их повторения.
Увеличение скорости и экономия средств. В долгосрочной перспективе автоматизация бизнес-процессов положительно влияет на сроки выполнения работ и снижает затраты за счет меньшего количества ручного труда.
Оптимизация внутренней структуры. Автоматизация позволяет делегировать сотрудникам задачи, требующие человеческих усилий и оценки, поскольку система сама обрабатывает повседневные повторяющиеся запросы.
Автоматизация бизнес-процессов основана на концепция непрерывной трансформации. Это значит, что в случае ее удачного внедрения эффективность бизнеса будет непрерывно расти.
к содержанию ↑Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов и зачем она банкам
Что такое автоматизация бизнес-процессов банка
Внедрение автоматизации бизнес-процессов подразумевает делегирование части функций сотрудников специальным информационным системам. Скажем, компания может работать с входящими заявками вручную и вести бухгалтерию на счётах, и это будет крайне неэффективно и неконкурентоспособно. Другим путём будет подключение специальной информационной или CRM-системы или внедрение онлайн-сервиса для бухучёта.
Такие программы сами обрабатывают входящие заявки, показывают актуальные данные по оплатам и направляют отчёты в налоговую службу.
Средства автоматизации бизнес-процессов помогают персоналу в повседневных задачах. Высвобожденное за счёт оптимизации время сотрудники могут потратить на развитие профессиональных навыков или улучшение soft skills.
Под каждый вид управленческого процесса можно подобрать вариант автоматизации
Банковский сектор, как и остальные отрасли бизнеса, может быть автоматизирован. Технологии комплексной автоматизации бизнес-процессов для финтеха открывают организациям следующие возможности:
- Увеличение скорости обработки данных.
- Контроль за всеми отделениями и филиалами.
- Разработка банковских продуктов, подходящих для клиентов из разных регионов.
- Высокая скорость принятия решений в вопросах выдачи кредитов.
- Прозрачное управление кредитной историей и портфелем.
- Предотвращение попыток мошенничества со стороны клиентов и сотрудников банка.
Автоматизация работы банка устанавливает единый стандарт и порядок оформления документов на оказание финансовых услуг. Благодаря программному обеспечению для автоматизации бизнес-процессов обслуживание упрощается и ускоряется, что повышает лояльность клиентов к банку. Кроме того, выстраивается быстрая и надёжная работа: менеджменту и руководству финансовой организации становится проще создавать новые и развивать существующие продукты и услуги.
Сэкономленное на рутине время можно инвестировать в улучшение сервиса обслуживания или продвижения бренда и ключевых услуг.
Более 10 лет мы работаем с крупнейшими российскими банками
к содержанию ↑Цели автоматизации бизнес-процессов: что можно и нельзя доверить машине
Внедрение системы автоматизации возможно почти во все процессы предприятий. При этом важно помнить, что наивысшая эффективность автоматизации бизнес-процессов достигается в часто повторяющихся и типовых операциях, таких как:
- Управление сделками
- Запуск email-рассылки или SMS-оповещений клиентам
- Ведение документооборота
- Бухгалтерский учёт
- Автоплатежи контрагентам и партнёрам
Лучше всего начать внедрение инструментов и технологий автоматизации именно с них. Для каждого рутинного процесса на рынке уже существуют готовые решения, включая Camunda, что особенно удобно для небольших предприятий с ограниченным бюджетом.
Операции посложнее, например, управление производством и кадрами, контроль качества продукции, тоже можно автоматизировать. Внедрение таких систем рационально для среднего и крупного бизнеса, ведь для их обслуживания вручную требуется целый штат поддерживающих специалистов и крупный бюджет.
Почти все рутинные процессы в финансах и банкинге можно автоматизировать
Внедряем системы автоматизации, с которыми расходы на внутрикорпоративные задачи снижаются на 80%
Нельзя автоматизировать те сферы бизнеса, в которых ключевую роль играет человеческий контакт и умение наладить личное доверие. Вот несколько случаев, когда автоматизация будет только мешать:
- Ранние стадии запуска бизнеса — на первых порах лучше сконцентрироваться на всех процессах, а спустя какое-то время решать, что можно автоматизировать.
- Компании не нужны новые клиенты, так как она работает с пулом постоянных заказчиков.
- Небольшой ежемесячный оборот, в таком случае затраты на внедрение автоматизации не окупятся.
- Процессы нестабильны или не налажены — это характерно либо для молодых организаций, либо для специфических сфер бизнеса, которые зависят от многих окружающих факторов.
При интеграции систем автоматизации важно помнить, расходы на неё должны быть соизмеримы с экономической выгодой. Автоматизация — это не всегда быстро и дёшево. Зачастую потребуется внутреннее исследование процессов, прежде чем определиться с системой, которую стоит автоматизировать, и методами.
к содержанию ↑Ключевые направления автоматизации бизнес-процессов в финтехе
Персонализированный подход и обработка обращений клиентов в срок — не конкурентное преимущество, а необходимый минимум клиентского сервиса, предъявляемый к современному банку. Чтобы попасть в число лидеров финансовой отрасли, нужно предлагать востребованные продукты и услуги, а также оперативно реагировать на нетривиальные потребности клиентов.
Процессы, которые бизнес в сфере банкинга и финансов может автоматизировать:
- Зарплатный проект. Обычно зарплату начисляет несколько сотрудников или ответственный по зарплате бухгалтер. Два раза в месяц они сверяют количество отработанных часов, больничные и отпуска. Затем отправляют зарплатные ведомости в банк. Если случится сбой в загрузке, данные в реестр нужно будет вносить заново и можно не успеть начислить зарплату вовремя. Интегрированная система автоматизации поможет управлять платежами в электронном виде с бэкапом (автосохранением данных) и отправлять все данные в срок.
- Оплата счетов. Как правило, выставленные счета подписывают у руководителей и вносят в систему. После согласования обеими сторонами проходит платёж и данные отображаются у обоих контрагентов. На это уходит несколько рабочих дней, и выходные или праздники могут дополнительно затянуть процесс. В специальной автоматизированной системе можно выставить счёт на оплату в считанные секунды, снизить загрузку бухгалтерии и избавиться от случайных ошибок.
- Получение выписки. Раньше контролировать движение денег по счетам нужно было вручную. С интегрированным решением можно оформлять выписки по неограниченному количеству счетов.
- Оплата по факту. При наличии сомнений в надёжности контрагента, в системе можно настроить временное удержание средств на счёте до получения товара или оказания услуги. Покупатель единовременно вводит данные своей карты и даёт согласие на доступ к счёту, чтобы после заказа произошло списание. Продавец холдирует необходимую сумму, а когда условия реализации выполнены, автоматически получает средства на счёт.
Системы автоматизации, которые внедряет бизнес, часто работают на Camunda.
Программное обеспечение Camunda основано на BPMN-стандарте (Business Process Model and Notation) и представляет собой библиотеку готовых решений для автоматизации и управления процессами в бизнесе. Camunda делает разработку и моделирование процессов в бизнесе эффективнее, а также интегрируется в Java-приложения, позволяя быстрее обрабатывать множество сложных процессов.
В банковской сфере интеграции Camunda применяются для автоматизации таких операций, как выдача кредитов, открытие счетов и управление жалобами. Установка Camunda позволяет организации снизить зависимость от человеческого фактора и повысить эффективность процессов в бизнесе. ПО также помогает бизнесу соблюдать требования регуляторов в рабочих процессах, способствуя снижению рисков.
Следующая