Забыли пробить чек при оплате картой — что делать
Забыли пробить чек при оплате картой и не знаете, как это исправить? Какое наказание грозит за такое нарушение? Как пробивать чек при оплате банковской картой через интернет? Ответы на эти вопросы найдете в нашем материале.
Вам помогут документы и бланки:
- Как действует законодательство о ККТ при расчетах банковской картой?
- Надо ли пробивать «забытый» чек?
- Возможные штрафы за нарушение применения ККТ при эквайринге
- Итоги
Как действует законодательство о ККТ при расчетах банковской картой?
Порядок использования контрольно-кассовой техники регулируется законом «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, в ст. 1.2 которого прямо прописана обязанность продавца выдать покупателю подтверждающий проведение денежного расчета документ — кассовый чек или БСО. Это требование распространяется как на оплату наличными, так и на расчеты с помощью электронных средств (по карте или, к примеру, через Систему быстрых платежей).
Поэтому теперь для всех продавцов, деятельность которых подпадает под действие закона 54-ФЗ, не стоит вопрос, надо ли пробивать чек при оплате картой. Ответ однозначно положительный.
ВАЖНО! Если у предприятия есть онлайн-касса, но она долго не используется, то налоговики в этом случае получат основания для инициирования проверки.
Некоторые категории организаций и ИП сохраняют возможность вести деятельность без кассовых аппаратов, выдавая бланки строгой отчетности.
О том, кто имеет право работать без использования ККТ, узнайте в материале «Можно ли работать без кассового аппарата в 2023 — 2025 годах?».
В зависимости от формы проведения оплаты банковской картой — через терминал или онлайн-платежом, кассовый чек должен быть выдан на бумаге или в электронном виде. Для отправки последнего продавцу необходимо заранее узнать у покупателя адрес его электронной почты или номер мобильного. Отсутствие в ККТ контактных данных покупателя может быть признано нарушением порядка применения ККТ, на основании чего ФНС оштрафует магазин по ч.
4 ст. 14.5 КоАП РФ (письмо ФНС России от 25.08.2021 № АБ-4-20/11987).
Важно также отразить в чеке прочие реквизиты — например, указать корректное наименование товарах. Иначе также будут штрафы.
Подробнее читайте в экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к ней бесплатно.
Минфин РФ и ФНС дали разъяснения, надо ли пробивать кассовый чек при эквайринге в сети интернет, то есть оплате картой покупок онлайн. Согласно письму ФНС от 24.07.2017 № ЕД-4-20/14361 интернет-торговля должна вестись в соответствии с требованиями закона № 54-ФЗ, а значит, использование продавцом ККТ и выдача кассового чека обязательны. Отмеченная позиция ведомства остается неизменной (поскольку не было изменений в законе № 54-ФЗ, допускающих иное).
к содержанию ↑Надо ли пробивать «забытый» чек?
Зачастую в случае, когда продавец забывает пробить кассовый чек и выпускает только слип платежного терминала, он сомневается, надо ли его оформлять постфактум, когда время уже упущено и покупатель ушел. В этом случае обязательно оформляется кассовый чек коррекции (КЧК), а обычный уже не пробивается. Создать КЧК продавец может по своей инициативе, обнаружив расхождение в фактических и отчетных данных, или по указанию налогового органа после проведенного им мониторинга.
По правилам КЧК формируется в период между созданием отчетов об открытии и закрытии смены (п. 4 ст. 4.3 закона № 54-ФЗ).
Кассир в ООО «Полянка» продал 25 марта физическому лицу товар на сумму 500 руб. 28 марта руководитель организации обнаружил ошибку, попросил кассира написать объяснительную и принял решение о проведении корректировки. После формирования отчета об открытии смены кассир оформил КЧК на неучтенную сумму 500 руб., указав:
- в признаке расчета — код 1 «приход»;
- в строке «описание коррекции» — дату нарушения (1 октября) и вид ошибки («не сформирован кассовый чек»).
После исправления руководитель уведомил налоговый орган о допущенном нарушении и проведенной корректировке.
Подробнее о том, как и когда оформляется чек коррекции, читайте в нашем материале «Когда используется чек коррекции в онлайн-кассах».
А эксперты «КонсультантПлюс» рассказали об особенностях формирования самого чека коррекции. Получите пробный доступ к материалу на данную тему бесплатно.
Возможные штрафы за нарушение применения ККТ при эквайринге
В соответствии с п. 2 ст. 14.5 КоАП за непробитый чек, в том числе при оплате платежной картой, продавцу грозит административный штраф:
- от 30 000 руб. для юридических лиц;
- от 10 000 руб. для должностных.
П. 6 той же статьи предусматривает наказание за непредставление кассового чека покупателю по его требованию в виде предупреждения или штрафа в размере 10 000 руб. для юридических лиц и 2 000 руб. для должностных.
Проверка выдачи кассовых чеков потребителям — прямая функция ФНС (постановление 13-го арбитражного апелляционного суда от 24.12.2021 № 13АП-35885/2021 по делу № А56-63049/2021).
ВАЖНО! Мораторий на проверки ККТ продлили до конца 2025 года. Подробнее мы писали в статье.
Однако штрафа можно избежать. Как поясняет ФНС в своем письме от 07.12.2017 № ЕД-4-20/24899, в случае когда пользователь ККТ добровольно заявляет в налоговый орган о допущенном нарушении и самостоятельно устраняет его, он может быть освобожден от административной ответственности. При этом должны быть соблюдены несколько условий:
- заявление подано в письменной форме с указанием даты и причины допущенного нарушения, а также реквизитов КЧК;
- до обращения продавца налоговый орган не установил факт нарушения;
- представленные документы позволяют сделать вывод о том, что правонарушение имело место.
Кроме того, не будет считаться административным нарушением ситуация, когда продавец стремился соблюсти требования закона 54-ФЗ. Например, кассовый чек не был предоставлен, потому что покупатель указал несуществующие реквизиты для отправки сообщения.
к содержанию ↑Как исправить ошибки в чеке ККТ
При расчетах с физлицом кассовый чек должен быть оформлен без ошибок. Если они присутствуют — в учете возникнут расхождения. Чек с ошибкой исправляют чеком коррекции или возврата.
Какой использовать, зависит от вида ошибки и формата фискальных данных, который поддерживает ваша касса.
Виды ошибок и каким чеком их исправить:
Кассир не пробил кассовый чек по ошибке, из-за поломки кассы, отсутствия электричества
В чеке обнаружили ошибку. Например, неправильно указаны стоимость товара или ставка НДС
Произошел сбой в передаче данных: кассир пробил чек и отдал клиенту, но ОФД информацию не получили из-за сбоя в соединении
Кассир пробил дважды чек на одну покупку и обнаружил ошибку в присутствии покупателя
Кассир в чеке указал неверный налоговый режим организации или ИП
Покупатель решил вернуть товар
Попросил сотрудник ИФНС
Кассир случайно пробил чек не на ту сумму
к содержанию ↑Как оформить возвратный чек
Возвратный чек — обычный кассовый, но в признак расчета в нем — «возврат прихода». Эксперты Главбух Ассистент напоминают: чек нужно сформировать и выдать в любом случае, если покупатель возвращает товар в день покупки или в другой день. Всего четыре этапа:
1. Заявление на возврат
Покупатель заполняет заявление на возврат товара с указанием причиной возврата, паспортных данных, названием товара и его цены. К заявлению прикладывает прежний чек. Заявление подписывает руководитель и подтверждает, что деньги возвращены.
2. Чек на возврат
Продавец принимает заявление и на кассе формирует чек с признаком расчета «Возврат прихода» — именно этот признак отличает его от обычного чека.
Покупатель возвращает маркированный товар — сканируйте код маркировки. Если он не сохранился, можно не сканировать.
Различные модели касс по разному формируют возвратные чеки. Найдите в инструкции к вашей технике раздел по этой операции.
3. Накладная на возврат
Продавец заполняет накладную на возврат товара, составляется в двух экземплярах, один отдаете покупателю. Форму накладной используйте типовую или разработайте самостоятельно, закрепив ее в учетной политике.
4. Возврат денег
Покупатель оплатил картой — верните на карту. Если карта не действует, переведите на другую, но не выдавайте наличные деньги.
Покупатель оплатил наличными — возвращайте деньгами из кассы или переведите на карту клиенту покупателя. Если в денежном ящике не хватает наличных, внесите их кассу, а затем выдайте покупателю.
к содержанию ↑Важно! Выдавать кассовый чек при возврате денег обязательно. За невыдачу грозит штраф. Для директора или ИП 25—50% от суммы чека, минимум 10 000 рублей. Для организации: 75—100% от суммы чека, минимум 30 000 рублей.
Как оформить чек коррекции
Чек коррекции можно оформить «Самостоятельно», если ошибку обнаружил сотрудник магазина до налоговой, либо «По предписанию» — по распоряжению ИФНС.
Делать это можно с любого кассового аппарата организации. Для этого:
1. Оформите служебную записку или акт
В акте укажите причину, почему не применяли ККТ, дату и номер документа, перечень расчетов, без кассы с полной расшифровкой по перечню товаров, дате продажи, цене, количеству.
2. Сформируйте чек коррекции для ОФД
С указанием реквизитов отчетного платежного документа, который необходимо исправить. Дополнительно включите «Самостоятельная операция» — делаете корректировку добровольно, а не по предписанию налоговой. Также укажите дату, в которую не пробили чек, непробитую сумму и способ оплаты.
к содержанию ↑Избежать штрафа можно, если исправите ошибки до того, как о них узнает налоговая инспекция. В этом вам помогут аттестованные бухгалтеры — оставьте заявку на консультацию со специалистом.
Нужно ли пробивать чек при поступлении от физического лица
При безналичной оплате от физических лиц пробивать чек обязательно. Неважно, каким способом физлицо переводит деньги:
- наличными через банк по квитанции;
- безналичными через Сбербанк-Онлайн;
- с помощью банкомата;
- электронными кошельками;
- любыми платежными системами в интернете.
В большинстве случаев при поступлении денег на счёт компании от физического лица необходимо пробить чек.
Согласно Федеральному закону № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники» (далее — 54-ФЗ), организации и ИП обязаны применять контрольно-кассовую технику (ККТ) при наличных и безналичных расчётах с покупателями (клиентами) за товары, работы и услуги.
- Пробивать чек нужно в момент расчёта, то есть в момент поступления денег на счёт компании.
- На каждую оплату от физического лица пробивается отдельный чек.
- Чек должен содержать реквизиты компании, информацию о товаре/услуге, сумму оплаты, дату и время расчёта, фискальный признак и другие обязательные сведения.
- Информация о пробитых чеках должна передаваться в ОФД (оператора фискальных данных).
В некоторых случаях при онлайн-платежах бумажный чек может быть не нужен, если вместо него формируется электронный документ, соответствующий требованиям 54-ФЗ.
Санкции за нарушения
Отсутствие кассового чека при расчётах наличными является нарушением законодательства о применении ККТ. За это предусмотрена административная ответственность по статье 14.5 КоАП РФ. Неиспользование контрольно-кассовой техники (ККТ), что является нарушением требований Федерального закона № 54-ФЗ.
При выявлении факта непробития чека Федеральная налоговая служба (ФНС) налагает штрафы:
- Должностному лицу (директору, ИП): 25-50% от непробитой выручки (но не менее 10 000 рублей).
- Юридическому лицу: 75-100% от непробитой выручки (но не менее 30 000 рублей).
При повторном нарушении, если сумма непробитой выручки превышает 1 млн рублей, должностное лицо может быть дисквалифицировано на 1-2 года, а ИП и юридическое лицо могут столкнуться с приостановлением деятельности на срок до 90 дней.
За невыдачу чека покупателю предусмотрен штраф до 10 000 рублей для юридических лиц и до 2 000 рублей для ИП и должностных лиц. В некоторых случаях нарушителям может быть вынесено предупреждение.
За использование ККТ, не соответствующей установленным требованиям (например, онлайн-кассу, не зарегистрированную в реестрах ФНС), налагаются штрафы по части 4 статьи 14.5 КоАП РФ:
- Должностному лицу (ИП): 1 500-3 000 рублей.
- Юридическому лицу: 5 000-10 000 рублей.
В соответствии с частью 4 статьи 28.6 КоАП РФ штрафы за нарушения по частям 2, 4 и 6 статьи 14.5 КоАП РФ могут быть снижены на 1/3, если предприятие признало нарушение и до вынесения постановления по делу устранило его, выполнив обязанности, установленные законом № 54-ФЗ.
к содержанию ↑Нужно ли выбивать чек, если плательщик банк за физическое лицо?
Если клиент берет кредит и банк переводит деньги со счёта клиента физического лица, а потом вы оказываете услуги, то на оплату нужно пробить чек с признаком способа расчёта «предоплата 100%». Продавец должен выдать кассовый чек, когда получит от банка подтверждение о переводе банком денег независимо от того, когда деньги фактически поступят на счёт продавца.
В какой срок нужно пробить кассовый чек при безналичной оплате?
При безналичных расчеёах кассовый чек нужно сформировать и направить не позднее рабочего дня, следующего за тем, когда денежные средства поступили на счёт компании.
Может ли юридическое лицо принимать оплату от физического лица без чека?
ИП и юрлица могут принимать наличные от физических лиц, соблюдая законодательные требования. Если в соответствии с законом №54-ФЗ вы обязаны использовать при расчётах онлайн-кассу, все платежи, включая наличные, нужно проводить через нее. ИП вправе принимать оплату за товары или услуги на личную карту.
Должен ли ИП выбивать чек при оплате физлицу?
ИП должен пробить чек, если принимает деньги от физлица на свою карту. В данном случае предприниматель получает оплату за товар, работу, услугу от физлица. Поэтому нужно пробить чек в момент расчёта.
Не имеет значения, что физлицо перечисляет деньги на карту физлицу. Оплату принимает ИП, а он обязан применять ККТ при расчётах за реализованные товары, выполненные работы, оказанные услуги (п. 1 ст.
1.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).
к содержанию ↑Штрафы за непробитие чека на безнал
Все организации и ИП, которые должны с 1 июля 2019 года применять кассы, обязаны пробить и передать чек клиенту. Непробитие чека по безналу с 1 июля 2019 года приравнивается к неприменению онлайн-кассы. В этом случае к организации и ИП могут быть применены штрафные санкции согласно части 2 статьи 14.5 КоАП РФ «Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации, либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники».
Неприменение ККТ в установленных законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники случаях влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 1/4 до 1/2 размера суммы расчета, осуществленного без применения ККТ, но не менее 10 тыс. руб.; на юрлиц — от 3/4 до 1 размера суммы расчета, осуществленного с использованием наличных денежных средств и (или) электронных средств платежа без применения ККТ, но не менее 30 тыс. руб.
Согласно части 3 статьи 14.5 КоАП РФ «Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг при отсутствии установленной информации, либо неприменение в установленных федеральными законами случаях контрольно-кассовой техники», повторное совершение административного правонарушения, предусмотренного частью 2 настоящей статьи, в случае, если сумма расчетов, осуществленных без применения ККТ, составила, в том числе в совокупности, 1 млн руб. и более, влечет в отношении должностных лиц дисквалификацию на срок от 1 до 2 лет; в отношении ИП и юрлиц — административное приостановление деятельности на срок до 90 суток.
Согласно Примечанию к статье 14.5 КоАП РФ лицо, добровольно заявившее в налоговый орган в письменной форме о неприменении им ККТ в случаях, установленных законодательством РФ о применении контрольно-кассовой техники, либо о применении им ККТ, которая не соответствует установленным требованиям, либо о применении им ККТ с нарушением установленного законодательством РФ порядка регистрации контрольно-кассовой техники, порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ и порядка ее применения, и добровольно исполнившее до вынесения постановления по делу об административном правонарушении обязанность, за неисполнение или ненадлежащее исполнение которой лицо привлекается к административной ответственности, освобождается от административной ответственности за административное правонарушение, предусмотренное частями 2, 4 и 6 настоящей статьи.
Однако такой порядок применим только в случае, если соблюдены в совокупности следующие условия: на момент обращения лица с заявлением налоговый орган не располагал соответствующими сведениями и документами о совершенном административном правонарушении; представленные сведения и документы являются достаточными для установления события административного правонарушения.
Таким образом, чтобы избежать ответственности за непробитие чека, следует воспользоваться примечанием к статье 14.5 КоАП РФ и в письме в адрес ИФНС подробно описать состав своего правонарушения, а также указать способ исправления его последствий.
По мнению ряда специалистов, для исправления ситуации неприменения ККТ следует на каждую сумму поступления пробивать отдельный чек. При этом в чеке надо указать обязательные реквизиты, в частности, номенклатуру и адрес электронной почты плательщика, на который должен быть отправлен чек (ст. 4.7 Закона № 54-ФЗ).
В этом случае чек будет не корректировочный, а обычный — на приход. То есть так как организация не пробивала прежде ошибочные чеки, так что и корректировать нечего.
С другой стороны, согласно пункту 4 статьи 4.3 Закона № 54-ФЗ:
При выполнении корректировки расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (БСО коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены.
Кассовый чек коррекции (БСО коррекции) формируется пользователем в целях исполнения обязанности по применению ККТ в случае осуществления ранее таким пользователем расчета без применения ККТ либо в случае применения ККТ с нарушением требований законодательства РФ о применении ККТ (абзац введен Федеральным законом от 03.07.2018 N 192-ФЗ).
При этом чек коррекции оформляется на общую сумму поступления и в чеке коррекции не указывается номенклатура, так как чек коррекции необходим, прежде всего, для полноты отражения выручки. Таким образом, по мнению налоговых органов, от ответственности может быть освобождено лицо, которое само нашло ошибку, добровольно в письменной форме уведомило ИФНС о неприменении кассы и пробило чек коррекции.
к содержанию ↑Что будет, если кассы нет или ее не применяют
ч. 2 ст. 14.5 КоАП РФ Штраф за отсутствие или неприменение кассы зависит от суммы расчетов, которые провели без нее:
- Для предпринимателей это 25–50% от суммы расчетов без кассы, но минимум 10 000 ₽.
- Для юридических лиц — 75–100% от суммы расчетов без кассы, но минимум 30 000 ₽.
Представим: касса сломалась, и предприниматель решил продолжить торговлю без нее. За неделю поломки кассы он продал товаров на сумму 200 000 ₽. Если налоговая об этом узнает, она может выписать штраф на сумму от 50 000 ₽ до 100 000 ₽.
За повторное неприменение кассы наказывают строже. Если совокупная сумма расчетов без кассы составляет 1 000 000 ₽ или больше, предпринимателям и юрлицам могут приостановить деятельность на срок до 90 дней.
Допустим, даже после проверки и штрафа, предприниматель решил не чинить кассу и работал так еще месяц. За это время он наторговал на 1 200 000 ₽. Если он снова попадется инспекторам, одним штрафом не обойдется и придется приостановить торговлю.
к содержанию ↑Чем опасна невыдача кассовых чеков
ч. 6 ст. 14.5 КоАП РФ Невыдача покупателю кассового чека или бланка строгой отчетности (БСО) обойдется предпринимателю предупреждением или штрафом в 2 000 ₽. А юридическим лицам — предупреждением или штрафом 10 000 ₽.
Причем наказать могут не только за то, что продавец забыл или отказался выдать бумажный чек, но и за то, что он не отправил электронный чек по запросу покупателя. Когда обязательно отправлять электронные чеки и как это сделать, рассказали в статье «Бумажные чеки скоро исчезнут?».
к содержанию ↑Какие санкции предусмотрены за ошибку в чеке
В КоАП РФ есть часть, в которой перечислено сразу несколько нарушений 54-ФЗ:
Применение кассы, которая не соответствует установленным требованиям. Например, продавец маркированных товаров обязан использовать кассу, которая работает по ФФД 1.2, но он не обновил технику и продолжает работать на модели, которая не поддерживает этот формат.
Напомним, если до 6 августа 2021 года в кассу установили ФН старого образца, на такой кассе можно продавать маркированные товары, используя ФФД 1.05 до конца срока действия накопителя.
Нарушение порядка регистрации кассы. Например, бизнесмен купил кассу и отправил заявление на ее регистрацию, но не получил от ФНС карточку регистрации кассы и начал торговать. «Как понять, что касса зарегистрирована успешно»
Нарушение порядка, сроков и условий перерегистрации ККТ. Например, уже изменились данные, которые есть в карточке регистрации ККТ, а заявление о перерегистрации кассы отправили только через неделю. Согласно ч.
4 ст. 4.2 54-ФЗ, «заявление о перерегистрации контрольно-кассовой техники подается пользователем в любой налоговый орган не позднее одного рабочего дня, следующего за днем изменения сведений, внесенных в журнал учета и карточку регистрации контрольно-кассовой техники».
Нарушение порядка и условий применения кассы. Например, кассир допустил ошибку, когда пробивал чек: вместо оплаты безналичными указал «наличку».
За любой из этих проступков можно получить предупреждение или штраф. Для предпринимателей это 1 500–3 000 ₽, для юрлиц — 5 000–10 000 ₽.
к содержанию ↑Что, если не предоставить данные по запросу налоговой
Предупреждение или штраф можно получить за непредставление документов и информации по запросам налоговых органов или за нарушение сроков представления. Например, по закону владелец кассы обязан хранить использованный фискальный накопитель (ФН) еще пять лет и предоставлять его по запросу налоговой. Если инспектор запросит ФН, а бизнесмен его уже выбросил — это считается нарушением.
Штраф для ИП составляет 1 500–3 000 ₽. Для юридических лиц — 5 000–10 000 ₽.
к содержанию ↑Что еще учесть
Есть три важных момента, которые касаются штрафов за нарушение 54-ФЗ:
Срок давности для привлечения к ответственности составляет один год. Это значит, что оштрафовать могут за нарушение, которое совершили год назад.
Штрафы для субъектов МСП в два раза меньше. Все потому что в марте 2023 года вступили в силу послабления для бизнесменов, которые входят в реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. В КоАП добавили ст. 4.1.2.
До конца 2023 года действует мораторий на проверки касс. Но он не отменяет, а лишь ограничивает контрольные мероприятия. Как налоговая выявляет нарушителей и проводит проверки, рассказали в статье «Как контролируют владельцев касс в 2023 году».
Допустим, предприниматель из реестра МСП забыл применить кассу при расчете на 9 000 ₽. Минимальный штраф за такое нарушение составляет 10 000 ₽, но этот продавец может заплатить только 5 000 ₽.