Служебная записка на списание основных средств
Служебная записка на списание основных средств должна быть выполнена по общепринятым правилам делового документооборота. Речь идёт о нейтральном тоне повествования, деловом стиле языка и прочих моментах. Немаловажным фактором будет являться структура официальной бумаги.
Так, служебка состоит из шапки, основного блока с выражением просьбы на списание и причин, послуживших основаниями для заявления записки, даты формирования и подписи ответственного сотрудника.
Шапка – первый структурный элемент, которому мы должны уделить внимание. Структурный блок размещается в правом верхнем углу листа бумаги, содержит информацию о том, кому и от кого заявляется служебка. В дательном падеже пропишем сведения о руководителе, а именно его ФИО и должность (директор, генеральный директор), а также полное наименование фирмы с указанием на организационно-правовую форму.
Далее по тексту обозначим ФИО заявителя служебки, занимаемую им должность на предприятии в соответствии с штатным расписанием.
Далее по тексту переходим к основному структурному блоку. Указываем наименование документа, уважительно обращаемся к директору. Следующим шагом разъясняем, какое место вы занимаете в должностной иерархии организации, какое отношение имеете к предмету, о котором и пойдет речь.
Возможно, вы его эксплуатируете и несёте за него ответственность.
Затем выражаем просьбу о списании основного средства с разъяснением причин. Выше мы уже отметили несколько оснований, которые могут стать поводами для списания. Чаще всего имущество списывают по причине нецелесообразности его использования или отсутствия экономической выгоды в ремонте поломки.
Иногда дешевле и проще приобрести новое оборудование, чем заниматься ремонтом старого.
Ниже по документу мы заверяем всё вышеизложенное своей подписью, расшифровываем оставленный на бумаге автограф. Не забываем оставить дату составления официальной бумаги. В таком виде служебку можно смело назвать полностью оформленной и готовой к передаче на рассмотрение директору.
В некоторых фирмах организация работы выстроена таким образом, что подобные записки сразу же адресуются главному бухгалтеру как ответственному за имущество лицу.
Инструкция: пишем служебную записку о списании ТМЦ
Полезно: как вести учет служебных записок
Единый учет служебных записок во внутреннем документообороте организации позволяет в том числе: оперативно найти информацию по тому или иному случаю; по датам отследить исполнение служебной записки; установить ответственное лицо; при необходимости оперативно продлить срок исполнения поручения на основании служебной записки; журнал также может быть использован в суде в качестве доказательства и пр. Список возможностей напрямую зависит от способа учета. Чем больше сведений указано, чем сложнее форма, тем больше инструментов дает учет.
В этом случае оптимальным вариантом является форма учета — журнал.
к содержанию ↑Какой бланк использовать
Чиновники не предусмотрели унифицированной формы для служебной записки на списание материалов (образец) и иных объектов товарно-материальных ценностей. Следовательно, госучреждение вправе разработать свой бланк, который будет соответствовать индивидуальным характеристикам деятельности экономического субъекта.
Допустимо разработать сразу несколько форм, каждую для определенной группы ТМЦ. Например, отдельный бланк, чтобы списывать медикаменты, учебные пособия, продукты питания и прочее.
Чтобы получилась правильная служебная записка на списание ТМЦ (образец ниже), она должна содержать следующие обязательные реквизиты:
- Наименование ТМЦ.
- Количество и единица измерения.
- Стоимость по данным бухгалтерского учета (балансовая стоимость).
- Инвентарный номер (при наличии) либо иной идентификационный код, присвоенный объекту.
Бумагу составляет работник, ответственный за хранение имущественных объектов. Подготовленный документ следует направить руководителю либо начальнику структурного подразделения.
ВАЖНО!
На основании предоставленной служебной записки руководитель должен инициировать инвентаризационную проверку. Для этого издается локальное распоряжение на проведение инвентаризации (форма ИНВ-22). В приказе необходимо указать состав комиссии, сроки проведения инвентаризационной проверки, а также перечень имущества, подлежащего контролю.
По результатам инвентаризации составляется акт о непригодности объекта. Затем имущество списывается. Акт инвентаризации является основанием для снятия ТМЦ с бухучета.
к содержанию ↑Объясняем, как правильно составить служебку
Служебная записка на списание ТМЦ будет состоять из нескольких структурных элементов: шапки, основного блока с разъяснением сути обращения к руководителю, причин списания имущества, даты и подписи ответственного работника. Постараемся разобраться, как не допустить ошибок при их формировании.
Первым делом обратим внимание на шапку, размещенную в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь мы в дательном падеже пропишем ФИО нашего директора, а также полное название компании со ссылкой на организационно-правовую форму. Далее по тексту в родительном падеже отметим ФИО сотрудника, заявляющего записку, занимаемую им должность в штатном расписании.
Ниже по документу обращаемся к начальнику с уважением, утверждаем, что ту или иную товарно-материальную ценность необходимо списать с баланса предприятия по тем или иным причинам. Указание причины – обязательный момент, без которого процедура не получит своего логического продолжения. Служебка довольно важный момент во всём мероприятии по списанию, а значит, подойти к оформлению её основного структурного элемента следует с умом.
В завершение работы со служебкой ставим дату её формирования, заверяем всё вышеизложенное подписью заявителя с расшифровкой. В таком виде записку можно передавать директору на рассмотрение.
Причины, особенности списания ТМЦ по ФСБУ 5/2019
ФСБУ 5/2019 действует с 2021 года. В нем говорится, что запасы – это активы, потребляемые, используемые на протяжении года (12 мес.) либо простого операционного цикла (п. 3 ФСБУ 5/2019).
Например, к запасам относятся материалы, запчасти, комплектующие, сырье, инструментарий, созданные либо приобретенные объекты недвижимого имущества и др.
Данным стандартом также обозначены указания по списанию запасов. Вариант списания связывается с причиной выбытия и наличием виновного лица. Так, запасы могут выбывать при продаже, безмездной передаче, в случае поломки (непригодности), по окончании срока эксплуатации и др.
причинам.
Порчу и потерю запасов выявляют при инвентаризации, которая проводится в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:
- Методическими указаниями по инвентаризации из Приказа Минфина № 49;
- ст. 11 ФЗ № 402;
- п. 26–28 Положения по ведению бухучета, утв. Приказом Минфина № 34н.
Для сведения! С 01.04.2025 инвентаризацию активов и обязательств будут проводить по ФСБУ 28/2023, утв. Приказом Минфина № 4н от 13.01.2023. При желании на данный стандарт можно перейти уже сейчас.
При этом стандарт не предназначен для бюджетников, а инвентаризация драгметаллов и драгкамней проводится по Инструкции из Приказа Минфина № 231н!
Служебная записка на списание материальных ценностей составляется с учетом норм стандарта 5/2019. По данному ФСБУ организации необходимо закрепить в учетной политике один из способов оценки ТМЦ. Оценивать отпуск материалов в списании можно:
- по средней стоимости;
- себестоимости единицы;
- принципу ФИФО.
Запасы можно списать вместе с признанием выручки от реализации, при выбытии по иным причинам (не из-за продажи) и когда возникнут обстоятельства, при которых не ожидается экономической выгоды при потреблении, эксплуатации, реализации запасов.
Как отразить в бухгалтерском учете списание материалов, товаров и иных запасов по причине их порчи или недостачи, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
к содержанию ↑Процедура списания по служебной записке на списание
Рассмотрев записку, руководитель организации издает приказ о создании специальной комиссии (если ее нет в организации) из числа компетентных лиц. Она должна:
1. Осмотреть, оценить объект, подлежащий списанию.
2. Определить, действительно ли он непригоден для использования и почему.
3. Если требуется – выявить виновное лицо.
4. Принять решение о том, что с ним делать: уценить либо полностью списать. Можно, целесообразно его отдавать в ремонт либо нет. Подлежит ли он разборке и как можно использовать его составные части.
5. Составить акт списания в произвольной форме либо по шаблону, действующему в организации. Можно использовать (в т. ч. при разработке собственных шаблонов):
- типовую форму акта (ОКУД 0504230) из Приказа Минфина № 52н, предназначенную для списания материальных запасов;
- в случае порчи, лома, боя объекта – ф. ТОРГ-15 из Постановления Госкомстата № 132 от 25.12.1998.
Результаты проверки, осмотра, оценки фиксируются именно в таком акте. Здесь комиссия указывает конкретные причины, почему нельзя далее использовать ТМЦ. Далее на основании акта издается приказ о списании ТМЦ и объект списывают (снимают с баланса организации).
к содержанию ↑Как составить служебную записку на списание материалов
Как самостоятельный документ в ОКУД служебная не значится. Типовой формы для нее нет. Поэтому служебную записку на списание материалов (иных ТМЦ) составляют самостоятельно, произвольно, но придерживаясь правил из ГОСТ Р 7.0.97-2016.
Записка должна иметь вид, структуру, реквизиты стандартного документа, включать:
- название, дату и место составления;
- данные составителя и адресата (Ф. И. О., должность);
- просьбу о списании конкретного объекта с указанием основания (т. е. с обоснованием);
- название, инвентарный номер (если есть), количество, балансовую (итоговую) стоимость списываемого ТМЦ;
- обстоятельства, при которых выявлена порча, утрата (иное);
- если выявлено виновное лицо, то указывают его данные;
- приложение с приобщаемыми документами;
- подпись составителя с расшифровкой.
Условный образец служебной записки на списание ТМЦ
Допустим, на складе, где хранилась печатная продукция (газеты, журналы), из-за нарушения системы герметизации отопления произошло частичное затопление помещения. В результате этого непредвиденного происшествия часть продукции пришла в негодность и подлежит списанию. По факту происшествия материально ответственное лицо пишет служебную записку следующего содержания:
По данному образцу можно составить записку на списание, к примеру, спецодежды, инструментария, огнетушителей и др. запасов.
к содержанию ↑Для чего необходим документ?
Документ является инструментом взаимодействия начальства и подчиненных, а так же структурных подразделений организации между собой. Дело в том, что устные прошения или пожелания относительно списания чего – либо, могут быть попросту не услышаны, а потому не удовлетворены.
Но если их официально задокументировать, а потом произвести регистрацию, то документ будет выглядеть более значимым и получит определённую юридическую силу. Подобная бумага может составляться любым сотрудником фирмы.
Какие сведения нужно отразить?
Стоит отметить, что такая служебная записка должна содержать чётко сформулированную причину написания. Однако излагать суть не стоит сухим и официальным тоном. Лучше всего использовать вольное повествование с большим количеством конкретики.
Содержание документа можно разделить на две части:
- Преамбулу, в которой кратко излагается, что именно побудило составителя написать бумагу и отправить конкретному адресату.
- Вторую часть, являющуюся основной. Она намного объёмнее первой и содержит чётко обозначенную просьбу или предложение. В этом фрагменте документа можно изложить анализ ситуации, сделать выводы или подвести итоги.
В каждой организации свой образец составления записки, но содержание остаётся неизменным везде.
к содержанию ↑Правила составления
Подобный документ должен быть составлен по общим правилам, прописанным выше, и должен содержать:
- Наименование адресата.
- Имя, фамилию, отчество и должность человека, составлявшего бумагу.
- Прошение о списании определённых материалов.
- Таблицу, в которой необходимо обозначить номер, наименование списываемых объектов, их количество, общая балансовая стоимость, присвоенный инвентарный номер.
- Далее, перечисляются основания для проведения подобной процедуры, например, поломка, или неисправность аппаратуры.
- Последним шагом, нужно поставить дату составления и подпись составителя.
Если записка на списание материалов будет составлена с нарушением, то скорей всего её не примут к рассмотрению.
Более детально, как написать служебную записку по правилам и образцу, читайте тут.
к содержанию ↑Какие материалы можно ликвидировать и как это правильно написать?
Спецодежда
Подобная бумага несколько отличается от других служебных записок. Дело в том, что у спецодежды существует определённый срок службы, установленный предприятием производителем. Для того чтобы произвести списание спецодежы пришедшей в негодность раньше срока, в служебной записке придётся указать довольно серьёзные основания.
В качестве основания в обязательном порядке следует ссылаться на акт списания спецодежды. Однако при составлении стоит помнить, что на сегодняшний день любое начальство очень внимательно относиться к документам такого рода.
Дело в том, что злоумышленники посредством подобных бумаг могут реализовать множество коррупционных схем. Другими словами списать нормальную спецодежду, после чего продать её налево.
к содержанию ↑ТМЦ
Как написать записку на списание материальных ценностей? При оформление подобного документа не стоит забывать, что процедура списания товарно – материальных ценностей имеет некоторые особенности. Они обусловлены тем, что учёт ТМЦ производиться ещё на этапе составления проектно – сметной документации.
В ней так же чётко обозначаются нормы их расхода. В тексте самой служебной записки нужно чётко представить сложившуюся ситуацию, максимально подробно описать причины и происшествия, послужившие поводом для написания бумаги.
Подобный документ должен преследовать цель уведомить определённое руководяще лицо о том, что существует проблема, которую можно решить путём списания ТМЦ. Лучше всего указать возможные последствия, наступающие, если руководитель проигнорирует прошение автора записки.
На нашем сайте есть полезные статьи о таких служебных записках:
- на повышение зарплаты;
- на премирование и депремирование сотрудников;
- о переводе сотрудника на другую должность;
- о невыполнении сотрудником обязанностей;
- о нарушениях в работе;
- об отсутствии сотрудника на рабочем месте;
- на доплату за увеличение объема работ;
- о командировке;
- на повышение в должности;
- на выдачу денежных средств.
Брак со склада
В составлении такой бумаги нет ничего особенного. Как правило, адресатом в такой ситуации является складское начальство, которое обязательно потребует веские основания, прежде чем начать процедуру списания.
В документе нужно указать наименование бракованной продукции, её количество, балансовую стоимость и номер, который был присвоен при поступлении на склад. В качестве основания на списание лучше упомянуть что – нибудь серьёзное, например, ярко выраженные внешние дефекты, поломку или неустранимую неисправность (а про служебную записку о неисправности, на приобретение или замену компьютера и как ее составить по образцу, читайте тут).
Стоит упомянуть, что подобным образом частенько проворачивают коррупционные схемы, поэтому писать такую записку стоит очень внимательно, чтобы не быть заподозренным в чём – то подобном. Если подозрение избежать не выйдет, то доверие начальства будет сильно подорвано.
к содержанию ↑Дебиторская задолженность
Информация, отражаемая при составлении подобного документа, значительно отличается от той, что упоминается в бумагах, описанных выше. Дело в том, что подобная процедура списания может быть произведена только в трёх случаях:
- Ликвидация должника, производимая в добровольном порядке при ликвидации юридического лица.
- Банкротство должника. Подобный случай практически идентичен первому, то есть должник фактически перестаёт существовать, как юридическое лицо, а имущества, принадлежащего ему, недостаточно, чтобы погасить долг.
- Истечение срока давности по исковому заявлению. Так происходит, если отрезок времени, прошедший с момента нарушения должником обязательств, становиться больше того, что установлен законом.
При составлении служебной записки нужно обозначить одно из перечисленных оснований, иначе она не будет принята к рассмотрению.
Следующая