Благодарственные письма

Выбор между электронными и распечатанными (отправляемыми обычной почтой) благодарственными письмами зависит от размера и типа вашего бизнеса и количества клиентов, которым вы хотите выразить благодарность. Во время выбора между электронными и традиционными благодарственными письмами следует также учитывать следующие факторы:

• Время доставки. Самое раннее, когда традиционное письмо может быть доставлено, — на следующий день после отправки. Если время не имеет критического значения, можете отправить традиционное письмо. Но если нужно быстро связаться с клиентом — например, чтобы поблагодарить его за покупку — удобнее использовать электронное письмо.
• Степень формальности. В деловом мире электронные письма считаются менее формальными, чем традиционные, так что, если предпочитаете поддерживать с клиентами формальную коммуникацию, используйте традиционные письма.
• Содержимое письма. В электронные письма можно добавлять графику, изображения, видео и ссылки, можно прикреплять к ним вложения. Если хотите проявить креативность и включить в свое благодарственное письмо не только текст, лучше выбрать электронное письмо.
• Бюджетные ограничения. Отправка электронных писем обходится дешевле, отправка традиционных писем требует дополнительных расходов (бумага, печать, почтовые сборы). Для международных компаний со множеством клиентов по всему миру электронные письма могут быть единственным целесообразным вариантом.

Как написать благодарственное письмо клиенту

Любое письмо для клиента со словами признательности должно быть структурировано лучше, чем обычное электронное письмо, должно непременно включать определенные базовые компоненты благодарственного письма. Ниже приведены полезные советы для создания идеального благодарственного письма для ваших клиентов.

1. Используйте подходящее приветствие

Выбор подходящего приветствия для благодарственных писем определяется вашими взаимоотношениями с клиентами. Лучше использовать более официальные приветствия, например, «Уважаемая Екатерина Петровна» или «Уважаемый Анатолий». От неформальных обращений вроде «Привет!», «Приветик!», «Здорово!» лучше отказаться.

Не забудьте перепроверить написание имя получателя, иначе первые же строки вашего письма могут вызвать негативное впечатление.

2. Помните о цели письма

Единственной целью благодарственного письма должно быть выражение признательности и благодарности лояльным клиентам. Не поддавайтесь искушению в очередной раз прорекламировать свой бизнес. Не стоит упоминать предстоящие распродажи, специальные предложения, новые продукты или что-либо еще, что может быть расценено как реклама.

Это может отвлечь внимание клиента от основной идеи письма.

3. Добавьте несколько строк, демонстрирующих внимание к нуждам клиента

Поблагодарив клиента за сотрудничество с вами, добавьте несколько строк, демонстрирующих ваше внимание к нуждам клиента. Можете упомянуть, что вы всегда готовы ответить на любые вопросы клиента в отношении ваших товаров или услуг. Или спросите, что бы вы могли сделать, чтобы сотрудничать с вами клиенту было еще приятней.

4. Используйте символику бренда

Чтобы письмо выглядело профессионально, используйте шапку, включающую название вашей компании, логотип и/или иную информацию о бренде. Хороший дизайн шапки сделает ваше письмо уникальным, поможет повысить узнаваемость вашего бренда, будет напоминать о вас получателю и свидетельствовать о вашем профессионализме.

5. Используйте правильную заключительную часть

В заключительной части благодарственного письма важно использовать подходящее слово или фразу, выражающую уважение и профессионализм. Можете выбрать наиболее распространенные «С уважением» или «Искренне Ваши», а можете использовать что-нибудь более личное, например, «С наилучшими пожеланиями», «С почтением», «Всего самого лучшего!», «С благодарностью», «С признательностью». Концовки вроде «Всегда Ваши», «Пока!», «С любовью», «Берегите себя» считаются слишком неформальными для деловых писем, так что их лучше не использовать.

6. В конце письма поставьте подпись

Представителям крупных компаний может быть непросто составить благодарственное письмо таким образом, чтобы оно казалось личным, но добавление подписи в конце письма весьма этому способствует. Конечно, подписать все письма вручную может быть непосильной задачей, но даже распечатанная подпись будет выглядеть лучше, чем просто напечатанное имя.

Примеры благодарственных писем для клиентов

1. Выражение благодарности постоянным клиентам за их лояльность

Dear Mr. ****,
We want you to know how much we appreciate your business since you have been our loyal customer for the last three years. We understand that you have many options in the marketplace, and are pleased that you have still made (Company Name) your premier choice.

It is customers like you that help keep our lights on, and we couldn’t be more grateful!

Your honest suggestions and feedback is a vital part of our growth. If there is anything we can do to make your experience with us better, please let us know.

Копировать в буфер обмена

2. Празднование важного для компании события

Dear ****,
This year (Company Name) is celebrating the 10th anniversary, and we would like to thank you for making this happened! The growth and success we’ve experienced over all these years are because of customers like you, who faithfully support our business.

We truly appreciate your trust, and we’ll do our best to continue to give you the kind of service you deserve.
Gratefully,
****

Копировать в буфер обмена