Архивное ДЕЛО»: большие изменения в маленькой нише
Российский документооборот обладает рядом специфических отличий, которые требуют от СЭД-решений дополнительной функциональности. Достаточно взять кадровый электронный документооборот или архивное дело. На примере последнего рассмотрим специфику и поговорим об особенностях момента.
Решения для управления архивами сегодня являются актуальным функциональным расширением систем электронного документооборота. Сегодня СЭД используют для управления жизненным циклом документов в организациях, снижая накладные расходы за счет автоматизации и роботизации ряда функций, обеспечения учета и контроля и т. д., что в полной мере актуально как для документа, используемого в операционной деятельности, так и для архивного.
Документ в организации сохраняет актуальность после того, как завершены действия с ним, имеющие отношение к операционной деятельности. Во-первых, архивы должны вести практически все организации, согласно требованиям законодательства. Во-вторых, такие документы являются частью корпоративных больших данных, одним из источников массивов данных для последующего анализа и получения бизнес-значимой информации.
Архивы должны быть упорядочены, и одним из эффективных решений является отправка отработанных документов в озера данных.
Напомним, что архивы могут быть как электронные, так и бумажные, причем последними тоже нужно управлять, например, выполняя быстрый поиск нужного документа.
к содержанию ↑Архивное дело: требования цифровизации и нормы закона
Организация архивного дела — группа задач в рамках СЭД, учитывающих специфику соответствующей ниши, в том числе юридические требования. «Жизненный цикл документа не заканчивается после закрытия последнего поручения, связанного с ним. — отмечает отмечает Product owner системы „Архивное ДЕЛО“ компании „Масштабные решения“ (ГК „ЭОС“) Анастасия Меницкая.
— Документ отправляют в архив, что позволяет работать с ним в дальнейшем, что бывает актуально компаниям. Кроме того, наличие архива в ряде случаев является требованием законодательства». Современная СЭД должна быть оптимизирована для соответствия структуре организации и принятым в ней бизнес-процессам, но решение также должно соответствовать законам РФ, в частности, о персональных данных, об организации архивного дела и т.
д. Напомним, что федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» принят в 2004 году, а сейчас готовится его обновленная редакция.
Для автоматизации архивного дела применяют функциональные модули, тесно интегрированные с основной СЭД корпоративного заказчика — таковым могут быть как коммерческие компании, так и государственные структуры. Компания ЭОС, на примере которой мы рассмотрим современное состояние дел в данной нише, для своего решения «ЭОС Платформа» для создания корпоративных СЭД разработала опциональный функциональный модуль «Архивное ДЕЛО» для работы с архивами, который в данный момент представлен в версии 6.2.
«Архивное ДЕЛО», прошедшее длительный — более трех пятилеток — путь развития, в настоящее время оптимально соответствует актуальным требованиям и устоявшимся практикам управления архивами. «Система обеспечивает автоматизацию всех процессов архивной службы — от подготовки номенклатуры дел до подготовки к передаче документов на постоянное хранение в государственные архивы, в случае если организация является источником комплектования». — говорит Анастасия Меницкая.
Новая версия получила новые возможности, но прежде чем говорить об изменениях в функциональности, отметим изменения в технологическом стеке, которые были необходимы.
к содержанию ↑Импортонезависимость вместо импортозамещения
Специфичные требования к СЭД со стороны российских заказчиков были одной из причин, которые привели к историческому доминированию в сегменте отечественных решений. Однако введение широкомасштабных санкций повлияло и на этот сегмент, причем весьма существенно. В данном случае речь уже идет не о привычном импортозамещении — в большинстве случаев программные решения и раньше были российскими — а о достижении импортонезависимости.
Российский софт должен быть «расстыкован» с потенциально опасными глобальными решениями на уровне фреймворков. В настоящее время фреймворки, ранее использованные при создании российских программных решений — в том числе и СЭД — в ряде случаев оказываются источником рисков, так как могут попасть под санкции. Возникшие проблемы с обновлениями элементов — например, СУБД или программных библиотек — способны создать риски для кибербезопасности решений, уменьшить возможности дальнейшего развития продуктов и т.
д. Заметим, что сказанное актуально как для фреймворков, построенных на коммерческих решениях, так и — в ряде случаев — для реализованных на свободно-распространяемом ПО. При ближайшем рассмотрении СПО также не всегда оказывается безопасно — иногда оно может попасть под санкции, наложенные Open Source-фондами, иногда в нем могут оказаться «закладки» и т.
д. — а поэтому перед применением для построения решений любые фреймворки должны быть тщательно проанализированы на предмет санкционной устойчивости.
Действия, обеспечивающие импортонезависимость, необходимо произвести применительно как к платформам для СЭД, так и к отдельным функциональным модулям. Именно так и поступила компания ЭОС, создавая новую версию «Архивного ДЕЛА». В настоящее время решение, начиная с версии 6.1, полностью импортонезависимо.
Система получила версии, работающие под управлением российских ОС («Астра Линукс», РедОС и др.) и взаимодействующие с офисными программными продуктами, получающими все большее распространение и также импортонезависимыми («МойОфис», «Р7.Офис» и др.). Более того, теперь «Архивное ДЕЛО» может работать на российских технологических стеках, устойчивых к любым санкциям — доступны версии для компьютеров, построенных на процессорах «Байкал» и «Эльбрус».
Теперь добавлена возможность миграции данных из СУБД Microsoft SQL Server и Oracle в импортонезависимую PostgreSQL, отмечает Анастасия Меницкая. Разумеется, «Архивное ДЕЛО» включено в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Но кроме обеспечения импортонезависимости и добавления инструментов, облегчающих миграцию, у новых версий «Архивного ДЕЛА» есть ряд других важных отличий.
к содержанию ↑Оптимизация интерфейса: следуя за трендами и вызовами момента
Важно: клиентская составляющая «Архивного ДЕЛА» полностью переведена на веб. Раньше клиент системы представлял собой десктопное приложение, но в современных условиях, когда у пользователей могут быть компьютеры под управлением разных ОС и даже на разных аппаратных платформах, потребовались концептуальные изменения, которые и были реализованы.
Интерфейс «Архивного ДЕЛА» в последних версиях существенно переработан. Изменения направлены на оптимизацию рутинных действий и находятся в русле актуальных тенденций, отмечает Анастасия Меницкая. Последнее упрощает взаимодействие с системой тех пользователей, которые привыкли к взаимодействию с современными программными продуктами.
Возможность работать с архивом через браузер существенно упрощает — и, как следствие, удешевляет — организацию процессов на стороне корпоративного заказчика.
к содержанию ↑Функциональность: развитие продолжается
Возможности системы, имеющие непосредственное отношение к задачам ведения архивов, были существенно доработаны и расширены. Из базовых изменений обновленных модулей можно отметить дополненные функции для работы с подлинниками электронных документов, инструменты для обеспечения поточного сканирования, реализацию опционального использования внешнего хранилища файлов и появление тематических каталогов для делопроизводителей. Усовершенствованы инструменты поиска: расширены возможности атрибутивного поиска, добавлен поиск по штрих-коду.
В соответствии с актуальными запросами пользователей добавлена возможность одновременной работы с делами и заголовками дел, а также усовершенствованы варианты учета, выдачи и возврата дел/документов. Реализована возможность ведения нескольких архивов в рамках одной инсталляции системы. «Система аккумулирует лучшие практики управления архивами, — говорит Анастасия Меницкая.
— Наше решение предоставляет весь необходимый инструментарий для автоматизации процессов и благодаря применению актуального стека технологий обеспечивает сокращение издержек на кастомизацию, интеграцию с другими решениями, а также на последующую техническую поддержку».
Возможности модуля «Архивное ДЕЛО» стали практически идентичны доступным в фирменной СЭД компании ЭОС. Это касается возможностей кастомизации, начиная от выбора языка интерфейса и заканчивая доступностью инструментов no-code/low-code, позволяющих настраивать и изменять экранные формы, добавлять используемые в системе реквизиты документов, расширяя номенклатуру существующих, и т. д.
к содержанию ↑Что дальше?
Развитие системы, разумеется, будет продолжено. Совершенствование затронет полнотекстовый поиск; функции по обработке запросов на выдачу информации и предоставление по запросам электронных документов; процедуру уничтожения электронных документов, что представляет собой непростую техническую задачу. Также будет усовершенствованы возможности работы с архивом научно-технической документации — по форме она существенно отличается от управленческой.
Появится поддержка файлового хранилища без нормативного регулирования. Это также бывает нужно в повседневной практике компаний, которым кроме традиционного архива приходится работать с «озерами данных», где собирают неструктурированную информацию из разных источников, которая может быть в любых форматах, например, в аудиовизуальных.
к содержанию ↑Оптимизация работы архива: современные подходы
Проект по оптимизации работы архива предполагает разработку и внедрение современных подходов к организации, хранению и поиску документов в архиве. Цель проекта — повышение эффективности работы отдела архива за счет внедрения новых технологий и методов.
Тип: Оптимизация процессов
Идея проекта: Идея проекта заключается в совершенствовании работы отдела архива путем внедрения новых подходов к организации и хранению документов.
Цель проекта: Цель проекта — повышение эффективности работы отдела архива.
Проблема: Проект решает проблему неэффективной работы отдела архива, связанной с устаревшими методами организации документов и затрудненным поиском необходимой информации.
Целевая аудитория: Сотрудники отдела архива, руководство компании
Задачи проекта: 1. Изучение текущих процессов работы отдела архива. 2.
Анализ существующих проблем и узких мест. 3. Разработка новой системы организации документов.
4. Подготовка и внедрение современных технологий хранения и поиска. 5.
Обучение персонала работе с обновленной системой.
Роли в проекте: Заведующий отделом, архивисты, IT-специалисты, тренер по обучению персонала
Ресурсы: Материальные ресурсы: современное архивное оборудование, программное обеспечение. Временные ресурсы: время сотрудников на обучение и внедрение новой системы.
Продукт: Разработка новой системы организации документов и поиска информации, обновленный порядок работы архива.
к содержанию ↑Текущие проблемы в работе отдела архива
Анализ основных проблем, с которыми сталкивается отдел архива: перегруженность документами, неструктурированность хранения, сложности в поиске информации, устаревшие технологии. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Современные подходы к организации документов в архиве
Обзор современных методов и технологий организации документов в архиве: электронные архивы, облачное хранение, автоматизированные системы управления документами. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Эффективные методы поиска информации в архиве
Исследование современных методов поиска информации в архиве: использование метаданных, индексация документов, поиск по ключевым словам, технологии машинного обучения. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Автоматизированные системы управления документами
Обзор существующих автоматизированных систем управления документами для архивов: функционал, преимущества, примеры успешной реализации. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Обучение персонала по работе с обновленной системой
Подходы к обучению сотрудников отдела архива работе с новой системой: тренинги, семинары, онлайн-курсы, практические занятия. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Преимущества внедрения новых технологий хранения
Изучение выгод от использования новых технологий хранения документов в архиве: повышение доступности информации, ускорение процессов поиска, сокращение времени на административные задачи. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Разработка новой системы организации документов
Шаги и этапы разработки новой системы организации документов в архиве: анализ требований, проектирование структуры, выбор технологий, тестирование. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Инновационные подходы к хранению документов в архиве
Исследование новейших технологий и методов хранения документов в архиве: blockchain, цифровые подписи, системы управления версиями. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Изучение существующих проблем и узких мест
Подробный анализ существующих проблем и узких мест в работе отдела архива: идентификация причин, выявление основных препятствий для эффективной работы. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Повышение эффективности работы отдела архива
Методы и стратегии повышения эффективности работы отдела архива через оптимизацию процессов, внедрение новых технологий и обучение персонала. Контент доступен только автору оплаченного проекта
Новый порядок оформления, хранения и выдачи архивных документов
С 17 сентября 2023 года обновляются правила хранения архивных документов. Изменения нужно учесть в работе не только с кадровыми документами, но и с бухгалтерскими. Расскажем о порядке оформления, хранения и выдачи архивных документов в свете новых правил
11 тыс. открытия
Методы оптимизации налогов
Как законно снизить налоговую нагрузку
Получите бесплатные чек-листы для ОСНО и УСН!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам их
Моё дело Бюро
Справочно-правовая система для бухгалтеров, юристов, кадровиков и профессиональный консалтинг
Реклама: ООО «Мое дело», ИНН: 7701889831, erid: LjN8KF6o9
- #документы
- #бухгалтерский учет
- #хранение документов
- #мое дело
- #Мое Дело.Бюро