График отпусков на 2024 год: методика и практика заполнения в «1С»
В декабре многие предприятия подводят итоги календарного года, как в целом по предприятию, так и в части работы отдельных сотрудников, но важно в этот период не забыть определиться с планами на будущий год. Одним из плановых документов, который должен быть разработан именно в декабре является График отпусков. В статье рассмотрим методику работы с Графиком, а также правила его заполнения в программе «1С:ЗУП», (ред.
3.1).
Особенности формирования Графика отпусков
График отпусков представляет собой документ, определяющий очередность предоставления сотрудникам предприятия ежегодных оплачиваемых отпусков в течение года (ст. 123 ТК РФ).
Таким образом, график должен включать в себя информацию о времени и длительности дней отпуска каждого сотрудника, с которым у организации заключен трудовой договор.
Федеральная служба по труду и занятости для ведения документа рекомендует использовать унифицированную форму Т-7, дополненную графой «С графиком ознакомлен» для подтверждения плановых отпусков со стороны сотрудников.
По итогу согласования и утверждения графика необходимо:
- хранить документ в бухгалтерской и кадровой службах;
- выложить график на общий для сотрудников ресурс для ознакомления;
- копию документа направить в подразделения предприятия.
Изменение Графика отпусков в течение года
При внесении корректировок в плановые отпуска сотрудников важно помнить, что график – это плановый документ, как для предприятия, так и для его сотрудников. В связи с этим при изменении графика, требуется получить согласие сторон.
Если организация использует унифицированную форму, то для этого следует внести дополнения в Графы 7-9:
- фактическая дата отпуска;
- основание переноса;
- дата предполагаемого отпуска с учетом переноса.
Также в форме есть дополнительная графа 10 «Примечание», она заполняется в случае, если перенос отпуска состоялся из-за того, что отсутствие сотрудника может отрицательно сказаться на нормальном ходе работы предприятия или при переносе отпуска на следующий календарный год.
к содержанию ↑Новый сотрудник в утвержденном графике
Работодатели часто задаются вопросом о том, как включить нового сотрудника в утвержденный график отпусков. Роструд на этот счет предлагает работодателям два варианта, которые не будут перечить законодательству:
- внести корректировки в имеющийся график отпусков;
- сформировать отдельный график на нового сотрудника и приобщить его к основному.
Ответственность за отсутствие Графика отпусков
Несмотря на то, что График отпусков – это не ключевой документ в части регулирования работы сотрудников, но Трудовые инспекции считают его весьма важным. В случае отсутствия данного документа предприятию положено предупреждение или же наложение административного штрафа в следующих размерах:
- 1 000 – 5 000 руб. для должностных лиц;
- 1 000 – 5 000 руб. для ИП;
- 30 000 – 50 000 руб. для юридических лиц.
Поэтому лучше заранее заняться подготовкой и формированием Графика – в помощь бухгалтеру в «1С: Зарплата и управление персоналом» реализован специализированный функционал, поддерживающий составление документа по унифицированной форме.
Составление Графика отпусков в «1С»
Для того чтобы сформировать График отпусков в «1С: Зарплата и управление персоналом», перейдите в Раздел «Кадры» — Журнал «Графики, переносы отпусков».
Далее, воспользуйтесь Командой «Создать» и выберете «График отпусков». В шапке открывшегося документа укажите название предприятия и дату формирования Графика – напоминаем, по общему правилу, документ должен быть составлен не менее, чем за две недели до начала календарного года.
После указания основных реквизитов заполните табличную часть одним из следующих способов:
- с помощью Команды «Подбор», выбрав сотрудников из предлагаемого списка. Чтобы включить в график всех сотрудников, наберите на клавиатуре комбинацию «Ctrl+A» и после нажмите «Выбрать», закрыв в форму в документе будут отражены все работники;
- с помощью Команды «Добавить», внося в документ отдельных лиц, работающих в организации»
- загрузив данные из внешнего файла.
После переноса сотрудников в табличную часть остается внести периоды плановых отпусков в Графы «Начало» и «Окончание».
После проведения документа, его можно распечатать, воспользовавшись командой «График отпусков (Т-7)» в верхней части формы.
Дополнительно, в течение календарного года из Графика отпусков можно оформлять фактические отпуска.
Для того, чтобы отразить перенос планового отпуска, в Журнале «Графики, переносы отпусков» при создании выберете «Перенос отпуска», в котором после подбора сотрудника, укажите новые даты отпусков.
Заполнение графика отпусков на 2024 год в «1С:Зарплате и управлении персоналом 8» ред. 3
Не позднее 18 декабря 2023 года организациям необходимо составить и утвердить график отпусков на 2024 год. Эксперты 1С рассказывают, как оформить документ График отпусков на примере программы «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3.
Согласно статье 123 ТК РФ, очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков определяется в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения профсоюза не позднее, чем за две недели до наступления календарного года. Поскольку срок составления графика выпадает на нерабочий день – 17 декабря, график отпусков необходимо утвердить в ближайший следующий за ним рабочий день – не позднее 18 декабря 2023 года (письмо Минтруда России от 08.12.2017 № 14-2/ООГ-9399). Также ТК РФ не запрещает утвердить график отпусков раньше, например 15 декабря 2023 года.
График отпусков можно составить по унифицированной форме № Т-7, утв. постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004, которая содержит сведения обо всех видах запланированных ежегодных отпусков и периодах отдыха, предоставляемых работникам (письмо Роструда от 24.12.2020 № ПГ-59141-6-1), кроме дополнительного отпуска без сохранения зарплаты.
Согласно статье 124 ТК РФ, если предоставление отпуска сотруднику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, с согласия работника допускается перенос отпуска на следующий год. Неиспользованные ежегодные отпуска работника за прошлые рабочие периоды также могут учитываться в графике отпусков (письмо Роструда от 08.06.2007 № 1921-6).
Отпуск в 2024 году
- Нужно ли включать в график отпусков мобилизованных сотрудников
- Вправе ли работник не подписывать утвержденный график отпусков
- Предупреждение об отсутствии права на отпуск в 1С
Также работодатель обязан ознакомить сотрудников под подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, связанными с их трудовой деятельностью, в том числе с графиками отпусков (статья 22 ТК РФ).
Обратите внимание, если организация не утвердит график отпусков, ее привлекут к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).
Данная норма за отсутствие утвержденного графика отпусков предусматривает наложение штрафов в следующих размерах:
- от 1000 до 5000 рублей – для должностных лиц организаций;
- от 30 000 до 50 000 рублей – для организаций.
За повторное нарушение (ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 10 000 до 20 000 рублей – для должностных лиц организаций;
- от 50 000 до 70 000 рублей – для организаций.
Формирование графика отпусков в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Оформить график отпусков по форме Т-7 на 2024 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 можно с помощью документа График отпусков (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков).
Заполнение таблицы документа по сотрудникам и желаемым периодам отдыха в разрезе положенных видов отпусков происходит по кнопке Подбор или Добавить (рис. 1).
Рис. 1. Документ «График отпусков» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Если у сотрудника есть право на дополнительный отпуск, в таблице автоматически заполнится Примечание (рис. 1), которое отобразится в печатной форме Т-7.
Для заполнения графика отпусков отдельно по каждому подразделению нужно нажать на кнопку Подбор и выбрать в списке Сотрудники вид списка: По подразделениям. После этого в правой части формы необходимо выбрать сотрудников, по которым формируется график отпусков (рис. 2).
Рис. 2. Список сотрудников «По подразделениям» в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Также график отпусков можно заполнить автоматически по кнопке Загрузить из файла (рис. 1) с помощью заполнения таблицы через буфер обмена или загрузкой из внешнего файла.
1С:Зарплата и управление персоналом 8
- Как заполнить график отпусков из внешнего файла
- Как изменилась Справка об остатках отпусков
- Как перенести отпуск
Если ранее уже был проведен документ Отпуск, то зарегистрированные периоды отпуска сотрудника отобразятся в таблице по кнопке Заполнить (рис. 1).
По ссылке Контроль остатков отпусков (рис. 1) можно проверить правильность оформленных отпусков. В появившемся окне отобразится отклонение запланированных отпусков.
По ссылке данных учета откроется печатная форма остатков отпусков, положенных сотруднику.
После проведения документа по кнопке График отпусков (Т-7) (рис. 1) выводится на печать Унифицированная форма № 7-Т (рис. 3).
Рис. 3. Печатная форма Т-7 на 2024 год в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3
Для отражения отпуска в кадровом учете из документа График отпусков по ссылке Оформить отпуск (рис. 1) можно оформить и рассчитать фактический отпуск сотрудника.
Для переноса запланированного отпуска после утверждения графика отпусков необходимо оформить документ Перенос отпуска (раздел Кадры – Графики, переносы отпусков или по ссылке Оформить перенос из документа График отпусков, см. рис. 1).
Обратите внимание
При подключенном сервисе 1С:Кабинет сотрудника в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» ред. 3 реализована возможность сбора пожеланий по отпуску от работников организации. Для этого в программе предусмотрен документ Сбор графиков отпусков.
к содержанию ↑Создание и изменение графика отпусков в 1С
В данной статье мы расскажем о том, как создавать и изменять дату отпусков в «1С:ЗУП 8.3». Вы узнаете, как заполнять график отпусков в 1С из документа Excel, каких типов бывают отпуска и многое другое.
По окончанию года работодатели приступают к составлению графика отпусков на следующий период. Документ создаётся по заданной форме в полном соответствии с действующими нормами ТК РФ. Всё это позволяет чётко планировать деятельность организации, распределяя нагрузку на всех.
График отпусков разрабатывается и согласовывается не позднее 2 недель до начала следующего года. В форму заносятся все работники, с которыми заключён официальный трудовой договор.
В «1С:Бухгалтерии 8.3» отсутствует функция составления графика отпусков. В данной конфигурации имеется только возможность отображения самого факта и срока отпуска (оплачиваемого или неоплачиваемого) а потом, исходя из них, рассчитывается сумма отпускных.
Общий план отпусков чаще всего заносится в таблицы Excel. Это иногда неудобно, особенно в тех ситуациях, когда в компании числится много человек. Начинается неразбериха.
Полноценные инструменты для распределения отпусков заложены только в «1С:Зарплата и управление персоналом». Её наличие позволяет:
- Рассчитывать отпуска, а также выплаты за них в соответствии с установленным законом сроком.
- В короткий срок находить замену ушедшему в отпуск человеку.
Также руководитель организации либо отдельного подразделения может просматривать сведения о количестве работающих на данный момент, чтобы распределить обязанности ушедшего на остальных.
Типы отпусков
Перед тем как приступить к созданию графика, запустите «1С:ЗУП» войдите в «Настройка» и выберите «Виды отпусков».
Здесь можно найти все типы доступных отпусков:
- Ежегодный оплачиваемый.
- Ежегодный дополнительный.
- За счёт сотрудника (не оплачиваемый).
Данный перечень можно настраивать, внося дополнительные типы отпуска. К примеру, по выработке лет.
После того как в компанию приходит сотрудник, в приказе о его приёме требуется поставить отметку о его праве на отпуск. При этом отдел кадров может добавить в документ предварительно настроенный для определённой должности нужный тип отпуска.
Для просмотра плана отпусков войдите во вкладку «Кадры» и кликните на «Графики переносы отпусков».
В них находятся создаваемые раньше документы, которые пользователь может не только просматривать, но и корректировать.
Составление графика отпусков в 1С: пошаговое руководство
В программе имеется возможность составления документов для конкретных сотрудников либо отдельно по подразделениям. Вверху экрана кликните на кнопку «Создать» после чего войдите в «График отпусков».
Теперь создайте перечень с сотрудниками. Если одному из них пологается два типа отпуска – основной и дополнительный (к примеру, за вредность), его данные будут внесены в список два раза. Для корректного заполнения документа используйте функцию «Подбор».
Запустится перечень работников. По умолчанию в нём можно просматривать всех сотрудников организации. Сочетанием клавиш «Ctrl + A» выделите таблицу и кликните на «Выбрать».
Если вы формируете несколько документов для разных отделов, то в первую очередь необходимо кликнуть на «Вид списка», открыть «По подразделениям» и указать нужный вариант.
Программа создаёт график и в автоматическом режиме заполняет «Вид отпуска». Данные «подтягиваются» из документов о поступлении на работу. Если сотруднику необходимо несколько типов отпусков, то его имя будет продублировано в списке.
Для всех проставьте дату начала и окончания отпуска. Чтобы сохранить внесенные изменения, кликните «Записать»→«Провести» а потом на «График отпусков (Т-7)».
После того как откроется заполненная форма, отправьте её в печать. График должен подписать руководитель организации и начальник кадровой службы.
Периоды отпусков
На основании ст. 115 ТКРФ главный отпуск для большей части граждан составляет 28 дней. При этом работники могут уходить в отпуск частям, но только с тем условием, что одна из них будет не меньше двух недель.
В графике отпусков отмечается несколько периодов для конкретных (или всех) сотрудников. Это необходимо делать вручную. Добавьте необходимое количество строчек, внесите данные о сотруднике, после чего проставьте даты начала и окончания отпуска.
В таком случает тип отпуска выставляется вручную. Это не совсем удобно, если у сотрудника их несколько.
В «1С:ЗУП» добавлена полезная функция, позволяющая облегчить данный процесс. Откройте вкладку «Настройки» выберите «Кадровый учёт» и поставьте отметку напротив «Использовать общий период отпуска в документах».
Внесите даты, после чего программа рассчитает остатки и самостоятельно разнесёт периоды по типам.
Выполнить это можно непосредственно из графика, созданного в «1С:ЗУП»:
- Укажите определённого сотрудника и в строке «Фактический отпуск» нажмите на «Оформить отпуск».
- Запустится форма приказа на отпуск.
- Выберите «Провести и закрыть». Радом со статусом сотрудник отобразится «Отпуск предосатвлен».
Заполнение графика отпусков в 1С из документа Excel
При составлении планов на отпуска в Excel пользователь может переносить сведения из неё в «1С:ЗУП». Откройте страницу с графиками, кликните на «Создать» и «Загрузить из файла». После чего выберите вариант загрузки:
- Заполнение таблицы. Скопируйте данные из Excel и перенесите информацию в таблицу. Кликните на «Далее».
- Из внешнего документа. Кликните на «Загрузить таблицу из файла» а затем на «Далее». Можно добавить макет формы на рабочий стол, чтобы в будущем при необходимости заполнять и загружать в систему.
Для корректного отображения сведений в системе наименования и очерёдность столбцов в вашем документе должна совпадать с колонками в графике «1С:ЗУП».
Изменения графика работы и отпусков в «1С ЗУП 8.3»
В график можно вносить изменения, даже когда они утверждены руководителем.
Для внесения изменений нужен документ «Перенос отпуска». Его можно подготовить одним из следующих способов. Первый – войдите в «Графики и переносы отпусков» кликните на «Создать» и отдайте соответствующую команду.
Запуститься документ, в котором необходимо вносить сведения самостоятельно.
Второй способ проще. Войдите в уже сформированный график, найдите нужного работника, которому требуется изменить даты выхода в отпуск, после чего кликните по ссылке «Оформить перенос». В документе проставьте числа, в которые он будет отдыхать, и отметьте причину корректировки сроков.
Новый период также может делиться на несколько частей. Кликните на «Добавить» и заполните все строки.
Для сохранения внесённых изменений проведите и закройте документ.
к содержанию ↑Наш каталог продукции
У нас Вы найдете широкий ассортимент товаров в сегментах кассового, торгового, весового, банковского и офисного оборудования
График отпусков в 1С: как создать и изменить
Узнайте какая 1С вам подходит и получите бесплатную установку на версии 1С ПРОФ
Подберем для вас программу 1С с помесячной или единоразовой оплатой!Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Графики отпусков в «1С:ЗУП 8.3»: где находятся и для чего нужны
График отпусков на следующий календарный год составляется и утверждается не позже чем за 2 недели до начала нового. В документ добавляются все работники, с которыми заключены трудовые договоры.
В «1С:Бухгалтерии 8.3» нет функций для создания графика отпусков. В этой конфигурации можно только отразить сам факт и период отдыха сотрудника (оплачиваемого или за его счет), чтобы потом посчитать зарплату с учетом этих данных. Сам план отпусков обычно формируют в таблицах Excel. Это не всегда удобно, особенно при большом штате сотрудников, и может возникать путаница.
Инструменты для планирования отпусков предусмотрены только в «1С:Зарплата и управление персоналом». Наличие этой функции помогает:
- считать отпускные и выплачивать их согласно сроку, регламентированному законодательством;
- быстро находить специалиста на замену ушедшего в отпуск коллеги.
Руководитель компании или подразделения может посмотреть информацию о количестве сотрудников, которые работают в организации в конкретный момент, и правильно распределить обязанности.
к содержанию ↑Виды отпусков
Перед созданием графика откройте раздел «Настройка» программы «1С:ЗУП» и перейдите на вкладку «Виды отпусков».
Здесь перечислены стандартные позиции, которые настроены в программе по умолчанию. Это отпуска:
- ежегодный оплачиваемый;
- ежегодный дополнительный;
- за счет сотрудника (без оплаты).
Этот список можно настраивать, добавляя другие виды отпуска, например, в зависимости от условий работы и стажа.
Когда новый сотрудник устраивается на работу, в приказе о приеме, кроме основных сведений, нужно прописать его право на отдых. Сотрудник кадровой службы может добавить в документ заранее настроенный для конкретной должности вид отпуска.